Vad är UCaaS – och hur funkar det?

UCaaS, Unified Communications as a Service, är ett samlingsnamn för molnbaserade lösningar som samlar hela ditt företags kommunikation i ett och samma system. Du får med UCaaS en rad fördelar som en mer sammanhängande kundresa, lägre kostnader och en bättre överblick.

Unified Communications (UC) - ett helhetsgrepp kring ditt företags kommunikation

I takt med att antalet kommunikationskanaler ökar, har det blivit allt viktigare att de samspelar på ett bra sätt. Det finns mycket att vinna på att samla alla kanaler i en och samma plattform, eller i system som enkelt och smidigt kan integreras med varandra.

En gång i tiden var det här med företagskommunikation inte så krångligt. Man lyfte på luren eller skickade ett brev. Men idag är det mer komplext. Vare sig du och dina kunder föredrar att kommunicera via telefon, mail, chatt eller videosamtal, gäller det att se till att allt hänger ihop. Svaret stavas Unified Communications (UC), som ger ditt företag förutsättningarna för en sömlös och effektiv kommunikation – såväl internt som externt.

Vad innebär Unified Communications as a Service (UCaaS)?

Precis som inom andra IT-områden går trenden inom Unified Communications mot SaaS (Software as a Service), det vill säga prenumerationsbaserade affärsmodeller. Det har gett upphov till begreppet UCaaS, som är en förkortning av "Unified Communications as a Service".

Tidiga varianter av Unified Communications krävde ofta omfattande investeringar i såväl utbildning som hårdvara. De byggde på dyra och skrymmande fysiska system som tog upp plats, var svåra att sköta och kostade mycket pengar att underhålla och uppdatera.

Idag ligger UC-lösningarna istället i molnet, vilket gjort systemen både billigare, tillgängligare och enklare att hantera.

UCaaS innebär alltså att man abonnerar på en molnbaserad lösning för Unified Communications. På så vis slipper man höga initiala kostnader, och betalar bara för det antal användare man faktiskt behöver.

Telefoni, växeltjänst, chatt och videosamtal – i ett och samma system

En grundläggande version av UC kan handla om att samla ditt företags telefoni, växel, mejl, chatt och videosamtal i en och samma plattform. Nästa steg är ofta att integrera de olika kanalerna med företagets andra tekniska verktyg, såsom CRM-system eller analysverktyg som Power BI.

6 viktiga fördelar med UCaaS

Det finns goda skäl till att allt fler företag väljer att gå över till UCaaS. Några av de viktigaste vinsterna kan sammanfattas i följande 5 punkter:

  1. Enkel administration och användarvänligt gränssnitt.
  2. En sammanhängande kundresa.
  3. Effektiv kommunikation och bättre samarbete.
  4. Lägre kostnader och bättre överblick .
  5. Stenkoll på statistiken och färre missade samtal.
  6. Minskade säkerhetsrisker.

1. Enkel administration och användarvänligt gränssnitt

Äldre UCaaS-lösningar var komplicerade att installera, uppdatera och hantera. Det krävdes dyra konsulter för att göra ändringar i inställningar, och det fysiska systemets kapacitet begränsade möjligheterna att skala upp när verksamheten växte.

Moderna och molnbaserade UCaaS-lösningar är lätta och intuitiva att såväl installera och hantera. De uppdateras dessutom automatiskt, så att du alltid har tillgång till den absolut senaste versionen av mjukvaran. 

2. En sammanhängande kundresa

En sammanhållen och enhetlig kundresa bygger förtroende, ökar försäljningen och ger nöjda kunder. Med Unified Communications ser du till att kommunikationen med dina kunder är sömlös och smidig – från första kontakten via hemsida, telefon eller mejl, hela vägen genom köp och vidare till kundsupport. Genom att till exempel koppla ihop din telefoni och växel med CRM-system och kundsupport, ger du dina medarbetare optimala möjligheter att skapa en positiv kundupplevelse.

3. Effektiv kommunikation och bättre samarbete

Unified Communications skapar förutsättningar för en effektiv kommunikation kollegor emellan. Tack vare UCaaS får digitala arbetsplatser förbättrade kommunikationsmöjligheter. Ett system för all kommunikation inom företaget förenklar för alla. UCaaS ger er telefoni, videosamtal, sms, e-post, snabbmeddelanden, chatt och fax i ett enda smart paket.

Det i sin tur är en förutsättning för ökad produktivitet och tillväxt. Det blir allt vanligare med flexibla arbetstider och kollegor som arbetar på distans. Med företagets kommunikation i en molnbaserad UCaaS-lösning kan alla jobba var som helst, när som helst och på vilket enhet som helst.

Detta ökar effektiviteten, eftersom personalen får mer gjort på arbetstid när de kan sitta ostörda. Det gäller även när de anställda ska lära sig nya verktyg och processer, och påverkar även det företagets resultat.

4. Lägre kostnader och bättre överblick 

UCaaS innebär i regel en licensbaserad affärsmodell, där du bara betalar för det faktiska antalet användare. Om någon anställs eller slutar kan du själv enkelt lägga till nya användare eller säga upp abonnemang. På så vis undviker du att gamla abonnemang “blir liggande” och kostar pengar, långt efter att användaren gått vidare till en ny arbetsplats.

Du får även en bättre överblick, då kostnaden för hela företagets kommunikation samlas på en och samma faktura.

När folk kan arbeta var de vill behövs inte lika stora kontor. Det sänker förstås de fasta kostnaderna, men även kostnader för exempelvis utskrifter, eftersom rapporter inte behöver delas ut i 17 exemplar, utan kan delas digitalt.

Guide  Mall för telefonpolicy  Hämta guiden här!

5. Stenkoll på statistiken och färre missade samtal

Med Unified Communications får du ett värdefullt helikopterperspektiv på kommunikationen i din verksamhet. Du har hela tiden stenkoll på hur din kö mår – i realtid. Det innebär att du kan fatta beslut baserade på data, när det gäller allt från kompetensutveckling och planering till bemanning och schemaläggning.

6. Minskade säkerhetsrisker

En digital arbetsplats med effektiv digital strategi sänker också säkerhetsriskerna. När du kan spåra och mäta på ett bättre sätt kan du också se tveksamma beteenden, och därmed upptäcka säkerhetshot innan de blir allvarliga.

En annan fördel med digitala arbetsplatser är att mindre material skrivs ut på papper. Det många inte tänker på är det annars kan hamna i orätta händer, genom något så enkelt som företagets sopor.

Sammanfattningsvis

Det bästa och mest effektiva sättet för de flesta företag att hantera en modern digital arbetsplats idag är genom UCaaS. Du kan koppla samman alla olika delar, och varje enskild del bidrar på det mest effektiva sättet. Det är enkelt att administrera, kommunicera och samarbeta effektivt internt – och misstagen kommer att bli färre. Det skapar även en mer sammanhängande kundresa där ni har full kontroll över all statistik, och i slutändan resulterar det även i högre vinst.

När du kan implementera system som växer med verksamheten slipper du binda dig till fasta utgifter för system som inte räcker till efter kort tid, eller som är alldeles för omfattande för behovet.

Har ni formulerat en strategi för hur er arbetsplats ska vara så effektiv som möjligt? Strategin kan förbättra processerna och själva sättet ni bedriver affärer på, så ta reda på mer om vad UCaaS kan göra för er. Vänd dig till experterna! UCaaS-specialister kan hitta lösningar som hjälper dig att maxa värdet på bästa sätt. Du kan också få hjälp att se till att alla verktygen håller kostnaderna nere, att allt är anpassat efter verksamheten, effektivt och enligt budget.

Vi har också samlat en rad inlägg om hur värdefullt UCaaS kan vara för just din bransch. Här kan du läsa vidare om UCaaS inom detaljhandeln, bank och finans, logistikindustrin och hälso- och sjukvården.

Nyfiken på våra tjänster? Kontakta sälj  <https://telavox.com/contact-us/>