UCaaS, Unified Communications as a Service, är ett samlingsnamn för molnbaserade lösningar som samlar hela ditt företags kommunikation i ett och samma system. Du får med UCaaS en rad fördelar som en mer sammanhängande kundresa, lägre kostnader och en bättre överblick.
Vad innebär UCaaS (Unified Communications as a Service)?
Unified Communications (UC) innebär föreningen av olika typer av kommunikationsverktyg. Allt är sammankopplat för att på bästa sätt kommunicera med kollegor och kunder via telefoni, mail, chatt eller videosamtal. Antalet kommunikationskanaler fortsätter att öka. Därför har det blivit viktigt att säkerställa att alla kanaler samspelar. Unified Communications ger förutsättningar för sömlös och effektiv kommunikation – både externt och internt.
Precis som inom andra IT-områden går trenden inom Unified Communications mot SaaS (Software as a Service), det vill säga prenumerationsbaserade affärsmodeller. Det har gett upphov till UCaaS (Unified Communications as a Service) som innebär att du prenumererar på en molnbaserad lösning för UC. Du slipper därmed de höga initiala kostnaderna som tidigare hörde till äldre UC-versioner. Med UCaaS betalar du bara för det antal användare du faktiskt behöver. Eftersom UC-plattformar finns i molnet idag är systemen billigare och enklare att hantera.
Varför är UCaaS viktigt för företag idag?
Intresset för UCaaS har vuxit enormt de senaste åren och ökat med 86 % efter pandemin. Enorma spelare som Microsoft Teams, Zoom och Cisco lägger till tusentals nya användare till sina plattformar varje vecka.
Den huvudsakliga UCaaS-funktionen är just att telefoni, mobil, växel, chatt och videosamtal samlas i ett enda system. Vissa UCaaS-leverantörer erbjuder också kontaktcenterfunktioner, som samtalsdirigering och interactive voice response (IVR).
UCaaS erbjuder stärkt skalbarhet och flexibilitet eftersom du snabbt kan lägga till och ta bort användare utan att göra några omfattande förändringar i infrastrukturen. Dina anställdas liv förenklas ytterligare då du kan integrera UCaaS med ditt CRM-system eller andra favoritverktyg för ticketing eller analys som Power BI. Agenterna kan arbeta mer effektivt och vara mer närvarande under samtal då de använder samma verktyg hela tiden.
Resultatet är en enhetlig kommunikationslösning som optimerar din telefoni, din externa kommunikation med kunder och förbättrar samarbetet mellan team och medarbetare.
8 väsentliga fördelar med UCaaS
- Enkel administration och användarvänligt gränssnitt
- En sammanhängande kundresa
- Effektiv kommunikation och förbättrad kundupplevelse
- Sänkta kostnader och ökad flexibilitet
- En fantastisk översikt över statistiken och färre missade samtal
- Möjliggör distansarbete och bättre intern kommunikation
- Färre säkerhetsrisker
- Spara tid med självhantering
1. Enkel administration och användarvänligt gränssnitt
Äldre UCaaS-lösningar var komplicerade att installera, uppdatera och hantera. Det krävdes dyra konsulter för att göra ändringar i inställningar, och det fysiska systemets kapacitet begränsade möjligheterna att skala upp när verksamheten växte. Moderna och molnbaserade UCaaS-lösningar är lätta och intuitiva att såväl installera och hantera. De uppdateras dessutom automatiskt, så att du alltid har tillgång till den absolut senaste versionen av mjukvaran.
2. En sammanhängande kundresa
En sammanhållen och enhetlig kundresa bygger förtroende, ökar försäljningen och ger nöjda kunder. Med Unified Communications ser du till att kommunikationen med dina kunder är sömlös och smidig – från första kontakten via hemsida, telefon eller mejl, hela vägen genom köp och vidare till kundsupport. Genom att till exempel koppla ihop din telefoni och växel med CRM-system och kundsupport, ger du dina medarbetare optimala möjligheter att skapa en positiv kundupplevelse.
3. Effektiv kommunikation och förbättrad kundupplevelse
Med Unified Communications skapar du grunden för effektiv kommunikation agenter emellan liksom mellan dem och kunder, och det är ett måste för ökad produktivitet och tillväxt.
Om telefonin är kopplad till CRM:et får dina agenter omedelbart ett meddelande när någon kontaktar företaget. Genast kan agenten se detaljer om kunden som kontaktar er, som deras namn och företag, vilket innebär att agenten kan erbjuda en personligare service, som att svara på konversationen genom att hälsa dem med namn. Det skapar förtroende och resulterar i en förbättrad kundupplevelse.
4. Lägre kostnader och ökad flexibilitet
UCaaS innebär i regel en licensbaserad affärsmodell, där du bara betalar för det faktiska antalet användare. Om någon anställs eller slutar kan du själv enkelt lägga till nya användare eller säga upp abonnemang. På så vis undviker du att gamla abonnemang “blir liggande” och kostar pengar, långt efter att användaren gått vidare till en ny arbetsplats.
Du får även en bättre överblick, då kostnaden för hela företagets kommunikation samlas på en och samma faktura.
När folk kan arbeta var de vill behövs inte lika stora kontor. Det sänker förstås de fasta kostnaderna, men även kostnader för exempelvis utskrifter, eftersom rapporter inte behöver delas ut i 17 exemplar, utan kan delas digitalt.
Fortsätt läsa: Så strukturerar du er UCaaS-budget
5. Stenkoll på statistiken och färre missade samtal
Med Unified Communications får du ett värdefullt helikopterperspektiv på kommunikationen i din verksamhet. Du har hela tiden stenkoll på hur din kö mår – i realtid. Det innebär att du kan fatta beslut baserade på data, när det gäller allt från kompetensutveckling och planering till bemanning och schemaläggning.
Det är enkelt att samla in statistik över all kommunikation om företaget. Med statistiken kan du generera rapporter, integrera med Power BI för att få mer detaljerad information och övervaka servicenivå, genomsnittlig väntetid och missade samtal från en instrumentpanel. Du kan också se över hur dina anställda använder sina kommunikationsverktyg och sedan se till att ni får ut det mesta av dessa verktyg.
6. Möjliggör distansarbete och bättre intern kommunikation
Flexibla arbetstider och kollegor som jobbar på distans blir mer och mer vanligt. Att ha företagets kommunikation i en molnbaserad UCaaS-lösning gör att alla kan jobba var som helst, när som helst, på vilken enhet som helst.
För att tillhandahålla goda arbetsförhållanden på distans behöver du hjälpsamma verktyg som gör det naturligt för dina anställda att samarbeta. Med UCaaS använder alla samma plattform och verktyg. Ni slipper problemen med flera lösningar för videosamtal eller dokumenthanteringssystem, och med smarta profiler kan du alltid se vilka anställda som är aktiva, ute på lunch eller är hemma sjuka.
7. Färre säkerhetsrisker
En digital arbetsplats med effektiv digital strategi sänker också säkerhetsriskerna. När du kan spåra och mäta på ett bättre sätt kan du också se tveksamma beteenden, och därmed upptäcka säkerhetshot innan de blir allvarliga. En annan fördel med digitala arbetsplatser är att mindre material skrivs ut på papper. Det många inte tänker på är det annars kan hamna i orätta händer, genom något så enkelt som företagets sopor.
8. Spara tid genom att göra mycket själv
Administratörer kan i samma gränssnitt hantera samtalsflöden, statistik, lägga till eller ta bort användare och mycket mer. Du kan hantera de flesta uppgifter själv och behöver därmed inte förlita dig lika mycket på support från leverantören. Alla användare kan hantera sin tillgänglighet och ställa in sin status och exempelvis visa om de har gått på lunch eller är hemma sjuka.
Hitta rätt UCaaS-leverantör
Du kommer förmodligen inte ha några problem med att hitta en leverantör då det finns mängder av lösningar på marknaden. Men du bör vara kräsen och hitta den UCaaS-lösning som passar företaget allra bäst. Nedan följer några tips att tänka på när du väljer mellan olika leverantörer.
Utgå från detta när du väljer UCaaS-leverantör:
- Lista vilken funktionalitet du behöver och vilka krav du har på till exempel videokonferens- och samarbetsverktyg, samt vad du tror att du kommer behöva i framtiden. Se till att leverantören du väljer kan leverera det du behöver.
- Om distansarbete är viktigt, se till att lösningen erbjuder robust mobil funktionalitet och att dina anställda får samma upplevelse oavsett var de arbetar och vilken enhet de använder.
- Leta efter en UCaaS-leverantör som är dedikerad till att skydda ditt system och som investerar i hög kryptering för kommunikationsdata.
- Skalbarhet är avgörande i en bra UCaaS-lösning. Försök hitta en leverantör där du kan lägga till eller ta bort verktyg allt eftersom.
Sammanfattning: Fördelarna med Unified Communications
Unified Communications as a Service är vägen framåt för företag som letar efter ett sätt att kommunicera på som är så idealiskt som möjligt. UCaaS-lösningar idag är robusta, molnbaserade, enkla att installera och billigare än äldre UC-lösningar. Du kommer att se omedelbara förbättringar i hur dina anställda kan kommunicera med varandra och hur kunder kan interagera med er. Med detaljerade insikter om hur kundsupportteamet presterar, kommer du också att ha utmärkt underlag för att förbättra kundservicen.
UCaaS erbjuder enorma möjligheter för branscher som bank och finans, detaljhandeln, logistikindustrin och hälso- och sjukvården. Både du som driver e-handelsföretag och fysiska butiker kommer kunna se stora fördelar med att byta till UCaaS.
