Telefoni och Teams – hur hänger de ihop? Använder ni Microsoft Teams idag så vet du att det där finns mängder av möjligheter för kommunikation – från chatt och videomöten till mejl och dokument. Men Teams är också en perfekt plattform för att hantera hela företagets telefoni. I det här inlägget berättar vi mer om fördelarna med att integrera MS Teams med er telefonväxel.
1. En komplett plattform för kommunikation
Med telefoni i Teams kommer du snabbt upptäcka fördelarna med att ha allting på ett och samma ställe – och fortfarande vara lika tillgänglig som tidigare. Du och dina nordiska kollegor kan använda samma plattform när ni kommunicerar och samarbetar, helt utan krångel. Ni ringer kostnadsfritt, chattar och kopplar samtal mellan Sverige, Norge, Finland, Danmark eller Storbritannien, lika enkelt som om ni satt på varsin sida om rummet.
Att ha hela telefoni- och växelsystemet i Teams innebär också att ni slipper hantera olika system och gränssnitt, komma ihåg inloggningsuppgifter eller hålla reda på i vilken kanal ni har pratat om vad tidigare. Det gör att ni blir effektivare i mötet med både varandra och med kunder.
Här finns nämligen inte bara telefonnummer och mejladresser till dina kollegor – utan det går även enkelt att spara kontaktuppgifter till kunder, partners och leverantörer på samma ställe.
Teams handlar i allra högsta grad om samarbete – och en av alla finesser är att du kan bjuda in kunder till era möten direkt i systemet. Du kan låta dem ta del av chattar och arbeta live i samma dokument medan ni pratar i telefon. Effektiv kommunikation – allt på samma ställe!
2. Full koll (och kontroll) över växeln
Ett kompetent växelsystem är nog ett av de bästa verktygen för att effektivisera sin kommunikation – både internt men också ut mot kunder och samarbetspartners. Med hela er telefoni i Teams är det enkelt att även hantera växeln därigenom, och möjligheterna som finns är i det närmaste oändliga.
Du kan bland annat:
- Bestämma själv vilket nummer som ska visas när du ringer utgående samtal.
- Ringa direkt till alla dina kontakter på mobilen eller ett fast nummer, vare sig de har Teams eller ej.
- Välja om du vill besvara inkommande samtal i Teams, i mobilen eller via datorns softphone.
- Kontrollera dina profiler direkt i Teams; t.ex. byta tillfällig hänvisning, ändra röstmeddelande eller lägga till semesterfrånvaro.
- Se en lista på inkommande samtal.
Lästips: Så kopplar du växeln till Microsoft Teams – steg för steg
3. Automatisk synkronisering mellan alla enheter
En annan fördel med att koppla er telefoni till Teams är den effektiva synkronisering som Microsoft erbjuder mellan sina egna verktyg. Kalendrar och kontakter uppdateras automatiskt i både din mobiltelefon och din dator så att all information i både in- och utgående samtal blir rätt.
En annan fördel är att din telefon synkar direkt med dina kalenderbokningar vilket innebär att om någon ringer när du är i möte så kommer personen att få information om när du är tillgänglig igen. Ett annat alternativ är att samtalet hänvisas direkt till växeln eller till en kollega när du är upptagen. En helt oumbärlig funktion som ingen vill vara utan när man väl börjat använda den!
4. Sömlös integrering mellan telefoni, Teams och övriga system
Fördelarna med att samla företagets telefoni och växel på ett och samma ställe handlar inte bara om enkel överblick och smart synkronisering. Teams erbjuder även integration av hundratals andra verktyg och program som många företag använder i sin vardag, och som krävs för att driva ett effektivt arbete.
Förutom Microsofts egna verktyg, som Outlook med mejl och kalendrar, går det lika smidigt att koppla allt från analysverktyg till ärendehanteringssystem direkt in till Teams. De omfattande integrationsmöjligheterna innebär en rad fördelar för olika avdelningar, inte minst för de med daglig kundkontakt.
Med exempelvis ett CRM inkopplat kan er kundservice eller support direkt se vem som ringer genom att personens kontaktkort dyker upp i anslutning till samtalet. På det sättet är det enkelt att ge effektiv hjälp direkt.
En bonus är att man aldrig mer behöver växla mellan program eller webbläsarfönster för att hitta rätt information – allt finns ett knapptryck bort i Teams!
5. Statistik och analyser direkt i Teams
Med er telefoni i Teams är det enkelt att få fram omfattande statistik för att konkret utvärdera hur ni faktiskt jobbar. Vad gör ni bra idag och vad kan ni förbättra? Med växeln i Microsoft kan ni även ha en koppling till Power BI, där det enkelt går att analysera data kring exempelvis hur många kunder som ringt in, vilka svarstider ni har och hur många ärenden kundtjänst behandlar.
Samtidigt kan ni också se hur olika delar av Teams används för den interna kommunikationen och dra slutsatser kring hur det påverkar er effektivitet. Med Power BI går det även att skapa egendesignade statistikrapporter att hänvisa till och använda när ni ska uppdatera och optimera interna rutiner.
Därför ska du koppla er telefoni till Teams
Du kan idag ringa ut direkt från Teams, tack vare integrationen med Telavox. Få tillgång till alla Telavox funktioner genom att integrera er telefoni med Teams. Hantera er växel och gör utgående samtal till hela världen i en app med användarvänlighet i fokus. Allt på ett ställe – i en sömlös upplevelse.
Genom att integrera Telavox växel med Teams kan du bland annat:
- Ha full kontroll över växeln – och få in all statistik för växeln
- Ringa alla kontakter – oavsett om de har Teams eller ej
- Bestämma vilket nummer som ska visas - ditt fasta, mobila eller växelnummer
- Få notiser om inkommande samtal – överför t ex samtal till ett fast nummer
