Unified Communications as a Service (UCaaS) är flera typer av kommunikationsteknologi som tillhandahålls av en och samma leverantör. Videomeddelanden, webbkonferenser, röstsamtal och snabbmeddelanden, allt samlat i ett enda verktyg. Det kan alltså medföra avsevärda rabatter jämfört med att köpa de olika tjänsterna separat.
3 främsta fördelarna med UCaaS på digitala arbetsplatser
Unified Communications as a Service samlar företagets kommunikation i ett enda system. Många menar att UCaaS är själva grunden för att kunna använda moderna digitala arbetsplatser på ett effektivt sätt. Varför? För att det ger smidig drift, ökad produktivitet, färre misstag och högre vinst.
1. Smidigare internkommunikation
UCaaS i ett smidigt system gör det enklare för personalen att prata både med varandra och med kunderna. Dra nytta av allt i samma system och använd telefoni, videokonferenser, snabbmeddelanden, e-post, sms och t.o.m. fax för att kommunicera.
2. Möjlighet till spårning och mätning
Med UCaaS blir det också enkelt att samla in data om kommunikationen. Det går att se hur många kunder som använder chatt jämfört med telefoni, vilka kommunikationssätt som har använts i framgångsrika projekt och du kan spåra hur personalen använder kommunikationsverktygen och strukturera er digitala arbetsplats så att ni får ut mesta möjliga nytta med minsta ansträngning.
3. Sänkta kostnader
Ett av de största skälen att använda UCaaS är de enorma kostnadsbesparingarna. Med UCaaS minskar behovet av servrar, serverutrymme (lokalkostnader!), kylning, underhåll med mera. Det kostar pengar att ha personal som sköter ett traditionellt system, så kallad UC (Unified communication eller samordnad kommunikation). Många företag försöker klämma in det i IT-avdelningens uppdrag, men det innebär att IT får mindre tid till kärnverksamheten, eller kanske behöver ta in dyr personal till den viktiga driften.
Så här ställer du upp en budget för UCaaS
Det är tydligt att kostnaderna kan skena iväg när man ska implementera samordnad kommunikation på egen. Med UCaaS får du en faktura varje månad, för all kommunikation. Den ger en förutsägbarhet som förenklar hanteringen av utgifter för företagen och frigör både utrymme och resurser till annat.
När man förändrar affärsprocesser är själva poängen att det ska bli enklare och smidigare. Med rätt UCaaS-leverantör får du fakturor som är tydliga och framför allt betalar du bara för de verktyg och tjänster du faktiskt använder. Självklart är det klokt att göra en budget så att du får de verktyg du behöver till bästa möjliga pris.
Har du vant dig vid att mobilfakturan är olika hög varje månad? Då kanske du har svårt att budgetera, eftersom du inte vet vad du ska förhålla dig till. Där har UCaaS bidragit till två fundamentala skiften: från separata tjänsteerbjudanden från skilda leverantörer till allt-i-ett från samma leverantör – och när det gäller budget, från Capex (kapitalutgifter) till Opex (driftskostnader).
Capex eller Opex – vad är bäst?
När man ska köpa in en tjänst behöver man ta ställning till om tjänsten medför kapitalutgifter eller driftskostnader. Med UCaaS äger du inte maskinvaran (Capex) utan använder en abonnemangstjänst (Opex).
Precis som med alla tjänster måste dina systemadministratörer utföra vissa delar, men de slipper allt kring installation, underhåll och uppgradering, vilket är en besparing i både tid och pengar. Du får även bättre överblick över månadskostnaden.
Gör en budget på det du har idag
Du behöver börja med att gå igenom all hårdvara och mjukvara som företaget använder. Din budget för telefoni, e-post och data och all typ av kommunikation är i princip lagervaror, och en del av kostnaden för användningen. Du måste räkna in varenda enskild del, annars stämmer inte budgeten.
När du går över till UCaaS räcker det inte med att portera telefonnumren till den nya tjänsten, du måste också säga upp alla fasta abonnemang och tjänster, och skicka tillbaka eventuell hårdvara – annars betalar du för sådant du inte använder.
UCaaS samlar både funktioner och budgetar
Med en vanlig företagsväxel, eller PBX, kan det finnas tjänster och funktioner med egen hårdvara eller mjukvara, och kostnaden för dem kan ligga i budgeten hos en helt annan avdelning. När du byter till UCaaS får du med alla de tjänster du använder med abonnemanget. Det innebär i sin tur att allt hamnar i samma budget: UCaaS-budgeten. Återigen, tydlig överblick över kostnaderna.
Vissa funktioner som videokonferenser och snabbmeddelandeprogram kan idag komma från helt olika leverantörer. När du samlat allt under UCaaS-taket kan du säga upp de tjänsterna och lämna tillbaka den hård- eller mjukvara du inte längre använder. De flesta, förmodligen alla, de tjänsterna ingår i UCaaS-tjänsten. Du kan också se till att göra övergången till UCaaS när ditt gamla telefonabonnemang löper ut, så slipper du dubbla kostnader.
Andra aspekter kring Unified Communications as a Service
Vi är vana vid traditionell telefoni, så ibland kan det tyckas svårt och krångligt att byta. Vissa produkter kanske ger dig exakt det du behöver – just nu. De flesta som byter till UCaaS inser att de får ut samma fördelar, och dessutom kan anpassa tjänsterna efter vad de behöver – behov förändras över tid.
Det betyder att du slipper nyinvesteringar (Capex) när era behov förändras, och du kan spara ännu mer om du flyttar alla era samarbetsverktyg till UCaaS. Men om vissa delar av er kommunikation är outsourcad? Ditt företag kanske har ett callcenter, går det ändå bra att byta till UCaaS? Absolut. Många av dagens UCaaS-tjänster erbjuder samma funktioner som i outsourcade callcenter, vilket innebär att det går att spara ännu mer på kommunikationsbudgeten.
Sista raden i budgeten är det som räknas
UCaaS kan ge ditt företag flexibilitet, förbättrade funktioner och lägre kostnader. Generellt sparar företag som byter till UCaaS tusentals dollar per år. När du jämför din aktuella budget med din UCaaS-budget kanske du också kommer fram till att du har riktigt mycket att tjäna på att byta.
Så används UCaaS inom olika branscher
UCaaS är användbart för de flesta företag, oavsett bransch. Här är tre exempel på branscher som med fördel bör använda UCaaS-lösningar. Vill du veta mer om Telavox UCaaS-lösning och hur du kan åstadkomma bättre Unified Communication med en molnbaserad växel för just din bransch, kontakta oss så berättar vi mer!
Detaljhandeln
UCaaS kan bland annat hjälpa detaljhandeln att bemöta butiksdöden och istället möta kunderna på ett mer modernt sätt.
Bank och finansvärlden
Det förbättrade interna samarbete som UCaaS medför att exempelvis banker kan öka produktiviteten och kapa ineffektiva delar i verksamheten.
Hälso- och sjukvården
Några av de viktigaste fördelarna UCaaS leder till inom hälso- och sjukvård ären enklare och tydligare kommunikation utåt och ett smidigare samarbete internt.
