Om du räknar ihop alla kommunikationsverktyg ni har i företaget, hur många blir det? Antagligen rätt många om du slår ihop telefonväxel, telefoner, chatt, sociala medier med mera. Det finns en rad fördelar med att minska eller kombinera kommunikationsverktygen för att använda dem mer effektivt. Så här gör ni för att konsolidera eller minska antalet verktyg ni använder.
Ju fler kommunikationsverktyg desto bättre, eller?
Idag använder de flesta företag flera kommunikationsverktyg, och det finns inga strikta regler längre för vad man måste ha. Du klarar dig utan fast telefoni eftersom det finns fantastiska IP-telefoni och VoIP-lösningar och softphones. Företag kan till och med driva sin verksamhet utan en hemsida, och enbart förlita sig på sociala medier och andra tjänster.
Men en sak är säker; kunder har högre krav. De tenderar att ha en föredragen kommunikationskanal eller växla mellan flera kanaler för att söka kontakt. Betyder det att du ska investera i alla kommunikationsverktyg som finns? Nej! Om ni exempelvis vill öka produktiviteten handlar det snarare om att använda rätt verktyg och att ta reda på var förbättringar kan göras. Vi börjar med att titta på de vanligaste interna och externa kommunikationsverktygen företag använder för att sedan se över vilka ni bör behålla!
Interna kommunikationsverktyg
För intern kommunikation behöver de flesta företag ett intranät, samarbetsverktyg och e-post- och chattjänster. Chatt har för många visat sig vara mer effektivt än e-post. Mejl fyller fortfarande en viktig roll, men chatt är ett effektivare verktyg för intern kommunikation. I regel kommer du snabbare i kontakt med en kollega i chatten, och du kan sms:a och skicka filer och bilder mycket snabbare. En chatt är transparent. Ingen lämnas utanför, och alla i ett team kan komma åt information.
Videomöten är något som definitivt är av stor betydelse. Många företag var tvungna att börja arbeta på distans under pandemin, och eftersom det finns många fördelar med distansarbete kommer många också att fortsätta göra det.
Om du funderar på att lägga till videokonferenser kanske du blir frestad att leta upp den billigaste onlinetjänsten och lägga till den utöver de kommunikationsverktyg du redan har. Men egentligen lägger du bara till ytterligare en mjukvara till din tech stack som du inte behöver. Många kommunikationsverktyg för företag samlar telefoni, videokonferenser, chatt, etc i en plattform. Mer om det snart.
Externa kommunikationsverktyg
Nästan alla företag har några externa kommunikationsverktyg de inte klarar sig utan, som en telefonväxel, företagstelefoner, e-post och sociala medier. Ni har kanske till och med flera versioner av dessa, som skilda telefonnummer för olika avdelningar eller en unik sida i sociala medier för varje land ditt företag verkar i.
Om du funderar på att sammanföra olika externa kommunikationskällor i en plattform är lösningen omnichannel. Då kan dina kunder kontakta dig via telefon, e-post eller chatt, och dina anställda får en överblick av kundernas tidigare kommunikation över alla kanaler.
Framgångsfaktor #1: Integrationer mellan befintliga verktyg
Vid det här laget har du förmodligen insett att du har för många interna och externa verktyg, så vad är nästa steg? Vi rekommenderar att du börjar utvärdera dina nuvarande lösningar. Först då hittar du möjliga luckor.
- Behöver du lägga till något för att få en bättre helhetslösning?
- Behöver något tas bort eller bytas ut?
- Kan du fortsätta använda nuvarande lösningar men koppla dem till en annan plattform?
Att bara lägga till fler verktyg är vanligtvis inte den bästa vägen framåt. Många är tveksamma till att introducera sina anställda för ännu ett verktyg, eftersom anställda då kanske räknar med merarbete. Enligt en rapport från Productive har det genomsnittliga företaget 254 SaaS-appar(!). Det genomsnittliga engagemanget i dessa appar under 60 dagar var dock bara 45 %. Det betyder att ni kanske också har runt 55 % appar som din personal inte använder – och det är bara SaaS-appar!
Vi föreslår att du använder verktyg för affärskommunikation som är lätta att integrera och kompatibla med verktyg du redan använder, som Google, Salesforce eller MS Teams. Väljer du exempelvis ett kontaktcenter som stöder flera kommunikationskanaler kan du integrera dina olika system – vilket gör det dagliga arbetet smidigare. Då kan du ställa in ditt telefonsystem så det både stöttar och separerar intern och extern kommunikation. Det leder oss vidare till vårt nästa tips.
Framgångsfaktor #2: Separera affärskommunikation och personlig kommunikation
Att ha en organiserad process för er kommunikation är viktigt och något dina anställda kommer att uppskatta. Om du till exempel använder en organiserad chattjänst kan du skapa specifika rum för diskussioner som rör företaget och andra chattrum för samtal som om träning eller afterwork. Dina medarbetare får också en bättre överblick över meddelanden.
Många (särskilt säljare) använder samma telefon för jobb och privat, vilket ger väldigt lite utrymme för balans mellan arbete och privatliv. Men med en plattform där du kan använda profiler och ställa in tillgängligheten kan du enkelt se när någon är tillgänglig eller inte.
“Väldigt ofta ser jag bolag som utåt skyltar med både sitt mobila och fasta nummer. Barnen ringer när du är på jobbet, och jobbet ringer när du är med barnen… Sanningen är att detta inte behöver vara ett problem. Med Telavox kan du anpassa dina nummer till särskilda tider. Mellan klockan 07-19 är jag Telavox-Axel, övrig tid är jag sambo, kompis och mormors bästa barnbarn! Mer effektiv på jobbet och mer närvarande hemma! Win-win!”
– Axel Zetterman, Team Lead, Sales Development SME, Telavox
Framgångsfaktor #3: Samla era kommunikationsverktyg i en plattform
I många kommunikationsplattformar hittar du allt integrerat, som telefonväxel, chatt och videokonferenser. Det gör att du kan hantera all kommunikation på ett ställe, så att du inte behöver växla mellan plattformar. Att hitta en plattform som kan uppfylla mer än ett behov sparar ofta tid och pengar då du inte är beroende av flera leverantörer.
En av de främsta fördelarna med Telavox kommunikationslösning är att dina anställda kan sköta mycket av sin dagliga interna och externa kommunikation i en plattform. Du kan också integrera de verktyg du redan använder och därmed minska arbetsbördan.
Kort sagt: bättre användning av kommunikationsverktyg gör att ni kan spara pengar och vara mer effektiva. Kontakta oss om du vill veta mer om vår lösning!
