En telefonväxel är lika användbar för stora världsomspännande organisationer som enmansföretag. För vem som svarar när det ringer kan ha en avgörande betydelse för din verksamhet. Det förmedlar en seriös bild av företaget och är smart sätt att både effektivisera verksamheten och spara pengar.
Telefonväxeln – från stationär och klumpig till molnbaserad och användarvänlig
En telefonväxel, även kallad abonnentväxel, företagsväxel eller PBX (Private Branch Exchange), är en organisations privata kommunikationsnätverk som låter den som ringer knappa sig fram mellan olika menyalternativ och välja anknytningar. Med telefonväxeln kan medarbetarna kommunicera med varandra via det egna nätverket och ta emot samtal utifrån via det publika telefonnätet PSTN (Public Switched Telephone Network) på ett så kallat ISDN-protokoll (Integrated Services Digital Network).
3 typer av telefonväxlar
Man kan dela in telefonväxlar i tre huvudsakliga kategorier: analog, digital och molnbaserad. Idag är den molnbaserade växeln överlägset mest populär, men det finns fortfarande många företag som använder de andra varianterna.
Oavsett vilken växeltyp du väljer så handlar det om att stärka den interna och externa kommunikationen med era kunder genom att bland annat koppla de som ringer till rätt avdelning eller person eller ställa in ett talsvar som meddelar era öppettider. En telefonväxel eller växelsystem hanterar och kopplar samtal vilket gör att du kan erbjuda flera telefonlinjer som är kopplade till det allmänna fasta telefonnätet eller ett VoIP-nätverk.
1. Den analoga, traditionella telefonväxeln
De första telefonväxlarna var en vidareutveckling och en automatisk version av de manuella växlarna, där all vidarekoppling sköttes av en telefonist. Telefonväxeln samlade ett antal anknytningar utifrån i en enda intern linje, varifrån de sedan kunde kopplas vidare till de anställda – utan att var och en på företaget behövde en egen, extern anknytning. Med en företagsväxel blev det möjligt för fler personer att ha tillgång till det begränsade antalet externa anknytningar, till en lägre kostnad. Att få ut så mycket som möjligt av ett begränsat antal externa anknytningar, till så låg kostnad som möjligt var telefonväxelns ursprungliga syfte.
Den analoga växeln kräver en fysisk server som måste installeras på plats och att alla anslutna telefoner har fasta linor. Det är komplicerade installationer som innebär en stor, initial investering. Många företag använder fortfarande äldre krånglande växlar då de var så dyra i inköp att man skjuter i det längsta på att byta ut dem. De är dessutom dyra i underhåll, och det krävs specialkunskaper för att administrera och göra ändringar i växeln. Om du har en äldre växel kan det vara värt att se över för växeln kan kosta mer än du tror. Fysiska växlar är även sårbara, då det är svårare att skapa redundans med ett gammalt system.
Fasta telefonväxlar är mindre vanliga idag då alternativen är mer kostnadseffektiva, har fler funktioner och kräver inte samma fysiska utrymme. Dessutom rör vi oss alltmer mot molnet och fler slutar helt använda fasta telefoner vilket gör att den fasta telefonväxeln inte är en lika framtidssäkrad lösning som en molnväxel.
2. Den digitala, hybrida telefonväxeln som använder SIP-trunk
Det traditionella telefonnätet (PSTN) är baserat på koppartrådar från ett lokalt telefonbolag till olika byggnader och fungerar genom att telefoner ansluts via uttag till det fasta telefonnätet. PSTN är stabilt, men har inte förändrats mycket genom åren. I takt med den ökade digitaliseringen har därför en rad nya ny teknologier sett dagens ljus. Nya kanaler har behövt integreras i växlarna, och internet har gjort nyare kommunikation möjlig. Först ut var VoIP-växlarna och hostade växelsystem, som erbjöd en större flexibilitet och betydligt lägre kostnader än de gamla varianterna.
En digital växel eller så kallad hybridväxel är en kombination av analog och digital VoIP-teknik. Här används tekniken SIP-trunking. Det innebär att du konverterar din fasta telefonväxel till ett molnbaserat system. Det gör att du får tillgång till fler funktioner och du kan sänka dina telefonikostnader. Du kan därmed lägga till fler telefonlinjer utan att behöva installera fler kablar (vilket du måste med en fast telefonväxel).
3. Den moderna molnbaserade telefonväxeln
Det mest moderna och populära alternativet idag är en molnväxel, även kallad virtuell växel eller IP-växel. En molnväxel låter dig hantera allt online i en webbläsare, app eller softphone. Företaget kan arbeta mer flexibelt då ni kommer åt allt i molnet istället för att behöva gå via en fysisk server. Det gör att ni enkelt kan arbeta på distans bara ni har en internetuppkoppling.
En molnväxel är skalbar, det går snabbt att komma igång och inget internt underhåll krävs utan det ingår i den månatliga kostnaden du betalar. Dessutom integrerar du enkelt din molnväxel med ditt CRM-system och andra funktioner. Läs mer om vad en molnväxel är och fördelarna med den.
Därför behöver även mindre företag en telefonväxel
Du som driver en mindre firma kanske tänker att det är meningslöst med en telefonväxel? Det har ju funkat bra hittills med bara mobilnumret. Men om du vill sikta högre och ge en mer seriös framtoning av ditt företag behöver du en telefonväxel.
Du sänder inte bara ut positiva signaler till dina kunder, och framstår som ett lite större företag, och det blir också mycket lättare att hantera samtalen som kommer in. Är du upptagen spelar du enkelt in ett meddelande som spelas upp, alternativt kan du koppla samtalet vidare till en kollega. På så vis ser du alltid till att de som vill nå dig får hjälp.
Kundupplevelsen stärks med en telefonväxel och du kan arbeta mer produktivt – även när du är iväg på jobb. Alla moderna växlar idag är molnbaserade och byggda för att hantera företag som enbart använder mobiler. Det är inte bara en agil utan även en kostnadseffektiv lösning. Läs mer om hur du som småföretagare väljer rätt leverantör.
Sammanfattningsvis
Lika länge som telefonin varit en naturlig del i våra arbetsliv, har de många inkommande och utgående samtalen utgjort en utmaning för företag. För ett missat ett samtal kan bli dyrt. Beroende på vilken bransch du jobbar i, kan konsekvenserna av ett missat samtal bli mer eller mindre fatala. Men oavsett om din verksamhet tar emot nödsamtal, eller om du säljer bilar, vill du knappast riskera att missa det där viktiga samtalet för att linjen råkade vara upptagen.
Företag i alla storlekar, från fåmansbolag till företag med tusentals användare i olika länder, behöver en telefonväxel. Den bästa lösningen är vanligtvis att investera i en växeltjänst som är en del av en större, komplett kommunikationsplattform med alla funktioner ditt företag behöver. Där samlas telefoni, företagsväxel, kontaktcenter, integrationer och videosamtal – i en och samma app. En komplett lösning för att kommunicera med kollegor och kunder, smidigt samlat i en och samma plattform – och på en och samma faktura.
