Hvis I tæller alle jeres kommunikationsværktøjer, er der god chance for, at I lander på en omfattende liste over mobiltelefoner, chat, PBX, sociale medier m.m. Der er mange fordele ved at reducere eller integrere værktøjerne, så I kan udnytte dem mere effektivt. Her gennemgår vi, hvordan I kan konsolidere eller reducere antallet af værktøjer, I bruger til daglig.
Er flere værktøjer bedre?
De fleste virksomheder anvender sideløbende flere forskellige kommunikationsværktøjer, men der er ingen faste regler. Fastnettelefoni er ikke længere nødvendigt, for i dag findes der utroligt gode softphones, IP-telefoni og VoIP-løsninger. Nogle virksomheder driver endda deres forretning uden website og alene med sociale medier eller andre platforme.
Men én ting er sikker: kundernes forventninger er steget. Mange foretrækker en bestemt kommunikationskanal eller skifter gerne mellem flere kanaler, når de kontakter jer. Men det betyder ikke, at I skal investere i samtlige kommunikationsværktøjer. Den eneste måde, teknologi kan gøre jer mere produktive på, er ved at udnytte værktøjerne på den rigtige måde.
Spørgsmålet, I kan stille jer selv, er, nøjagtig hvor I har brug for at forbedre jeres produktivitet. Lad os starte med at se på de gængse interne og eksterne værktøjer for at finde ud af, hvilke I skal beholde - og ikke.
Interne kommunikationsværktøjer
Til den interne kommunikation har de fleste virksomheder brug for et intranet, nogle samarbejdsværktøjer, e-mail og chat-services. Chat viser sig mange gange at være mere effektivt end e-mail. E-mail udfylder stadig en vigtig rolle, men chat er bedre egnet til den interne kommunikation. Generelt kommer du nemmere igennem til dine kollegaer og kan sende tekst, dokumenter og billeder meget hurtigere. En chat er transparent, så ingen lukkes ude, og alle i teamet kan tilgå informationen.
Én ting, der ikke kommer til at forsvinde lige foreløbigt, er videomøder. Mange virksomheder var tvunget til at indføre hjemmearbejde under pandemien, og da der viste sig at være adskillige fordele ved at arbejde eksternt, vil mange virksomheder også fortsætte med det.
Hvis I har planer om at begynde at bruge videomøder, kan det være fristende at finde den billigste online service og kombinere med det, I allerede har. Men sandheden er, at I nok bare lægger endnu et værktøj til jeres tech stack, uden at I har brug for det. Mange kommunikationsværktøjer samler nemlig alt fra telefon til videomøder og chat. Men mere om det senere.
Eksterne kommunikationsværktøjer
Uagtet at virksomheder er vidt forskellige i forhold til størrelse og branche, har stort set alle brug for et sæt værktøjer til ekstern kommunikation: en PBX, firmatelefoner, e-mail og sociale medier, som jeres kunder kan kontakte jer på. Måske har I endda forskellige versioner af dem, som fx forskellige telefonnumre til forskellige afdelinger eller en unik social media-side for hvert sprog, I driver forretning på.
Hvis I overvejer at fusionere jeres eksterne kommunikationskilder på én enkelt platform, hedder løsningen omnichannel. Dermed kan jeres kunder kontakte jer på telefon, e-mail og chat, og jeres agenter kan se kundernes tidligere kommunikation på tværs af platformene.
Succesfaktor #1:
Integration mellem eksisterende værktøjer
I har med stor sandsynlighed et overtal af interne og eksterne værktøjer. Vi anbefaler, at I starter med at evaluere jeres nuværende løsninger for at identificere eventuelle huller.
Skal I tilføje noget for at fuldende løsningen?
Bør I fjerne eller erstatte noget?
Kan I fortsætte med jeres nuværende løsninger, men forbinde dem til en anden platform?
Blot at tilføje nye værktøjer er i reglen ikke den bedste fremgangsmåde. Og mange virksomheder holder sig tilbage fra at introducere endnu et værktøj, fordi medarbejderne måske bare vil opfatte det som endnu mere arbejde. Ifølge en rapport fra Productive har en gennemsnitlig virksomhed 254 SaaS-apps. Men i studiet blev der gennemsnitligt kun brugt 45% af dem over 60 dage. Hvilket kan oversættes til, at 55% af apps ikke bliver brugt!
Vi anbefaler, at I vælger kommunikationsværktøjer, som er nemme at integrere og kompatible med de værktøjer, I allerede har, som fx Google, Salesforce, eller Microsoft Teams. Hvis I fx vælger et kontaktcenter, der understøtter en bred vifte af kommunikationskanaler, vil I kunne integrere jeres forskellige systemer – og gøre daglige arbejdsprocesser mere strømlinede. I det tilfælde kan I indstille jeres telefonsystem, så det både understøtter og differentierer privat og virksomhedskommunikation. Hvilket fører os frem til vores næste tip.
Succesfaktor #2
Opdeling af forretnings- og personlig kommunikation
Det er essentielt at afgrænse forretnings- og privat kommunikation, og det er også noget, jeres medarbejdere vil sætte pris på. Hvis I fx bruger en organiseret chat service, kan I dedikere specifikke rum til forretningssamtaler og andre til ikke-arbejdsrelaterede samtaler. Jeres medarbejdere vil få et bedre overblik over samtalerne.
Mange (særligt i salg) bruger samme telefon til forretning og privat, og det giver ikke specielt gode betingelser for at opnå en god work-life balance. Men med en platform, hvor I bruger profiler og kan indstille jeres personlige tilgængelighed, kan I nemt se, hvem der er tilgængelige og ikke.
“Jeg falder tit over firmaer, der både viser deres mobil- og fastnetnumre. Børn, der ringer, mens du er på arbejde, og arbejdsopkald, der kommer igennem, når du er hjemme. Det behøver ikke være sådan. Med Telavox kan du indstille dine numre til specifikke tidsperioder. Mellem 7 og 17 er jeg Telavox-Axel. Efter det er jeg partner, ven og min bedstemors yndlingsbarnebarn. Jeg er mere effektiv på jobbet og mere nærværende derhjemme! Win-win!”
– Axel Zetterman, Team Lead, Sales Development SME, Telavox
Succesfaktor #3
Saml forretningskommunikation på én enkelt platform
På mange kommunikationsplatforme vil du finde, at alt er forbundet, fra PBX til chat og videomøder, så I ikke skal switche mellem platforme. En platform, der kan opfylde flere forskellige kommunikationsbehov, kommer til at spare jer tid og penge, blandt andet fordi I ikke er afhængige af flere forskellige leverandører.
En af de væsentligste fordele ved Telavox’ kommunikationsløsning er, at jeres medarbejdere kan klare det meste af deres daglige kommunikation, internt såvel som eksternt, på én enkelt platform. Løsningen gør det også nemt at integrere de værktøjer, I allerede bruger til at reducere arbejdsbyrden mest muligt.
Så kort sagt: en strømlining af jeres kommunikationsværktøjer gør jer mere effektive, og det sparer jer penge. Kontakt os, hvis du vil høre mere om vores løsning!
