En cloud PBX er en mobil PBX, der er meget mere end blot teknologien, der forbinder virksomhedens telefonopkald. Med en cloud-baseret PBX får din virksomhed en løsning til al kommunikation, fra chat og telefoni til konferenceopkald og videomøder.
Cloud PBX – Meget mere end bare telefoni
En cloud-baseret PBX eller hosted PBX er et moderne PBX-telefonsystem, der håndterer virksomhedstelefoni. I modsætning til ældre teknologier er den ikke bundet op til en fysisk PBX, selvom den tilbyder samme funktionalitet som traditionelle PBX’er, der er baseret på fastnettelefoni og er afhængig af fysisk hardware. Den inkluderer desuden flere forskellige kraftfulde digitale kommunikationsværktøjer – hvoraf nogle kun er mulige, fordi systemet er cloud-baseret.
En moderne cloud PBX kommer med et stort udvalg af kommunikationstjenester, fra digitale stemme- og videoopkald, konferencegrupper, sms og stemme- og videobeskeder til telefonsvarer, der transskriberes til e-mails og meget mere.
Hvordan virker en cloud-baseret PBX?
En cloud PBX er baseret på software i skyen, så den er altså en virtuel PBX. Du kan foretage og modtage opkald gennem den ved hjælp af IP-telefoni (VoIP). Den fungerer præcis som en PBX, der står på kontoret (den behøver bare ikke en fysisk plads).
Den mest betydningsfulde fordel ved en cloud-baseret PBX er den markante forskel i servicekvalitet. Din PBX-udbyder vedligeholder og opdaterer regelmæssigt dens funktioner i skyen, hvilket betyder, at du altid har adgang til den nyeste teknologi – så snart den frigives.
Smarte funktioner i en cloud-baseret PBX
En cloud PBX har smarte funktioner, der får arbejdet til at glide nemmere. Dine kollegaer kan arbejde mere effektivt, og din kundekommunikation vil blive forbedret på mange måder.
Nogle uvurderlige PBX-funktioner:
- Status – indstil profiler, der viser, hvornår dine kollegaer er ledige. Ligesom de kan se, om du fx er til frokost eller på kontoret.
- Stemme- og videoopkald – ring til kollegaer eller start en videokonference med kunder.
- Direkte beskeder – styrker det interne samarbejde, fordi I nemt og hurtigt kan skrive sammen.
- Viderestilling – med hænderne fulde er det svært at følge med telefonen. På travle tidspunkter kan det være en hjælp at få en anden til at tage dine opkald. Og med viderestilling kan du nemt forbinde kunder til øvrige rette personer i jeres organisation.
- Tastevalg & IVR – for fx hoteller og caféer er det vigtigt at kunden, der ringer ind, kan vælge mellem at taste 1 for at bestille bord eller 2 for at booke et værelse. Sådan sparer både du og dine kunder tid og energi, fordi gæsten nemt kan komme i kontakt med den rette person. Husk også at indtale en venlig velkomstbesked, til når linjen er optaget og ingen kan tage opkaldet.
- Optagelse af samtaler – en virkelig værdifuld funktion i kundeservice. Du kan nemt optage samtaler til brug for dokumentation eller intern træning.
8 centrale fordele ved en cloud PBX
1. Nem at skalere op og ned
Et fysisk PBX-telefonsystem er pr. definition begrænset. On-prem løsninger forudsætter, at du på investerer i fysisk hardware og infrastruktur og betaler dyre opstartsomkostninger. Kapaciteten er begrænset, og derfor bliver det en udfordring at håndtere midlertidige stigninger i efterspørgsel. Ligesom det er svært at skalere antallet af brugere.
En cloud-baseret PBX er i stedet baseret på software i skyen, hvor kapaciteten praktisk taget er ubegrænset. Din udbyder kan derfor lettere levere den netværkskapacitet, du har brug for. Med en moderne licensbaseret cloud PBX er det også muligt hurtigt at nedbringe dine omkostninger, hvis virksomheden har brug for at reducere antallet af brugere. Desuden undgår du de udgifter til hardware, der følger med en fysisk telefoncentral.
2. Du sparer penge
Den fleksible og skalerbare cloud PBX sikrer, at du kun betaler for den kapacitet, du har brug for. Du kan nemt tilvælge eller afmelde tjenester på brugere, og du betaler en form for licens, der nemt kan annulleres, sættes på pause eller flyttes mellem brugere.
Ud over at slippe for at betale store engangsbeløb til fysisk hardware og infrastruktur, nedbringer du også andre omkostninger. Cloud-baserede udbydere kan holde priserne nede, fordi de indkøber ressourcer i store mængder til betydeligt lavere priser og kan vedligeholde deres platforme mere prisvenligt.
3. Det er brugervenligt og nemt at administrere
Du kan tilpasse en cloud PBX til dine specifikke behov, og fordi den er virtuel, kan du foretage,modtage og omstille opkald, præcis som hvis PBX’en var fysisk til stede på din arbejdsplads, men uden at skulle vedligeholde den selv. En moderne mobil PBX er gearet til nem selvbetjening, så du har fuld kontrol i alle situationer og kan bruge dine PBX-statistikker optimalt.
4. Konstant opdateret software – og ingen vedligeholdelse
Du kan læne dig tilbage og slappe af, for softwaren opdateres løbende. Opdateringer dukker automatisk op i dit system, så du altid arbejder med den nyeste og bedste softwareversion.
5. Du kan nemt integrere med andre systemer, fx CRM
Det bliver også langt nemmere at integrere dine PBX-tjenester med andre cloud-baserede tjenester, du bruger. For eksempel kan du forbinde PBX’en til din kalender eller integrere IP-telefoni, CRM og kundeservice. En cloud PBX er simpelthen en moderne central for kommunikation og samarbejde, der giver din virksomhed konkrete konkurrencemæssige fordele.
6. Den fremmer internt samarbejde og produktivitet
En virtuel PBX giver dit team bedre betingelser for samarbejde, og du vil opleve, at produktiviteten stiger. Ved hjælp af forskellige funktioner som chat, videokonference og integrationer med andre systemer, vil arbejdsdagen blive mere tilgængelig og effektiv.
En god virtuel PBX gør det nemt at håndtere din interne kommunikation. Tilpas din tilgængelighed, få nem adgang til kollegaers kontaktinformation og chat med dem.
7. Du giver bedre kundeservice
Du vil også få gladere kunder! Hvordan? Jo, med smart viderestilling og interaktiv stemmestyring (IVR) får dine kunder hurtigere og bedre hjælp og lander direkte hos den rigtige medarbejder. Og hvis ingen kan tage opkaldet, kan du nemt optage og aktivere den korrekte stemmebesked, så den der ringer ved, hvad der sker.
8. Fjernarbejde bliver nemt
Eftersom en cloud PBX er mobil, kan du og dine ansatte svare og viderestille opkald, uanset om I er på vejen, arbejder hjemmefra eller står i kø til frokost. En virtuel PBX gør det nemt at arbejde hjemmefra, eller hvor end du befinder dig. En cloud PBX giver frihed, fordi alle funktioner er tilgængelige på din mobil. Du kan ændre åbningstider, indstille tilgængelighed og viderestille opkald. Det gør arbejdsdagen nem, uanset hvor du er.
Konklusion
En cloud PBX er i dag en nødvendighed for virksomheder af alle størrelser. Den gør jer i stand til at arbejde fleksibelt og effektivt, til at løfte kundeoplevelsen og til at udnytte de mange funktioner, der kan forbedre jeres processer. Den betyder også, at du vil have fuldkommen kontrol over din telefoni. Du bestemmer, hvilket nummer der vises, når du ringer ud, og hvilket nummer, du kan nås på. Og hvis du arbejder ude, kan du på forhånd indstille, hvilke opkald du ønsker at tage selv og hvilke, der skal sendes videre til dine kollegaer. Mulighederne er tæt på uendelige.
