Et PBX telefonsystem er lige så nyttigt i globale organisationer som i enkeltmandsvirksomheder. For den, der besvarer dine opkald, kan have afgørende indflydelse på din forretning. En PBX signalerer seriøs virksomhed og er en smart måde at strømline processer og spare penge på.
PBX’en – fra stationær og kluntet til cloud-baseret og brugervenlig
Et PBX telefonsystem (Private Branch Exchange) eller et omstillingsbord er en organisations private kommunikationsnetværk, der giver den, der ringer ind, mulighed for at navigere og vælge forbindelser i en menu. Med en PBX kan medarbejdere kommunikere med hinanden i et internt netværk og modtage opkald via det offentlige telefonnetværk PSTN (Public Switched Telephone Network) på en såkaldt ISDN-protokol (Integrated Services Digital Network.)
3 typer PBX telefonsystemer
PBX telefonsystemer kan opdeles i analoge, digitale og cloud-baserede løsninger. Den analoge PBX er det traditionelle system. Efter den blev de digitale og cloud-baserede versioner udviklet, hver med sine specifikke fordele.
Uanset hvilken type du vælger, handler det om at styrke den interne og eksterne kommunikation med kunder, blandt andet ved at forbinde den, der ringer op, med den rette afdeling eller person eller med en telefonsvarer, der informerer om åbningstiderne. Et PBX- eller omstillingssystem håndterer og forbinder opkald, så det bliver muligt at have flere telefonlinjer, der er forbundet til det offentlige fastnet- eller et VoIP-netværk.
1. Den analoge, traditionelle PBX
De første PBX telefonsystemer var videreudviklede og automatiserede versioner af de manuelle PBX’er, hvor en telefonist håndterede al viderestilling. PBX’en samlede mange linjer udefra i en enkelt intern linje, hvorfra de kunne forbindes til de ansatte – uden at alle i virksomheden behøvede at have deres egen eksterne forbindelse. Med en PBX i virksomheden blev det muligt for flere mennesker at få adgang til et begrænset antal eksterne forbindelser med lavere omkostning. Det oprindelige formål med en PBX var at få så meget som muligt ud af et begrænset antal eksterne forbindelser til så lav en omkostning som muligt.
Det analoge PBX-system kræver en lokal fysisk server på stedet, og alle tilsluttede telefoner skal have faste linjer. Disse komplicerede installationer indebar en betydelig startomkostning. Mange virksomheder bruger stadig deres ældre og besværlige udstyr, fordi de var så dyre at anskaffe, at en udskiftning udsættes så længe som muligt. Den analoge PBX er endvidere dyr at vedligeholde, og det kræver særlige kompetencer at administrere og foretage ændringer i den. Hvis du har en ældre PBX, kan det være værd at undersøge, da det kan koste mere, end du tror. Fysiske PBX’er er også sårbare, da det kan være vanskeligt at skabe redundans i et sådant miljø.
Fysiske PBX-systemer er ikke så almindelige i dag, da alternativerne er mere omkostningseffektive, tilbyder flere funktioner og ikke kræver fysisk plads. Desuden bevæger vi os mere og mere over i skyen, og mange har slet ikke fastnettelefoner længere, hvilket indebærer, at den analoge PBX ikke er så fremtidssikret som en cloud PBX.
2. Den digitale hybrid PBX, der bruger SIP-trunks
Det traditionelle telefonnetværk (PSTN) er baseret på kobberledninger fra et lokalt telefonselskab og ud til forskellige bygninger. Det fungerer ved at forbinde telefoner via stik til det faste telefonnetværk. PSTN er stabilt, men er stort set forblevet uændret i årenes løb. Adskillige nye teknologier har set dagens lys i takt med den øgede digitalisering. Nye kanaler er blevet integreret i PBX’er, og internettet har muliggjort helt nye kommunikationskanaler. Først kom VoIP-switches og hostede omstillingssystemer, sombanede vejen for større fleksibilitet og markant lavere omkostninger end de gamle varianter.
En digital central eller såkaldt hybridcentral kombinerer analoge og digitale VoIP-teknologier. Her anvendes SIP-trunking-teknologi. Det betyder, at du konverterer din faste telefoncentral til et cloud-baseret system. Du får dermed adgang til flere funktioner, og du kan nedbringe udgifterne til telefoni. På den måde kan du tilføje flere telefonlinjer uden at installere flere kabler (hvilket du er nødt til med en analog PBX).
3. Den moderne, hostede cloud PBX
Den mest moderne og populære mulighed er en hosted PBX, også kaldet en virtuel PBX, cloud PBX eller IP PBX. En cloud PBX lader dig styre alt online i en browser, app eller en softphone. Virksomheden kan arbejde mere fleksibelt, fordi du tilgår alting i skyen og ikke på en fysisk server. Det betyder, at du kan fjernarbejde effektivt, hvis du har en internetforbindelse.
En hosted PBX er skalerbar, hurtig at installere og kræver ingen intern vedligeholdelse, da dette er inkluderet i den månedlige pris. Derudover kan du nemt integrere din cloud PBX med dit CRM-system og andre funktioner. Læs mere om cloud PBX’en og dens fordele.
Hvorfor mindre virksomheder også behøver en PBX
Hvis du driver et mindre firma, tænker du måske, at en PBX ikke giver mening. Du har jo klaret dig fint indtil nu med dit personlige mobilnummer. Men hvis du vil sigte højere og præsentere din virksomhed mere seriøst, har du brug for en PBX.
Når du bruger et PBX-system, sender det et positivt signal til dine kunder, da du fremstår som en mere moderne og seriøs virksomhed. Det bliver også nemmere at håndtere indgående opkald. Hvis du har travlt, optager du simpelthen en hilsen til dine kunder, eller du kan omstille opkaldet til en kollega. På den måde er du sikker på, at de, der prøver at kontakte dig, altid får hjælp.
Med en PBX kan du løfte kundeoplevelsen og arbejde mere produktivt – også når du er ude af kontoret. Hvis du driver en virksomhed, der udelukkende er baseret på mobiltelefoner, er en PBX i skyen en agil og omkostningseffektiv løsning designet til at håndtere mobiltelefoni. Læs mere om, hvordan du som ejer af en mindre virksomhed vælger den rette udbyder.
Resumé
Lige så længe som telefoni har været en naturlig del af vores arbejdsliv, har de mange ind- og udgående opkald givet udfordringer. Fordi et mistet opkald kan være dyrt – afhængig af hvilken branche, du arbejder i – og konsekvenserne af et mistet opkald kan være mere eller mindre fatale. Uanset hvilken branche du befinder dig i, har du sikkert ikke lyst til at gå glip af vigtige opkald, fordi linjen tilfældigvis var optaget.
Virksomheder af alle størrelser, fra de mindre til dem med tusindvis af brugere i forskellige lande, har brug for et PBX-telefonsystem. Den bedste løsning er som regel at investere i en PBX-løsning som del af en større, komplet kommunikationsplatform med alle de funktioner, din virksomhed har brug for. Her mødes telefoni, PBX kontaktcenter, integrationer og videoopkald – i én enkelt app. En komplet løsning for kommunikation med kollegaer og kunder, elegant samlet på samme platform og præsenteret på én enkelt faktura.
