Arbetsplatsen är inte sig lik. Det brukade vara en centraliserad, fysisk samlingsplats, men kraftfull modern teknik har omformat arbetsplatsen. Både människor och företag förlitar sig alltmer idag på en digital arbetsplats för att få saker gjorda.
Men vad är en digital arbetsplats? Det här inlägget förklarar konceptet och hjälper dig förstå hur Unified Communication as a Service (UCaaS) är avgörande för att få ut det mesta av en digital arbetsplats där ditt team jobbar på distans. Använd informationen du tar del av här för att se till att ditt företag har alla verktyg som behövs för att stå konkurrenskraftigt på marknaden.
Vad är en digital arbetsplats?
Termen "digital arbetsplats" används frekvent idag även om termen i sig inte säger så mycket. Dessutom finns det flera sätt att se på en digital arbetsplats. Därför går vi först in djupare på själva definitionen av begreppet.
Gartner menar att en digital arbetsplats är ett “pågående, medvetet tillvägagångssätt för att leverera en konsumentliknande datormiljö som bättre kan underlätta innovativa och flexibla arbetsmetoder.”
En av de viktigaste sakerna med den här tolkningen är att den föreställer sig den digitala arbetsplatsen som en pågående, kurerad sak. Att införa idén om ett medvetet förhållningssätt till en specifik produkt gör den här definitionen mycket mer användbar för företag.
Du kan hantera din arbetsplats mer effektivt om du väljer att se på din digitala arbetsplats som en pågående process – inte något du bara har. Inget företag skulle väl trots allt skaffa ett kontor, anställa personal och sedan genast förvänta sig fantastiska resultat? Det krävs ju ledning och ett noggrant, genomtänkt förhållningssätt till vad som händer på kontoret. På så sätt är en digital arbetsplats inte annorlunda mot en fysisk sådan.
Läs mer: 6 skäl till att ditt företag bör fortsätta med distansarbete
Strategiska digitala arbetsplatser
Den viktigaste punkten att komma ihåg är att du noggrant och medvetet måste utforma din digitala arbetsplats för att se till att du får alla möjliga fördelar. Allt för ofta skapar företag en digital arbetsplats av en samling verktyg och tjänster som förvärvas och implementeras bitvis.
Den här typen av bitvis implementering gör att du inte kan vara säker på att du verkligen maximerar värdet du får för pengarna du spenderar. Din digitala arbetsplats kan ge omedelbar avkastning så avsätt tid och energi för att planera. Det kommer vara värt det.
Fördelar med en digital arbetsplats
Efter att ha etablerat vad en digital arbetsplats är det även viktigt att förstå dess fördelar. Det här avsnittet går igenom hur en välskött digital arbetsplats kan sänka dina kostnader, öka flexibiliteten och erbjuda bättre kommunikation med UCaaS.
1. Digitala arbetsplatser sänker kostnaderna
Den första fördelen med en digital arbetsplats är lägre kostnader. När människor kan arbeta var som helst och uppnå sina mål behövs inte lika mycket kontorsyta, vilket kan sänka dina omkostnader rejält. Digitala arbetsplatser hjälper också till att exempelvis sänka utskriftskostnader eftersom digital fildelning innebär att du inte behöver skriva ut samma rapport 17 gånger.
Digitala arbetsplatser leder även till sänkta kostnaderna genom ökad effektivitet. När dina anställda kan åstadkomma mer med sin tid, minskar alternativkostnaden för ett givet projekt. Det beror på att medarbetarna kan vara lika produktiva på samma tid. Det resulterar i att du inte behöver du inte skjuta några projekt åt sidan, antalet flaskhalsar minskar och ni får mer gjort.
En annan viktig aspekt av definitionen av en digital arbetsplats spelar också in. Mer specifikt tanken att en digital arbetsplats försöker tillhandahålla en konsumentliknande datormiljö. Detta konsumentorienterade tillvägagångssätt innebär att anställda kan lära sig sina verktyg snabbare och använda dem mer effektivt. Som ett resultat sänks tid och kostnader för utbildning, samtidigt som produktiviteten höjs.
Läs mer: 25 intressanta fakta om att jobba hemifrån och på distans
2. Ökad flexibilitet
En annan fördel med en digital arbetsplats är ökad flexibilitet. Den moderna digitala arbetsplatsen tillåter människor att arbeta var som helst, när som helst. Det innebär att chanserna ökar att projekt blir gjorda, stärkta samarbetsmöjligheter med mera.
En digital arbetsplats gör också att företag kan vara mer flexibla. Det gör onboarding av ny personal enklare, så att de kan komma igång snabbare. Det innebär att om ditt företag upptäcker en oväntad möjlighet kan ni snabbt anställa, utbilda och organisera den personal som behövs för att dra nytta av situationen.
Det innebär också större flexibilitet vid anställning. Möjligheten att arbeta var som helst gör att ditt företag kan söka efter talanger även utanför det lokala området. Som ett resultat av detta kan du få de bästa personerna för jobbet – till bästa pris. Den ökade flexibiliteten kan vara avgörande för slutresultatet, eftersom att snabbt utnyttja oförutsedda möjligheter är ett utmärkt sätt att överträffa er förväntade vinst.
Läs om hur Oscar blev en del av Telavox med hjälp av plattformen
3. Minskad säkerhetsrisk
En digital arbetsplats med en effektiv digital arbetsplatsstrategi minskar också säkerhetsriskerna. Olika sätt att spåra och följa upp hjälper dig att upptäcka tvivelaktigt användarbeteende. Du kan alltså upptäcka säkerhetshot innan de blir ett stort problem.
Men det är också viktigt att säkerställa företagets IT-säkerhet när många arbetar hemifrån, och därmed förutom spårning, även se över kryptering och multifaktor. Välj även leverantörer som tillåter integrationer med digitala verifieringsverktyg som BankID, så att du kan addera ytterligare ett lager av säkerhet till företaget.
4. Nöjdare medarbetare
En effektiv digital arbetsplatsstrategi innebär att dina anställda blir gladare och mer produktiva. Detta är möjligt genom dem konsumentliknande programvara och verktyg som används i de bästa digitala arbetsplatsstrategierna. Denna konsumentorientering innebär att medarbetarna kommer känna sig mer bekväma med de verktyg de har att röra sig med. Det betyder också att du kommer att ha färre problem med teknisk support och mer energi över till att slutföra uppgifter.
5. Bättre kommunikation med UCaaS
UCaaS möjliggör för bättre kommunikation på digitala arbetsplatser. Detta på grund av att en enda källa för er företagskommunikation gör det enkelt för alla på den digitala arbetsplatsen att kommunicera med varandra. UCaaS förser ditt företag med telefon- och videosamtal, SMS, e-post, chatt och även fax i en snygg paketering.
Lästips: Så sätter du upp en budget för UCaaS
Kommunikationen på din digitala arbetsplats förbättras också tack vare UCaaS vilket gör det möjligt att för företaget att fokusera på kärnverksamheten. Ju mindre du behöver personal och utrymme för att driva er kommunikation, desto mer kan dina medarbetare fokusera på uppgifter som bidrar till resultatet.
