Eftersom nästan allt behövde anpassas digitalt under pandemin började många företag även använda digital onboarding. Efter att ha genomfört hundratals digitala onboardingar sedan början av 2020 vet Ewa Thylén, enhetschef på Tillväxtverket, verkligen nyckeln till framgång.
Tusentals företag fick stöd
Tillväxtverket arbetar för hållbar tillväxt för svenska företag. Pandemin resulterade i nedläggningar, restriktioner och svåra förhållanden för många företag. Det gjorde att Tillväxtverket snabbt behövde ställa om och anställa hundratals medarbetare till den nya tillfälliga avdelningen för korttidsarbete som inrättades för att ge ekonomiskt stöd till svenska företag i behov. Ewa Thylén är en av sex enhetschefer för avdelningen för korttidsarbete och alla enhetschefer ansvarar för en enhet. Hon tror att en anledning till att det har fungerat så bra är att de har skapat en välfungerande kultur.
Ewa Thylén, enhetschef på Tillväxtverket.
"Det här hade aldrig gjorts tidigare, så det fanns ingen strategi på plats. Vi lärde oss längs vägen – samtidigt som vi arbetade helt online, mestadels hemifrån, men vi lyckades ändå skapa en exceptionell digital miljö”, säger Ewa.
En digital onboarding – från början till slut
En onboardingprocess där nyanställda medarbetare introduceras till företaget är viktig för att hjälpa de nya förstå sin roll och och vad som krävs för att lyckas i den. Totalt har runt 500 anställda anställts på Tillväxtverkets avdelning för korttidsarbete – samtliga 100% digitalt, vilket innebär att Ewa inte träffat någon av dem personligen. Hela anställningsprocessen har varit digital, inklusive de fem gruppledare hon har anställt.
Microsoft Teams varit den enskilt viktigaste faktorn för onboardingprocessen. Tillväxtverket har satt upp ett introduktionsschema med en väldigt strukturerad process där alla nyanställda får ett introduktionsprogram med information och filmer de kan se i sin egen takt. De tilldelas även en mentor som hjälper dem och kan svara på alla frågor, något som har varit mycket uppskattat.
Tips: Så kopplar du ihop Teams och din växel – steg för steg
Den allra första dagen
De nyanställda kommer till kontoret måndag morgon för att hämta sin dator vid en viss tidpunkt. När de öppnar upp sin dator har IT- och HR redan förberett allting. Digitala mötesinbjudningar är schemalagda för den första veckan, som ett välkomstmöte där Ewa, de andra enhetscheferna och generaldirektören välkomnar de nya medarbetarna, för att ge alla en känsla av inkludering och sammanhang.
"Vi berättar att vi gör det här tillsammans och tackar dem för att de är en del av det. Efter fem minuters paus har de nya medarbetarna sitt nästa möte och får träffa sin avdelningschef. De borde redan då känna att de är en del av en inkluderande kultur. Bemötandet är oerhört viktigt och det ska kännas varmt och inkluderande”, säger Ewa.
Introduktionsprocessen varar i cirka en till en och en halv vecka. Efter det är man en del av sitt team. Mentorn är dock med under en längre period.
Alla hälsar på varandra – även online
"Det är viktigt att alla vet att inte bara onboardingen är digital utan allt vi gör är digital first. Vi är varandras arbetsmiljö och här hälsar vi på varandra – även online”, säger Ewa.
Som många andra företag använder Tillväxtverket ett chattverktyg för att kunna kommunicera snabbt och smidigt internt. De ser på ett chattrum som att träffa en kollega i hissen eller lunchrummet. Det betyder att när du loggar in på datorn på morgonen, skriver du hej till de som är online och du skriver hej då när du går hem på slutet av dagen. Anställda uppmuntras att skriva till varandra och öppna sig för varandra.
Läs mer: Därför behöver ni en strategi för videosamtal
Morgonmöten för hundratals medarbetare
Även om de har minskat antalet möten för att bli så effektiva som möjligt, menar Ewa Thylén att gemensamma möten fortfarande är viktiga för att alla ska känna att de är en del av ett större sammanhang. Därför har de alltid förmiddagsmöten varje torsdag med runt 400 anställda. För att undvika störelsemoment måste alla ha sin kamera avstängd. De har en fastställd agenda, moderator och de som talar har blivit informerade och förberedda i förväg.
”Dessa möten inkluderar in- och utcheckning med hjälp av ett online-enkätverktyg. Medarbetarna svarar anonymt vilket är en av nycklarna till varför vi vet att vi får ärliga svar på våra frågor. Incheckningen inleds med en lättsam fråga; förra veckan frågade jag till exempel hur de föredrar sin semla. Utcheckningsfrågan är istället arbetsrelaterad och en återkommande fråga är: Hur mår du på jobbet just nu?”, förklarar Ewa.
Avstämningar varje vecka
"Alla gruppledare ansvarar för ett 20-tal anställda och jag vill att de ska ha enskilda telefonsamtal med dem, minst 15 minuter i veckan där båda två är ute och går. Det säkerställer inte bara ett mer ostört samtal utan uppmuntrar även till att vara mer aktiv. Jag anser att deras viktigaste uppgift är att ta hand om sina anställda och se till att alla blir sedda och hörda. Även jag har individuella avstämningar med mina gruppchefer, 30 minuter varje vecka, vilket varit en av de viktigaste faktorerna till hur jag lyckats leda mina chefer 100 % digitalt”, berättar Ewa.
Efter sex månader av veckomöten diskuterade Ewa lärdomarna tillsammans med gruppcheferna. De flesta gruppcheferna var förvånade över att de hade lärt känna medarbetarna så bra, bara från dessa 15 minuter varje vecka.
Förutom veckomötena har de även en obligatorisk digital fika minst en gång i veckan, regelbundna promenader och samtal och de arrangerar sociala aktiviteter som fungerar bra på nätet, som frågesport eller Pictionary på fredagar.
En framgångsrik digital onboarding som skapat en inkluderande kultur
Mycket av framgången kan kopplas till hur organisationen har styrts. Och i teorin är det utmanande att skapa en sån här organisation snabbt – och digitalt. Men Ewa säger att hon vet att de har lyckats, och att det inte bara är en känsla som ledningen har, utan fakta. De har nämligen gjort pulsmätningar var sjätte vecka för att följa hur de anställda mår och har aldrig haft så höga siffror som nu.
”Vi har fungerat som akutsjukhus för företag. Jag har jobbat nästan dygnet runt, men jag har aldrig haft så kul på jobbet. Jag vet att kulturen spred sig inom organisationen och att vi skapade detta tillsammans genom inkludering och att vi arbetade mot ett gemensamt mål. Att arbetet var så givande var förmodligen en bidragande orsak till framgången”, säger Ewa.
På Telavox tror vi också på digital onboarding. Vi använder vår plattform för att enkelt introducera våra anställda till företaget och vår kultur. Läs bara om hur vår copywriter Oscar blev en del av Telavox-familjen på nolltid!
