En molnbaserad växel är navet i er unified communications. Samla er dialog i en och samma plattform, och se hur den interna effektiviteten sprider sig – samtidigt som ni inte missar några kundärenden längs vägen!
Unified communications (UC), är något alla moderna företag strävar efter idag. UC handlar helt enkelt om att samla all kommunikation på ett och samma ställe – både för att skapa tillgänglighet mot kunderna, men också för att maximera effektiviteten internt. UC kan innefatta företagets mest basala kanaler; som telefoni, växelsystem och mejl, men också videosamtal, chatt och sociala medier.
Är det dags för er att börja samla ihop alla era kanaler? Då finns det egentligen bara ett enda ställe vi rekommenderar er att börja på: växeln.
Därför är en molnbaserad växel central för er UC
Om ditt företag finns i flera länder över hela Norden vet ni hur viktigt det är att ha en sömlös kommunikation mellan alla kontor – både för att minska friktionen mellan landsgränserna men också för att förbättra kundnöjdheten i flera led. Ni är helt enkelt beroende av ett system som inte gör någon skillnad på om ni sitter i Kiruna eller Trondheim – det ska vara lika enkelt att koppla ett samtal till kollegan på andra sidan väggen som på andra sidan Ålands hav.
Men det räcker inte bara med smidiga telefonsamtal för att ni ska få en effektiv UC. Med en modern molnbaserad växel blir även chatt en allt viktigare del – inte minst för er externa kommunikation! I en vanlig telefonväxel kanske en supportmedarbetare sitter med i två olika svarsgrupper, fördelat på kompetens eller ansvarsområde.
Om ni dessutom har en chattfunktion i växeln innebär detta att ni får ytterligare en kanal för kontakt, där varje person i kundservicen eller supporten sitter med i olika svarsgrupper. Det blir inte stora förändringar i växeln internt, men externt öppnas en helt ny värld för era kunder!
Så stor betydelse har en chatt för kundupplevelsen
Fördelarna med att ha en chatt är många. Bara det faktum att det finns möjlighet att chatta med kundtjänst, istället för att behöva ringa, är för många kunder ett stort plus när man behöver komma i kontakt med ett företag. Att chatta är dessutom ofta förstahandsvalet när man har ett problem eller en fråga av mindre karaktär, inte minst för den yngre generationen. Istället för att behöva sitta och vänta i telefonkö och behöva förklara sitt problem flera gånger längs vägen, är det enkelt att bara slänga iväg en fråga i chatten. Helt på kundens villkor!
Följ ärendet mellan alla kanaler
Med en chatt som en integrerad del i din telefonväxel går det dessutom enkelt att spåra kundernas ärenden mellan olika system och nummer. Du kan enkelt se att någon har ringt in till växeln förra veckan, chattat med kundtjänst häromdagen, och dessutom pratat med en kollega direkt på hens mobilnummer. När alla kanaler synkar med varandra i en och samma plattform behöver ni aldrig vara orolig för att tappa bort ett ärende längs vägen. Du kan följa hela resan – från problem till lösning (och vidare till merförsäljning!) – och i statistiken se hur hela företaget stärker sin kundnöjdhet.
Rutiner och strukturer som hjälper er UC
Med unified communications och en multifunktionell molnbaserad växel, har ni hela tiden stor potential att skapa effektivare processer. Det gäller inte bara lokalt på just ert kontor, utan över alla delar i företaget.
Som IT-chef eller övergripande ansvarig kan du underlätta för olika avdelningar i hela bolaget genom att först och främst säkerställa och kvalitetssäkra ert AD. När ni samlar uppgifter om alla era medarbetare i ett och samma mastersystem blir det enkelt för såväl löneavdelningen som externa leverantörer att få rätt information på rätt ställe. Samtidigt slipper medarbetaren som blivit befordrad att uppdatera sin titel överallt – det sköts automatiskt.
Pro tip! Att kombinera flera system kan vara ett bra sätt att bygga effektiva strukturer i ditt dagliga arbete. Du kan till exempel integrera ditt CRM eller digitala säkerhetsverktyg som BankID för att göra dina dagliga processer smidigare.
Glöm inte telefonpolicyn!
En annan värdefull del som hjälper er effektivisera den gemensamma kommunikationen är att etablera en telefonpolicy. Med gemensamma riktlinjer och rutiner för hur ni ska hantera allt från talsvar till vidarekopplingar och mobildata kommer ni snabbt att skapa en enhetlighet över hela företaget som alla har nytta av.
Lästips: Så skriver du en bra telefonpolicy
Statistik och data för kontinuerliga förbättringar
Med ett och samma växelsystem för hela företaget är det samtidigt lättare att få sig en överblick över hur alla verksamheter levererar. I många lösningar, inklusive Telavox egen molnbaserade växel, går det enkelt att ta fram samtalsstatistik som visar hur rutinerna fungerar och vilka åtgärder ni kan behöva ta till för att få ännu bättre resultat. Med smart bemanning på rätt ställen, gemensamma rutiner och arbetsprocesser behöver ni aldrig riskera att gå miste om någon förbättringsmöjlighet.
Kunderna blir nöjda när de kan kommunicera med er i olika kanaler, alla anställda kan samla sin interna kommunikation på ett ställe – och övergripande ansvarig kan enkelt skapa rutiner som stärker hela företaget. Det är det som är fördelarna med unified communications!
Vill du grotta ner dig lite till i unified communications? Läs då vårt blogginlägg: Vad är UCaasS – och hur funkar det?
