En cloud PBX er centrum for al jeres kommunikation. Med al dialog samlet på én enkelt platform vil jeres interne effektivitet sprede sig som ringe i vandet – på tværs af landegrænser og uden at miste en eneste kunde undervejs!
Unified Communications (UC) er et mål for alle moderne virksomheder. UC handler ganske enkelt om at samle al jeres kommunikation ét sted – dels for at blive mere tilgængelig for kunderne og dels for at maksimere jeres interne effektivitet. UC omfatter virksomhedens primære kanaler, som telefoni, PBX og chat, men også videomøder, e-mail og sociale medier.
Tid til at samle alle jeres kommunikationskanaler? Så er der kun ét sted at starte: jeres PBX.
Hvorfor cloud-PBX er hjertet i jeres UC
Alle virksomheder med afdelinger i flere nordiske lande ved, hvor afgørende det er, at kommunikationen kan flyde frit mellem alle kontorer. Ikke bare for at reducere friktion på tværs af grænser, men også for at forbedre kundetilfredsheden på flere niveauer. Der er behov for et system, der er konsistent, uanset om man sidder i Århus eller Trondhjem – og det bør være lige så let at ringe til en kollega på den anden side af Østersøen, som det er at ringe til dem, du sidder på kontor med.
Effektiv UC handler dog om mere end nemme opkald. Men en moderne cloud-PBX, bliver chat-funktionen også vigtigere – både i jeres interne og eksterne kommunikation.
I det traditionelle PBX-system er supportmedarbejdere ofte en del af flere ringekøer på én gang, afhængig af deres ansvarsområder. Hvis en chatfunktion tilføjes, betyder det, at medarbejderne får en ekstra, ny kommunikationskanal, som de skal inkludere i deres ansvarsområder. Med en intelligent UC løsning behøver dette ikke kræve de store organisatoriske ændringer, men for jeres kunder vil der åbne sig en helt ny verden!
Vigtigheden af chat i jeres cloud-PBX
Der er mange fordele ved at installere en live-chat på jeres hjemmeside. Alene det faktum, at folk kan chatte med jeres kundeservice online i stedet for at ringe er et stort plus. Desuden er chat ofte den foretrukne kanal, når det drejer som mindre spørgsmål, ikke mindst for de yngre generationer. I stedet for at vente i en telefonkø og forklare problemet flere gange undervejs, er det nemt bare at smide spørgsmålet ind i chatten. Kundeservice på kundernes præmisser!
Følg henvendelser fra alle kanaler
Med chat som en integreret del af jeres cloud-PBX bliver det også nemmere at følge kundernes sager og henvendelser mellem forskellige systemer og telefonnumre. Du ved for eksempel, at nogen ringede til jeres hovednummer sidste uge, chattede med kundeservice i går og at din kollega besvarede opkaldet på deres mobiltelefon. Når alle kanaler synkroniseres med hinanden på den samme platform, behøver du aldrig bekymre dig om at miste overblikket over en sag undervejs. Du kan følge hele rejsen – fra problem til løsning (og mere salg!) – og statistikken vil vise en klar stigning i jeres kundetilfredshed!
Strukturer og rutiner, der vil lette jeres UC
Med Unified Communications og en multifunktionel cloud-PBX følger et stort potentiale for effektivisering af jeres processer. Ikke alene på jeres lokale kontorer, men i alle afdelinger af virksomheden. Som IT-chef eller manager kan du lette arbejdet og kvalitetssikre informationer, ved at synkronisere med jeres AD (Active Directory). Når I baserer informationer om jeres ansatte på de samme stamdata, bliver det nemt for både lønafdelingen og andre i virksomheden at tilgå den rette information. På samme måde behøver en medarbejder, der er blevet forfremmet, heller ikke at opdatere deres nye titel overalt – det bliver klaret helt automatisk!
Pro-tip! At integrere systemer med hinanden er en fantastisk måde at bygge og styrke effektive strukturer i jeres daglige arbejdsprocesser. For eksempel kan I integrere med jeres CRM eller Helpdesk som Salesforce eller Zendesk for at strømline jeres daglige processer.
Glem ikke jeres telefonpolitik
Endnu en værdifuld faktor, der bidrager til strømlining af jeres kommunikation, er at formulere en telefonpolitik. Med fælles guidelines og procedurer for, hvordan alting skal håndteres – fra indtalte speaks til viderestilling og mobildata – opnår I en ensretning til gavn for alle.
Statistikker og data til løbende optimering
Med en fælles cloud-PBX for hele virksomheden bliver det også nemmere at holde overblik over, hvordan alle afdelingerne klarer sig. I mange løsninger, som fx Telavox’ egen cloud PBX, kan du trække opkaldsstatistikker, der viser, hvor godt jeres processer fungerer og hvilke tiltag, du måske skal implementere, for at opnå endnu bedre resultater. Med indsigter, som kan bruges til smartere bemanding, udvikling af jeres telefonpolitik og meget mere, behøver du aldrig at misse en mulighed for forbedring.
Kunder er tilfredse, når mulighederne er mange og de kan kommunikere med en virksomhed gennem flere forskellige kanaler. Ansatte kan samle al deres interne kommunikation ét sted. Og ledelsen kan nemt skabe rutiner, der styrker og samler hele virksomheden. Dette er fordelene ved Unified Communications
Har du lyst til at fordybe dig mere i UC? Læs vores blogindlæg: Hvad er UCaaS, og hvordan virker det?
