Över en miljon företag använder sig av Microsoft Teams. Kanske är ditt företag ett av dem. Men använder ni era samarbetsverktyg på rätt sätt? Vi talade med Mårten Hellebro, Senior Cloud Architect på CloudWay, om hur man lyckas med Teams och varför vi ska chatta mindre.
Mårten har jobbat på CloudWay sedan 2019. Där hjälper han deras kunder använda Microsoft Teams så effektivt som möjligt. På senare år har Mårten sett ett allt större fokus på säkerhet när det gäller molnbaserad lösningar.
“Cybersäkerhet blir allt viktigare. Idag får man utgå från att det finns hackare som kommer försöka med alla möjliga medel. Det gäller att ha säkerheten på plats, men det är lika viktigt att få med sig användarna.”
Produktivitet och säkerhet – en viktig ekvation
Utmaningen med att sammanföra samarbete och säkerhet är att produktiviteten ofta kan påverkas när säkerhetsverktyg involveras, så som tvåfaktorsautentisering och lösenordshanterare.
“Man ska kunna känna sig både produktiv och säker. Det är en viktig ekvation som kan vara svår att få ihop.”
Så blir vi bättre på Teams
Mårten arbetar med att förbättra arbetsprocesser, inte minst i hur de använder Teams. Och han tycker att vi kan bli ännu bättre.
“När Skype for Business blev till Teams såg vi hur folk fortsatte med samma arbetssätt. Då blir det väldigt mycket chattande och många Teams-möten.”
Mårten menar att för mycket chattande gör kommunikationen isolerad, slarvig och blandas med personliga saker. I sitt arbete hjälper han företag förstå hur de ska samarbeta bäst i Teams:
“Många tycker att de samarbetar jättebra med chattar och möten, men de använder inte samarbetsverktygen som de ska. Då tappar företaget mycket av den produktivitet som finns inbyggd i Teams.”
Undvik de vanligaste misstagen
Så vad är då det vanligaste misstaget folk gör? Vi chattar för mycket, enligt Mårten. Han menar att Teams är mer än ett verktyg för chatt och onlinemöten, och att vi inte använder det till sin fulla kapacitet:
“Teams styrka ligger i dess team och kanaler. Det är där vi delar dokument, gör uppdateringar och firar framgångar. Att chatta är enkelt, men vi måste röra oss bort från chattandet och istället fokusera på att samarbeta genom aktiva, spårbara konversationer i våra kanaler. Det gör det lätt att hänga med och det blir enkelt att bidra till konversationen för att driva projektet framåt.”
Färre möten för effektivare samarbete
Ett annat problem som Mårten ser med vårt sätt att jobba idag är att vi har för många möten.
“Vi har alldeles för många och för långa möten. Vi behöver inte ha ett möte så fort något ska beslutas. Ibland behövs möten, såklart, men om vi samarbetar på rätt sätt i våra team så kan mötena bli både färre och kortare.”
Den hybrida arbetsplatsen – här för att stanna
Idag är det många företag som har en hybrid arbetsplats där de anställda jobbar båda på kontoret och hemifrån. Hur kan Teams hjälpa till med det?
“På CloudWay lever vi som vi lär med ett virtuellt team. Med Teams blir det en genomgående upplevelse som fungerar likadant på olika enheter och i mötesrummen.”
Enligt Mårten är den hybrida arbetsplatsen här för att stanna.
“När pandemin kom hade vi inget val, men nu kan vi välja fritt. Det måste dock funka både tekniskt- och kulturmässigt.”
Telefoni och Teams
Något som Mårten ser mer av idag är att fler företag väljer att integrera en telefonilösning med Teams.
“Traditionella telefonisystem har varit komplicerade att integrera med samarbetsverktyg, och inte särskilt användarvänliga. Idag är tröskeln för att komma igång mycket lägre, särskilt när man integrerar telefonin i ett gränssnitt som folk är vana vid.”
Han menar att detta är en effekt av en mognare marknad, men att Microsoft har sina begränsningar:
“Microsoft har utvecklat sitt telefonierbjudande i Teams som en färdigpaketerad molntjänst. Det är en bra lösning men den passar inte alla. Då är det toppen att det finns leverantörer likt Telavox som kan komplettera med mer avancerade funktioner.”
“För vad händer om en person slutar? Hur gör man då med hens telefonnummer? Hur hanteras nya nummer, nummerserier och porteringar? Detta kan tyckas vara enkla funktioner men mycket saknas i Microsofts erbjudande. Även här finns Telavox och andra som tar hand om den biten, så att telefonilösningen i Teams blir komplett.”
