De flesta företag kan dra stor nytta samtalsinspelning, och i vissa branscher är det till och med lagkrav. Med samtalsinspelning slipper du ta anteckningar och kan fokusera på den du pratar med. Men hur funkar det? Och vad gäller för GDPR?
Vem har nytta av att spela in samtal?
Inspelning av samtal kan underlätta för många i jobbet – vid kontakt med kunder, i interna möten eller intervjuer. Möjligheten att gå tillbaka till ett konferenssamtal eller exempelvis upprepa ett kundmöte gör att alla har nytta av tjänsten. Det är ett tillförlitligt och spårbart verktyg där du snabbt kan säkerställa exakt vad den du talade med bad om. För många är det även en smidig funktion för att hålla stenkoll på kommunikationen.
I vissa branscher finns det till och med lagkrav på inspelning av samtal, för att skydda alla parter. Finansbranschen är en av de sektorer där vissa samtal enligt lag måste spelas in och lagras. Även andra yrkesgrupper, såsom journalister, egenföretagare och utbildare, använder tjänsten flitigt – som ett bekvämt sätt att komma ihåg vad som sagts i intervjuer, affärsuppgörelser och förhandlingar. Och inte minst kundservice och support har nytta av samtalsinspelning för att kunna mäta kundnöjdhet.
Hur fungerar inspelning av samtal?
För att spela in samtal behöver du först och främst en softphone eller annan mjukvara som stödjer funktionen för samtalsinspelning. Idag finns det många leverantörer som erbjuder samtalsinspelning som en tilläggstjänst eller inkluderad funktion inom sin IP-telefoni – vilket gör det enkelt att spela in både ingående och utgående samtal till fasta eller mobila nummer.
Så säger lagen om samtalsinspelning
För vissa branscher och företag är samtalsinspelning en nödvändighet – och för andra mest en bekvämlighet. Men rättigheten att spela in samtal är inte en självklarhet, inte ens för företag. I flera länder är det nämligen olagligt med samtalsinspelning utan alla parters samtycke.
Enligt 4 kap. 9a i brottsbalken [BrB] är det olagligt att spela in privata samtal om inte samtliga som deltar är medvetna om att samtalet spelas in, och du själv inte deltar i samtalet. Det vill säga, du får spela in samtal som du själv deltar i – och det gäller alla typer av samtal. Tänk dock på att den eller de du pratar med bör få veta att du spelar in samtalet. Alla personuppgifter som lagras måste även hanteras och behandlas korrekt enligt GDPR.
Telavox rutiner för GDPR och säker inspelning av samtal
Enligt Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), tidigare Datainspektionen, ses digitalt lagrade ljudinspelningar som vilka personuppgifter som helst såsom namn, adress och telefonnummer. Detta gäller även om det inte nämns några namn i inspelningen, och innebär att de ska hanteras enligt säkerhetskraven inom GDPR. Men om inspelningen går att koppla till en specifik person är det ännu viktigare att säkerheten håller måttet.
Din säkerhet är viktig för oss och ingen obehörig ska kunna ta del av informationen som lagras. Efter att GDPR infördes har kraven för hantering av personuppgifter skärpts, och Telavox har rutiner på plats för att säkerställa våra användares och kunders integritet.
Säker lagring av inspelade samtal
För att lyssna på ett inspelat samtal i Telavox krävs att du har korrekt behörighet, vilket administratören kan ge till anställda. Du som användare har bara möjlighet att lyssna på dina egna samtal. Du kan dessutom konfigurera tjänsten så att enbart önskade samtal spelas in.
Rätten att bli bortglömd
När du spelar in samtal sparas de automatiskt i två år, och det är enkelt att söka bland inspelningarna efter just det specifika samtal du är ute efter. Skulle en användare begära att bli bortglömd kan vi fixa det. Det ingår i vårt GDPR-arbete, och vi hjälper dig att radera denna typ av data vid behov.
Så funkar det att spela in telefonsamtal i Telavox
I Telavox är det superenkelt att spela in samtal med tilläggstjänsten “Inspelade samtal”. Du kan spela in alla eller vissa av dina samtal via både mobil och fast telefon. Samtalen sparas i Telavox och du kommer åt ljudfilerna direkt.
Är du befintlig kund kan du, precis som med alla tjänster i Telavox, enkelt slå av och på funktionen direkt i Telavox Admin. Precis som övriga tilläggstjänster är den så klart alltid helt obunden. Kontakta gärna din Customer Success Manager om du har frågor.
