Dags att komma igång med Microsoft Teams snart? Här listar vi några best practises som hjälper er att komma på banan snabbt, och ser till att ni får med er medarbetare och ambassadörer från början. Allt för att ni genast ska kunna utnyttja alla möjligheter för samarbete och kommunikation som Teams erbjuder!
Majoriteten av företag världen över använder redan Office 365 eller Windows i sin verksamhet – vilket innebär att Microsoft redan är en internt etablerad miljö för de flesta. Eftersom Teams dessutom är gratis gör det ofta att tröskeln för implementering blir ännu lägre. Samtidigt finns det många saker att ta hänsyn till vid en lansering av Teams och när alla system ni redan använder er av i verksamheten ska integreras.
Två vanliga metoder vid implementering
Det finns två huvudsakliga sätt att etablera nya verktyg eller system i sin organisation – och att komma igång med Teams är inget undantag!
1. Låt alla börja samtidigt
90 % av alla företag som börjar använda Teams har ingen uppsatt plan för implementeringen. Alla börjar då arbeta i det samtidigt och kan helt fritt sätta upp team, lägga upp filer och kommunicera ihop på olika sätt. Fördelen med detta är att det går fortare att komma igång över hela företaget – nackdelen är att det inte finns någon struktur för ett gemensamt arbetssätt.
2. Sätt en struktur som sedan gäller
Det andra sättet är att etablera arbetsmetoderna redan från början, och att vara noggrann med strukturen för mappar, team och projekt innan man låter hela företaget börja arbeta praktiskt med det. Nackdelen här är istället att det blir en längre startsträcka.
Vilken metod är bäst?
Det beror på. Föredrar du att alla börjar samtidigt men riskerar att det kan bli stökigt i början? Kanske vill du hellre skapa en process innan ni lanserar?
Lästips: Telefoni i Teams – 5 skäl att koppla er telefoni till Teams
Steg för steg – kom igång med Microsoft Teams internt
Avgörande för att framgångsrikt lansera ett nytt system eller implementera nya funktioner handlar om personerna som kommer använda dem. Se till att människorna står i centrum och låt adoption vara den viktigaste delen av implementationen – inte tekniken!
1. Skapa ett pilotprojekt
Oavsett vilken metod man väljer inför implementeringen är det viktigt att inleda arbetet med att låta en utvald grupp testa Microsoft Teams i ett pilotprojekt. Genom att ta in personer med blandade roller från olika avdelningar ser ni företagets behov ur alla tänkbara perspektiv.
Vilka samarbetsverktyg eller kommunikationsmedel man använder i sitt arbete kan variera över verksamheten – därför är det viktigt att ta reda på vad som efterfrågas.
Telefoni och växel är exempelvis en fundamental kommunikationskanal för hela företaget – men hur det används i praktiken skiljer sig åt mellan bland annat kundservice och marknad, ekonomi eller IT-support. En grupp kan vara helt beroende av att ha en smidig softphone direkt i datorn, medan en annan förlitar sig mycket på chatt-verktyget för sin interna kommunikation.
2. Förbered medarbetarna
I grund och botten är det förändringsviljan som är nyckeln till huruvida Teams kommer göra succé i verksamheten – eller inte. Vid implementation av ett helt nytt arbetssätt, som Teams ju innebär, krävs att alla medarbetare är informerade, utbildade och förstår varför det ska börja användas i verksamheten.
Många tycker att det är jobbigt med nya saker, att förändra ett beteende eller att lära sig ett helt nytt system. Någon som är van vid att mejla i första hand är kanske inte ens intresserad av att börja chatta – och har man haft en fast telefon på skrivbordet i 15 år kan det kännas märkligt att behöva hantera alla sina kontakter och vidarekoppla samtal via en mobil.
Det kanske viktigaste i att komma igång med Teams är alltså att lyckas bevisa vad som faktiskt kommer bli bättre för varje individ i dennes dagliga arbete.
3. Utse ambassadörer
Parallellt med ett pilotprojekt och en bred intern utbildning är det även nödvändigt att ta fasta på de personer som brinner lite extra för tjänsten. Genom att utse ambassadörer eller sponsorer kommer det gå lättare och bli roligare för resten av företaget att faktiskt lära sig.
Dessa personer finns tillgängliga för att svara på frågor, hjälpa till och vara en positiv kraft i hela arbetet. När någon faktiskt förstår vilka fördelar Teams kan innebära för denne personligen, tenderar den positiva andan att sprida sig otroligt fort i verksamheten.
Tips: Ambassadörerna ska helst inte vara chefer eller ansvariga – det kan lätt bli krystat. Det bästa är att det är personer som genuint gillar lösningen!
Tekniken är sekundär!
Själva IT-projektet är den enkla biten när det kommer till att implementera Teams i verksamheten. IT-avdelningens i princip enda uppgift blir att köpa in tjänsten och aktivera den. Teams i sig går ofta att börja använda direkt, eftersom det redan är en del av Microsoft. När det rör integrationen av andra system och funktioner kan det behövas några manuella insatser från IT-avdelningen för att få verktygen att smidigt samarbeta med varandra.
För att till exempel kunna börja ringa samtal och koppla ihop växeln med Teams krävs att man har rätt typ av licens och att man konfigurerar sina användare från Microsoft in i telefonsystemet. För andra integrationer kan det krävas mer komplexa, tekniska processer – och där blir IT-avdelningen naturligtvis en viktig del för att se till att allting funkar!
Vi önskar dig lycka till i processen, och se till att kom igång med Microsoft Teams så snart som möjligt!
