Så kopplar du ihop Teams och din växel – steg för steg

Dags att integrera Teams med er växel? Det är enkelt och går fortare än många tror! I det här inlägget går vi igenom allt ni behöver göra för att kunna börja ringa och ta emot samtal direkt i Teams – och tipsar om hur ni gör för att implementationen ska gå så smidigt som möjligt.

Teams handlar i slutändan om arbetssätt. Det är de mjuka värdena, som hållbara medarbetare och flexibla arbetsplatser, som blir viktiga här. Att ansluta till ett videomöte eller vidarekoppla ett kundsamtal till kollegan faller sig ofta naturligt när gränssnittet är likadant och systemen lirar sömlöst bakom. Teams är enkelt – det gäller bara att ni vet hur ni vill använda det!

1. Se över att ni har rätt avtal och licenser

Det första du måste säkerställa är att ni har ett uppdaterat avtal med Microsoft och licenser till Microsoft 365 som är kompatibla med telefoni och växel (antingen E1, E3 eller E5). Med licensen för E1 eller E3 kommer ni dessutom att behöva Microsofts egen add-on för telefoni, Microsoft Phone System, för att få allt att funka.

Sedan april 2020 kan även du med en Microsoft 365 Business-licens integrera er telefoni med Teams. För detta krävs Basic-, Standard- eller Premium-versionen. Du behöver även tillägget Microsoft 365 Business Voice.

För att ha möjlighet att koppla samman Teams med er växel krävs det naturligtvis att er telefonilösning är molnbaserad, för att integrationen överhuvudtaget ska vara genomförbar. Många av de vanligaste svenska operatörerna har utvecklat en egen digital lösning för telefoni- och växelsystem som är kompatibel med Microsoft 365. Använder ni exempelvis Telavox lösning är den direkt integrerbar med Teams utan att några justeringar behöver göras – oavsett avtalsform.

2. Förbered verksamheten på förändringen – och stötta hela vägen

En telefonilösning idag är inte ett IT-projekt – utan något hela verksamheten behöver och bör vara engagerad i. För att få implementationen att gå så smidigt som möjligt är det därför nödvändigt att involvera medarbetarna redan från början och därefter hela vägen genom implementationen. 

Se till att jobba nära användarna även efteråt, och stötta dem i användningen av plattformen. En modern, digital telefoni-klient är ofta enkel och intuitiv att jobba i – men Teams som samarbetsverktyg är oerhört komplext och innehåller mängder av möjligheter. Därför räcker det inte med en halvtimmes utbildning – utan det är viktigt att hela tiden utveckla och förbättra era arbetssätt tillsammans för att få ut så mycket som möjligt av systemet.

Guide  Effektivare kommunikation med telefoni och växel i Microsoft Teams  Hämta guiden här!

3. Låt IT och leverantören sköta den tekniska uppsättningen

IT-avdelningens roll i integrationen är enkel: det enda de behöver göra är att konfigurera alla era användare i Microsoft. Från telefoni-leverantören får ni samtliga nummer till alla medarbetare, och sedan handlar det om att koppla ihop numren med användarna i er Microsoft 365-portal. Telefoni-leverantören kommer samtidigt från sitt håll koppla upp lösningen mot molnet via direct routing. När konfigurationen är klar och alla era telefonnummer, både fasta och mobila, finns hos Microsoft kan medarbetarna omgående börja ringa och koppla samtal direkt i Teams.

4. Varje medarbetare sätter upp sina personliga profiler

I Teams behöver varje användare göra egna inställningar kring hur och var man personligen ska använda telefonin. När Microsoft Teams är kopplat till er växel finns det nämligen oändliga möjligheter för att ta emot samtal, och det krävs att det finns strukturer för hur detta sköts effektivt. Exempelvis kan man välja att det ska ringa i datorn och mobiltelefonen samtidigt, att det först ringer 30 sekunder i datorn och därefter i mobilen, eller att det enbart ringer i mobilen vid vissa tillfällen. 

Här är det viktigt att verksamheten sätter upp gemensamma regler och riktlinjer för att underlätta för varje användare, för att alla på en och samma avdelning ska ha likadana rutiner för samtal.

5. Se till att alla har rätt utrustning

Förutom att alla medarbetare behöver ha rätt inställningar i Teams är det minst lika viktigt att ni dessutom har rätt hårdvara för att effektivt kunna hantera era olika samtal. De medarbetare som behöver en mobiltelefon i sitt arbete ska naturligtvis ha en, och alla som sköter sina samtal via datorn och en softphone behöver ha ett lämpligt headset för ändamålet. Ingen ska behöva sitta och prata rakt ut i luften!

Även mer avancerade konferensrumslösningar med webbkameror, högtalare, mikrofoner och skärmar är för många företag nödvändigt för att kunna hålla effektiva digitala möten, både internt och externt. Microsoft har själva utvecklat Teams Rooms System som innehåller färdiga paketlösningar för detta och som sömlöst lirar ihop med mjukvaran. Ni har världens mest kompetenta plattform här – så se till att utrustningen matchar, helt enkelt.

6. Håll er uppdaterade!

Teams uppdateras konstant med nya, intressanta funktioner. Men det är helt slumpmässigt vilka som får det först! Microsoft släpper nämligen inte allt till alla samtidigt, utan ert företag kan vara ett av de första som faktiskt får testa någonting nytt. Det kan vara både stora och små funktioner – allt från möjligheten att själva byta bakgrund i ett videomöte till undertexter direkt i ett pågående samtal.

Därför är det viktigt att vara påläst, hålla ögonen öppna och utforska nyheterna så fort ni upptäcker dem i Teams. I och med detta är det samtidigt viktigt att ge rekommendationer kring hur nya funktioner bör användas för att få bästa effekt. Vissa kan ju faktiskt visa sig vara helt oumbärliga – både för ert samarbete internt och i er kommunikation med kunder!

Teams <3 växel i Telavox

När du integrerar Telavox med Teams får du tillgång till alla växelfunktioner direkt i Teams. I vår app kan du sedan styra hela växeln. Du får fullkomlig kontroll över växeln och inkommande och utgående samtal. Andra fördelar med integrationen är att du kan ringa samtliga kontakter, oavsett om de har Teams installerat. När någon ringer kan du också bestämma vilket nummer du vill ska visas utåt – ditt fasta nummer, mobilnummer eller företagets växelnummer.

Vill du veta mer om våra integrationer, kontakta din personliga Advisor om du redan är kund hos oss, eller våra säljare om du skulle vilja bli kund hos oss.

Nyfiken på våra tjänster? Kontakta sälj  <https://telavox.com/contact-us/>