Microsoft Teams + telefonväxel = sant! Integrera och stärk er internkommunikation

Använder ni Microsoft Teams idag så vet du att det där finns mängder av möjligheter för kommunikation – från chatt och videomöten till mejl och kollaborativa dokument. Men visste du att Teams också är en perfekt plattform för att hantera hela företagets telefoni? I det här inlägget berättar vi mer om fördelarna med att integrera MS Teams med er telefonväxel.

1. En komplett plattform för kommunikation 


Med telefonin kopplad till Teams kommer du snabbt upptäcka fördelarna med att ha allting på ett och samma ställe – och fortfarande vara lika tillgänglig som tidigare. Du och dina nordiska kollegor kan använda samma plattform när ni kommunicerar och samarbetar, helt utan krångel.

Ni ringer kostnadsfritt, chattar och kopplar samtal mellan Sverige, Norge, Finland, Danmark eller Storbritannien, lika enkelt som om ni satt på varsin sida om rummet.

Att ha hela telefon- och växelsystemet i Teams innebär också att ni slipper hantera olika system och gränssnitt, komma ihåg inloggningsuppgifter eller hålla reda på i vilken kanal ni har pratat om vad tidigare. Det gör att ni blir effektivare i mötet med både varandra och med kunder.

Här finns nämligen inte bara telefonnummer och mejladresser till dina kollegor – utan det går även enkelt att spara kontaktuppgifter till kunder, partners och leverantörer på samma ställe.

Teams handlar i allra högsta grad om samarbete – och en av alla finesser är att du kan bjuda in kunder till era möten direkt i systemet. Du kan låta dem ta del av samtal och chattar och dessutom arbeta live i samma dokument medan ni pratar i telefon. Effektiv kommunikation – allt på samma ställe!

2. Full koll (och kontroll) över växeln

Ett kompetent växelsystem är nog ett av de bästa verktygen för att effektivisera sin kommunikation – både internt men också ut mot kunder och samarbetspartners. Med hela er telefoni i Teams är det enkelt att även hantera växeln därigenom, och möjligheterna som finns är i det närmaste oändliga.

Du kan bland annat:

  • Bestämma själv vilket nummer som ska visas när du ringer utgående samtal.
  • Ringa direkt till alla dina kontakter på mobilen eller ett fast nummer – vare sig de har Teams eller ej.
  • Välja om du vill besvara inkommande samtal i Teams, i mobilen eller via datorns softphone.
  • Kontrollera dina profiler direkt i Teams; t.ex. byta tillfällig hänvisning, ändra röstmeddelande eller lägga till semesterfrånvaro.
  • Se en lista på inkommande samtal.

3. Automatisk synkronisering mellan alla enheter

En annan fördel med att koppla telefonin till Teams är den effektiva synkronisering som Microsoft erbjuder mellan sina egna verktyg. Kalendrar och kontakter uppdateras automatiskt i både din mobiltelefon och din dator så att all information i både in- och utgående samtal blir rätt.

En annan fördel är att din telefon synkar direkt med dina kalenderbokningar – vilket innebär att om någon ringer när du är i möte så kommer personen att få information om när du är tillgänglig igen. Ett annat alternativ är att samtalet hänvisas direkt till växeln eller till en kollega när du är upptagen. En helt oumbärlig funktion som ingen vill vara utan när man väl börjat använda den!

Effektivare kommunikation med telefoni och växel i Microsoft Teams Hämta guiden här!

4. Sömlös integrering mellan telefoni och övriga system

Fördelarna med att samla företagets telefoni och växel på ett och samma ställe handlar inte bara om enkel överblick och smart synkronisering. Teams erbjuder även integration av hundratals andra verktyg och program som många företag använder i sin vardag, och som krävs för att driva ett effektivt arbete.

Förutom Microsofts egna verktyg, som Outlook med mejl och kalendrar, går det lika smidigt att koppla allt från analysverktyg till ärendehanteringssystem direkt in till Teams.

De omfattande integrationsmöjligheterna innebär en rad fördelar för olika avdelningar, inte minst för de med daglig kundkontakt. Med exempelvis ett CRM inkopplat kan er kundservice eller support direkt se vem som ringer genom att personens kontaktkort dyker upp i anslutning till samtalet. På det sättet är det enkelt att ge effektiv hjälp direkt.

En bonus är att man aldrig mer behöver växla mellan program eller webbläsarfönster för att hitta rätt information – allt finns ett knapptryck bort i Teams!

5. Statistik och analyser direkt i Teams

Med ett smart telefonisystem integrerat med Teams är det enkelt att få fram omfattande statistik för att konkret utvärdera hur ni faktiskt jobbar. Vad gör ni bra idag och vad kan ni förbättra? Med växeln i Microsoft kan ni även ha en koppling till Power BI, där det enkelt går att analysera data kring exempelvis hur många kunder som ringt in, vilka svarstider ni har och hur många ärenden kundtjänst behandlar.

Samtidigt kan ni också se hur olika delar av Teams används för den interna kommunikationen och dra slutsatser kring hur det påverkar er effektivitet. Med Power BI går det även att skapa egendesignade statistikrapporter att hänvisa till och använda när ni ska uppdatera och optimera interna rutiner.

Vilken data är värdefull att ha koll på egentligen? Läs mer i vårt inlägg Du behöver inte mer statistik från din telefonväxel – du behöver fler insikter! 

blog-demo-cta