Mindre hälsovårdsföretag som tandläkare, veterinärer och sjukgymnaster slits ofta mellan klinikens dagliga arbete samtidigt som de kommunicerar med patienter och anställda. Effektiv användning av telefoni och knappval innebär flera fördelar för kliniker, inklusive minskad arbetsbelastning och effektivare kommunikation.
Introduktion
Att driva ett litet hälsovårdsföretag, som en tandläkarpraktik eller veterinärklinik, kan vara krävande. En av utmaningarna dessa företag har är att hantera arbetsbelastningen och minska stressen för sin personal, samtidigt som de erbjuder en professionell och tillgänglig tjänst. Detta gäller särskilt för företag med ett fåtal anställda.
Klinikernas dagliga utmaningar kompliceras av att det dagliga arbetet fortfarande kretsar kring telefonkommunikation. Med många patienter och klienter som ringer händer det att receptionister och brukare (som ofta är samma person) spenderar mer tid i telefon än sitt faktiska arbete. I andra fall kan företag med begränsade resurser missa viktiga telefonsamtal på grund av att de är upptagna med patienter eller andra uppgifter.
Som tur är har modern teknologi lösningar som kan effektivisera verksamheten. Här berättar vi hur telefoni och knappval kan hjälpa små hälsovårdsföretag.
Telefoni: Centralt för små kliniker
Effektiv kommunikation är grunden för vilket hälsovårdsföretag eller klinik som helst. Telefonen är ofta den första kontaktpunkten för patienter eller djurägare som söker information, råd eller ska boka tid. Små hälsovårdsföretag kan dra nytta av moderna telefonfunktioner såsom knappval för att hantera sin kommunikation på ett effektivt, säkert och tillgängligt sätt.
Knappval (även känt som Interactive Voice Response) är automatiserade telefonsystem som interagerar med samtal via röst eller knappsatsen. För små hälsovårdsföretag kan det avsevärt förbättra kundtjänsten och minska arbetsbelastningen på flera sätt:
1. Samtalsdirigering:
Telefonsystem kan vidarekoppla och dirigera patienter eller klienter till rätt avdelning eller person. Detta minskar behovet av att ständigt svara på och överföra samtal, vilket sparar tid och minskar frustrerande situationer. Detta är fördelaktigt för kliniker som endast finns på en plats, men särskilt användbart för hälsovårdsföretag som arbetar på flera olika platser.
2. Tidsbokning:
Att implementera tidsbokning via telefoni låter patienter boka när de vill. Detta kan minska arbetsbelastningen på receptionister och göra processen smidigare för alla inblandade.
3. Återuppringning:
Ingen gillar att vänta i kö, och receptionister har ofta inte tid att svara på varje samtal omedelbart. IVR-system kan informera uppringare om beräknad väntetid och ge dem möjlighet att stanna i kön eller be att bli uppringda. Genom att använda återuppringning kan uppringare lägga på luren, samtidigt som de behåller sin plats i kön. När någon har tid så är det bara att ringa tillbaka.
4. Hämtning av information:
Med knappval får patienter eller klienter grundläggande information som klinikens öppettider, adress eller betalningsalternativ. Detta gör att personalen behöver svara på färre repetitiva frågor och frigör tid till mer akuta ärenden.
Moderna telefonilösningar erbjuder också fördelar för den som tar samtalet. Funktioner som kontaktsökning låter receptionister omedelbart se vem som ringer och automatiskt öppna deras profil i deras databas. Det innebär att de snabbt får all information de behöver för att erbjuda effektiv service.
Kombinera fast och mobil telefoni
Många små hälsovårdsföretag har en slimmad organisationsstruktur och anställer ofta endast ett fåtal personer som behöver hantera flera aspekter av verksamheten. I många fall verkar dessa företag på en eller ett fåtal platser.
Eftersom en enda anställd har så mycket ansvar är det viktigt att kommunikationen är så sömlös som möjligt. Det bästa sättet att uppnå detta är att kombinera fast och mobil telefoni. Det gör att ni kan använda fasta telefoner eller softphones tillsammans med mobiltelefoner. Denna kombination av fasta och mobila verktyg erbjuder ökad effektivitet, högre kundnöjdhet, mer flexibel personal och en konkurrensfördel. Här är några av dessa fördelar:
1. Bättre tillgänglighet och snabbare respons:
Att sömlöst ansluta fast och mobil telefoni gör att personalen är tillgänglig när som helst och inte missar viktiga samtal. Oavsett om de är på kontoret, hemma eller på språng kan de svara på patientfrågor, hantera brådskande ärenden och upprätthålla en hög svarsgrad.
Det innebär också att samtalet alltid kan skickas till rätt person, även om hen inte är på kontoret. Denna tillgänglighet innebär att samtal kan hanteras mer effektivt, vilket leder till nöjdare kunder och kan vara avgörande i nödsituationer.
2. Flexibilitet och mobilitet:
Hälsovårdspersonal kan röra sig fritt inom kliniken eller olika platser utan att vara bundna till ett skrivbord. Denna flexibilitet är avgörande i en hektisk miljö där omedelbara beslut och åtgärder kan rädda liv.
Men det kan vara lika relevant för vardagliga uppgifter, till exempel att en receptionist kan besvara frågor om bokningar medan de är ute och handlar material, eller att en veterinär samarbetar med personalen medan de är ute på hembesök.
3. Kostnadsbesparingar:
Det är möjligt att spara pengar genom att integrera fast och mobil telefoni. När ni kan ringa och ta emot samtal från mobila enheter minskar behovet av fasta telefoner i varje rum eller kontor, vilket står för en del kostnader.
Sammanfattningsvis innebär en integration av fasta och mobila telefonsystem många fördelar. Det gör att personalen kan erbjuda bättre kundservice, ökar deras flexibilitet, förbättrar tillgängligheten och kan spara pengar. Detta gynnar inte bara kliniken utan leder också till ökad kundnöjdhet och konkurrensfördelar inom branschen.
Ta det till nästa nivå
Vi har redan diskuterat några av de grundläggande fördelarna med telefoni och knappval, men det finns alltid sätt att ta det längre. Många hälsovårdsföretag använder UCaaS (Unified Communications as a Service) för att minska sina kostnader och höja standarden på vården de erbjuder. Andra integrerar sin telefoni med olika tjänster som sin databas eller sitt säkerhetssystem.
Det är också möjligt att programmera växeln för att göra mer komplexa saker, som att be uppringare ange sina personuppgifter med hjälp av knappsatsen för att sedan skicka vidare samtalet baserat på informationen de anger.
De bästa lösningarna är de som du kan anpassa efter företagets specifika behov.
Sammanfattning
Smart, modern telefoni och knappval kan leda till betydande förbättringar för små hälsovårdsföretag. Dessa tekniker förbättrar kommunikationen, minskar arbetsbelastningen för personalen och bidrar till en mer effektiv och mindre stressig arbetsmiljö.
Med dessa lösningar kan personalen fokusera på att erbjuda kvalitativ vård medan de överlåter administrativa och kommunikativa uppgifter till tekniken. Med lösningar likt Telavox får dina klienter en professionell och smidig kundupplevelse utan att det behöver vara komplicerat eller dyrt.
