Effektivisera dina projekt och minska på massmejlen, tidskrävande möten och telefonsamtal med hjälp av internchatt. Ett chattverktyg verkar sömlöst över hela världen och du kan utan problem jobba med kollegor oavsett om de sitter på en annan avdelning eller ett sushi-hak i Tokyo.
Alla som drivit ett projekt kan säkert känna igen sig i hur svårt det kan vara att koordinera möten: alltid är det någon som får förhinder eller så är det helt enkelt en omöjlighet att ses om ni sitter på olika platser. Eller alla dessa e-posttrådar där informationen svämmar över och det blir svårt att hänga med vad som hänt i projektet. En chatt för företaget sparar värdefull tid och stävjar även potentiella missförstånd.
"Allt detta kan lösas med hjälp av ett chattverktyg. Här blir kommunikationen koncentrerad till en chatt där alla får färsk information samtidigt. Deltagarna kan lätt följa historiken och se vad som skrivits i efterhand", säger Louise Gustafsson, Product Manager på Telavox.
Chatten jobbar över geografiska gränser
Chatten är också ett perfekt kommunikationsverktyg när man samarbetar över verksamhetsgränserna.
"Alla kan känna sig inkluderade oavsett var de sitter. Det är ett bra forum både för att skapa gemenskap, brainstorming och chatten sätter även ramen för projektets innebörd", säger Louise.
Läs mer: Samarbete över landsgränserna – med rätt telefonväxel
Varför svarar hen inte?
Mejl inbjuder inte i samma utsträckning till dialog och snabbt informationsutbyte. Dessutom sparar man mycket tid och stävjar missförstånd.
"Man vet med sig att folk drunknar i mejl och mycket ramlar mellan stolarna. Med chatten blir det lättare att utbyta idéer, informera om projektets utveckling och dela aktuella dokument, säger Louise".
Alla funktioner i samma plattform
Om du är en Telavox-kund har du alla funktioner samlade i en och samma app och behöver inte olika program för att kunna utnyttja olika funktioner.
"I samma app kan du lätt byta forum till, exempelvis, telefonkonferens. Du kan se övriga deltagares tillgänglighet och kan enkelt bjuda in nya medlemmar", säger Louise.
Vad är syftet med chatten?
Forum för projektgrupp?
Använd mer löpande meddelande och starta igång diskussioner genom att uppmuntra till dialog. Till exempel be dina gruppmedlemmar komma med feedback, status och så vidare.
...eller sprida information till beslutsfattare?
Informera med inlägg! I inlägget kan du länka till mer material. Det blir enkelt för mottagaren att "gilla" eller kommentera för att visa att en läst. Här blir du som projektledare en tydligare moderator för chatten.
Hur ofta chattar man?
Dagligen?
Om chatten används som forum för en projektgrupp används den ofta frekvent under dagen.
… eller låg frekvens?
Om syftet är att sprida information till berörda parter är det bättre med lägre frekvens för att inte spamma personer. En gång i veckan kanske är lagom, beroende på projekt såklart.
Hur många ska få tillgång till chatten?
Hela företaget?
Ibland är det bra att låta sin projektchatt vara offentlig så andra personer i företaget kan hitta dit och läsa. Det sprider information, transparens och projektet kan få värdefull input från personer med andra perspektiv och tankar.
… eller specifika medlemmar?
Att bara tillåta specifika medlemmar är fördelaktigt om det är ett projekt som är av företagskänslig natur. Eller om det kan uppkomma missförstånd om personer som inte är insatta endast läser viss information.
Hur maxar du rätt värde i chatten?
Formulera en bra beskrivning
Berätta för deltagarna vad chattrummet är till för. Det hjälper dig att hålla en lagom nivå på dialogerna och sätter ramar.
Moderera mera!
Om du märker att en diskussion inte är relevant för rummet är det enkelt att hänvisa till ett annat forum. Eller att det skapas ett nytt chattrum.
