Det första intrycket är superviktigt – inte minst när dina kunder kontaktar ditt företag. Men om du inte svarar, vad möts de av då? Förhoppningsvis ett proffsigt välkomstmeddelande. Så här gör du!
Vikten av att ha ett välkomstmeddelande
Ett välkomstmeddelande är inspelningen som spelas upp när någon ringer ett företag, får veta öppettiderna och presenteras med olika val som gör att de kan kopplas till rätt agent. Välkomstmeddelandet är lätt att ta för givet, men det är viktigare än många tror. Det ger inte bara den som ringer er telefonväxel viktig information som öppettider, utan signalerar även hur ni är (eller åtminstone framstår) som företag. Underskatta inte det första intrycket!
Ett stort företag kan verka oseriöst om det inspelade välkomstmeddelandet är brusigt, opersonligt eller har felaktig information. Omvänt kan ett litet företag verka stort och proffsigt med ett genomtänkt och trevligt meddelande.
Ännu värre är det om du inte har något välkomstmeddelande alls. Då kan kunden tvivla på om hen överhuvudtaget kommit rätt. Risken finns då att kunden ringer ett annat företag och du har förlorat en affär. För att undvika att det händer är här åtta tips till dig som vill spela in det absolut bästa välkomstmeddelandet.
8 tips för ett bra välkomstmeddelande:
1. Förberedelser innan du spelar in
Planera i förväg vad du ska säga, det kommer inte bara leda till att budskapet blir tydligare utan du kommer att spara tid då risken för omtagningar minskar. Skriv ett manus som du kan gå tillbaka till om du blir osäker eller tappar tråden.
Det är viktigt att budskapet är tydligt och att du formulerar dig enkelt. Använd inga krångliga ord och utgå ifrån att alla som lyssnar direkt ska förstå och enkelt veta vilka val de ska göra. Försök också att hålla det kort. Ett knep är att läsa ditt manus högt. Du märker då om det känns naturligt och enkelt, och du kan timea hur lång tid det tar att läsa upp och därmed veta om det känns för långt.
2. Ta inspiration av andra
Du bör inte kopiera vad andra gör så klart, men att hämta inspiration från andra är en bra idé. Lyssna på andra företags välkomstmeddelande, speciellt intressant är det med företag som är verksamma i samma bransch. Vad säger de som funkar? Finns det något som sticker ut som är mindre bra, exempelvis gällande ordval, känsla eller menyval?
3. Målgruppsanpassa
Om ni har buyer personas eller tonalitetsguider är det dags att plocka fram dessa nu. För målet är att skräddarsy meddelandet till din målgrupp så gott det går. Vad vill dina kunder höra först? Butikens öppettider eller webbadressen till er hemsida? Vilka delar är som mest relevanta för målgruppen att lyfta i meddelandet?
4. Glöm inte öppettiderna
Öppettiderna är för många en given del av ett välkomstmeddelande och något kunder brukar efterfråga. Ange därför tydligt öppettiderna så den som ringer vet när växeln är stängd. Glöm inte heller bort helgdagar, och om du vill kan du säsongsanpassa hälsningsmeddelandet och exempelvis ha ett unikt meddelande inför jul och ett annat under sommaren.
5. Tänk på detta när du talar in meddelandet
För att budskapet ska nå fram finns det tre saker du som läser in meddelandet måste tänka på: prata högt, tydligt och långsamt. Det får aldrig kännas framstressat och risken finns att viktig information missas om det går för fort.
6. Missa inte rummets karaktär
För bäst möjliga kvalitet bör du spela in hälsningsmeddelandet i ett akustikbehandlat rum som en professionell studio. Har du inte den möjligheten, se i alla fall till att exkludera så mycket störande ljud som möjligt i omgivningen. Du vill inte att en kollegas ringsignal eller kaffekokaren ska förstöra en bra tagning.
7. Behövs några förändringar?
Lyssna på meddelandet när du är klar. Blev det bra? Lät du naturlig? Hör du några störande bakgrundsljud? Om inte är det bara spela in igen tills du känner dig nöjd. Be gärna någon annan lyssna också och komma med input.
8. Glöm inte bort andra språk
För internationella företag är det oftast viktigt att finnas tillgänglig på engelska, men om ni har kunder från andra länder kan det också vara värt att finnas tillgänglig på fler språk. Även du som driver ett mindre företag kan ha mycket att vinna på att nå potentiella kunder från olika länder. Om du vill finnas tillgänglig på flera språk, spela in ett meddelande som hjälper dig att dirigera uppringare till rätt köer. Till exempel: "För engelska, tryck 1. För svenska, tryck 2.
Sådär, nu har du förhoppningsvis all information du behöver för att spela in ett proffsigt välkomstmeddelande. Med Telavox är det superlätt att spela in ditt eget välkomstmeddelande – och mycket mer. Upptäck hur intuitiv din företagskommunikation kan vara med allt i ett gränssnitt genom att ta en titt på vår demo, eller prova det själv!
