En moderne virksomhed bør kontinuerligt understøtte medarbejderne med de rette digitale værktøjer. I lyset af de fordele UCaaS bidrager med, mener mange, at det er et afgørende element for at opnå en optimal digital arbejdsplads. Her er hvorfor.
Unified Communications as a Service, også kaldet UCaaS, er betegnelsen for cloud-baserede kommunikationsløsninger, der forbinder virksomhedens forskellige kommunikationskanaler i ét enkelt system. Når al kommunikation samles i ét digitalt og cloudbaseret system, bliver det muligt for den digitale arbejdsplads at maksimere effektiviteten på et helt nyt niveau.
Tre store fordele hvormed UCaaS bidrager til at optimere den digitale arbejdsplads.
- Nemmere og mere agilt samarbejde
- Performance-tracking og statistikker i realtid
- Lavere og mere forudsigelige omkostninger
Kommunikation og samarbejde på næste niveau
Unified Communications gør det nemt for medarbejdere at kommunikere effektivt med kunder og kollegaer via telefon, video, chat m.v. – i ét enkelt og brugervenligt interface.
I modsætning til gammeldags on-prem løsninger er UCaaS ikke bundet til en lokal server i virksomheden, men ligger derimod i skyen og supporteres og vedligeholdes dermed af leverandøren selv. Det giver en række mærkbare fordele, fx tid sparet på manuelle opdateringer og anden vedligeholdelse af systemet. Med UCaaS opnår I en helt særlig fleksibilitet, når samtlige kommunikationskanaler samles ét sted, hvor jeres medarbejdere kan udføre de samme opgaver, uanset arbejdsenhed og lokation.
Dette gør UCaaS til et essentielt værktøj i en moderne virksomhed, hvor medarbejderne ofte er på farten, arbejder hjemme eller rejser rundt mellem forskellige geografiske lokationer.
Statistik og tracking
Med en god UCaaS løsning kan I indsamle og analysere statistikker fra jeres kommunikation, så I fx kan se, hvor mange kunder, der benytter jeres chat sammenlignet med telefonopkald, hvilken kommunikationskanal, der fører til flest lukkede handler, eller mere basale ting som gennemsnitlige svartider, nuværende serviceniveau og meget mere.
I kan også følge med i, hvor mange af medarbejderne, der bruger kommunikationsværktøjerne, I stiller til rådighed, og på den måde få indblik i, om strukturen i deres digitale arbejdsplads giver mening, om der skal udvikles læringsmateriale eller andet for at hjælpe brugerne.
Mange ser UCaaS som fundamentet for deres digitale arbejdsplads. I kan udnytte fordele, som i gamle dage havde krævet et langt større set-up af infrastruktur og support, uden at I behøver investere i hverken servere, ekstra plads eller flere medarbejdere. Og med løbende tracking og statistikker tilgængelige kan I træffe beslutninger og placerer ressourcer på et databaseret grundlag.
UCaaS reducerer omkostninger
En af de primære grunde til at vælge UCaaS er de meget store besparelser, I kan opnå. Forklaringen er enkel: det kræver nemlig mange ansatte og ressourcer at drive et klassisk setup baseret på lokalt hardware, herunder løbende investering og servicering af servere, plads, køling, vedligeholdelse m.v.
Når man dertil lægger de ekstra kræfter, det kræver at drive et traditionelt setup, bliver det hurtigt ekstremt omkostningstungt. Mange virksomheder forsøger at reducere omkostningerne ved at gøre det til endnu et ansvarsområde under IT-afdelingen - men det kan gøre det svært for IT-afdelingen at yde den nødvendige support til drift af kerneforretningen, hvis de også skal fokuserer på at spare kroner på de tjenester de supporterer. Typisk betyder det, at IT må ansætte flere folk til at udføre de nødvendige opgaver og ydelser, for at driften kan holdes kørende – hvilket naturligvis endnu engang hæver omkostningerne.
Det er nemt at se, hvordan udgifterne kan løbe løbsk, når man har prøvet at implementere en klassisk løsning. UCaaS fjerner usikkerhederne i hele implementeringsprocessen. I stedet for fluktuerende udgifter og en opjustering af antallet af ansatte, udstyr og andre udgifter, får I med en licensbaseret UCaaS-løsning blot en enkelt månedlig faktura for samtlige elementer i løsningen. Og I betaler kun for det faktuelle antal licenser, I ender med at have på løsningen, når I er live. Det giver jer en forudsigelighed, som sikrer langt bedre overblik og kontrol over jeres omkostninger. Så UCaaS frigiver fysisk plads, personaletimer og andre vigtige ressourcer, som I kan bruge til at forbedre, udvide eller tilføje indtægtsgivende aktiviteter andre steder i jeres forretning.
At drive en effektiv digital arbejdsplads
Så hvordan driver man den digitale arbejdsplads? For de fleste virksomheder vil Unified Communications as a Service være et afgørende element på vejen mod en effektiv og digital virksomhed.
UCaaS gør det muligt at forbinde de forskellige kanaler og værktøjer, I arbejder med, så hver en del kan bidrage til det samlede billede – samtidig med at I kan nyde godt af muligheder for strømlining og automatisering af processer, øget produktivitet og færre fejl.
Den rigtige UCaaS-udbyder kan hjælpe jer med at lægge en strategi for jeres digitale kommunikations-setup helt fra grunden af, så I kan få et system og en platform, der kan vokse i takt med jeres forretning.
Hvis I allerede har en række veletablerede elementer i jeres digitale arbejdsplads, kan UCaaS-leverandøren sørge for en løsning, der kan binde jeres værktøjer og applikationer sammen, så I kan maksimere udbyttet. Ligesom I kan få hjælp til at forenkle og holde udgifterne nede og til at sikre, at alt er korrekt sat op til tiden og indenfor budgettet.
En vigtig pointe her er, at en digital arbejdsplads skal drives løbende og kræver nytænkning og kreativitet. Det er ikke en strategi blot at investere i digitale værktøjer til alle. Tilføjelsen af digitalt udstyr uden strategi for, hvordan det skal fungere, og hvad I forventer af udbytte, kan faktisk have den modsatte effekt, hvor omkostningerne bliver højere, mens medarbejderne risikerer at holde op med at tage dem til sig.
Jeres digitale virksomhed
Som du nok kan forstå, så har I uden tvivl allerede en digital side af jeres forretning. Spørgsmålet er, om I har en strategi for, hvordan I får mest muligt ud af den? At arbejde digitalt - og med et klart mål for øje - kan forbedre, styrke og endda bringe helt nye måder at drive forretning på. UCaaS er for rigtig mange virksomheder et helt afgørende element på vejen til, at opnå en produktiv digital arbejdsplads. Hvis I mangler en plan for jeres digitale setup, så kunne UCaaS være et rigtig godt sted at starte.
