I en optimal växeltjänst behöver ingen någonsin vänta i en telefonkö. Man kommer alltid fram till rätt person, får sitt ärende löst på nolltid och är supernöjd direkt när man lägger på igen. Det här är så klart svårt att åstadkomma varje gång, men det finns några saker att tänka på som kan göra er växeltjänst ännu mer kundvänlig!
En traditionell, fast växel kräver mycket resurser
En fysisk växel med server är dyr att köpa in, men då det tidigare var den enda lösningen är det många företag som fortfarande använder dessa då samtliga telefoner i verksamheten är inkopplade. Om företaget växer mycket kan kapaciteten dock bli begränsad; räcker inte antalet växlar till kan man behöva köpa ytterligare en växel. Dessutom förutsätter det att man måste ha plats för den fysiska servern.
6 fördelar med molnbaserade växlar
På dagens arbetsmarknad är det svårare än tidigare att veta om man kommer att behöva skala upp eller ner. Därför väljer de flesta att hyra en molntjänst idag. Molnbaserade växlar kommer med en rad fördelar som exempelvis:
- Det är enkelt att skala upp och ner vilket ger dig en annan flexibilitet.
- Du betalar för antalet användare och undviker därmed onödiga kostnader.
- Den är inte platsberoende vilket gör att du inte är beroende av en geografisk plats.
- Alla funktioner går att utföra i appen oberoende av om personalen befinner sig på kontoret, tunnelbanan eller i hemmet.
- Det krävs ingen personal för att administrera och underhålla den fysiska servern.
- Appen ser likadan ut för alla användare vilket gör den enkel att använda för alla inom företaget, oavsett position och avdelning.
Så ser den optimala växeltjänsten ut för medarbetarna
Den bästa växeln är en oberoende växel. Det vill säga; det ska inte spela någon roll var administratörer eller användare sitter – växeln ska alltid gå att nå. En optimalt fungerande växel tvingar dig inte att jobba på ett visst sätt, utan du ska kunna göra det du vill i både din telefon och dator. Vissa vill arbeta i sin mobil, andra sitta med headset vid datorn. Om personalen kan svara var de än befinner sig och inte bara vid sitt skrivbord kommer ni dessutom att kunna minimera väntetiden.
Eftersom att en molnbaserad växeltjänst styrs och hanteras i en app måste den vara så pass enkel att använda att ingen utbildning eller manual krävs. Oavsett IT-kunskaper ska alla inom företaget kunna hantera växeln. De anställda ska bara kunna få ett användarnamn och lösenord, logga in och helst förstå såväl användargränssnitt som funktioner direkt.
En annan viktig del som nästan bara molnbaserade tjänster erbjuder idag är att ni kan integrera er växel med ert CRM. Då måste kunderna inte uppge några uppgifter, utan supporten kan direkt fokusera på att börja lösa kundens problem, vilket gör att kunderna känner sig sedda och upplever att deras ärende hanteras snabbare. Här kan du läsa mer om fördelarna med att integrera växeln med övriga företagssystem.
Så ger en bra växeltjänst nöjdare kunder
Tjänsten måste självklart även fungera på dina kunders villkor. De ska kunna ringa in och antingen direkt komma fram eller meddelas om hur och när de kan få hjälp. Om det inte finns någon som kan ta emot samtalet just då är det schysstaste mot såväl dina medarbetare som kunder om ett talsvarsmeddelande meddelar vad som gäller. Är en anställd på semester är det bättre att kunden får veta det direkt för att slippa behöva ringa innan personen är tillbaka på jobbet igen.
Tips! Använd sunt förnuft. Om ni kan hålla nere på antalet knappval så att det inte tar så lång tid att kopplas fram – gör det. Det är ett jättebra sätt för att ta reda på vad ärendet gäller och vem som bör ta hand om samtalet, men ni måste tänka på den som ringer in också. Tre frågor är helt okej, men sju frågor och sedan tre följdfrågor kan göra vem som helst irriterad.
För att säkerställa att din växel sedan också levererar som den ska har vi skrivit ett blogginlägg som tar upp tre viktiga KPI:er som du bör mäta i din växel. Har du fler frågor om växeltjänster i molnet hör av dig till oss så berättar vi gärna mer om oss och våra tjänster!
