Att hålla sig ajour med regleringar kan vara utmanande, särskilt inom komplexa industrier som finanssektorn. Regleringar såsom MiFID II och den kommande MiFID III innebär att regelefterlevnad är viktigare än någonsin. De olika MiFID-regleringarna hänvisar till telefonins roll, plus specifika krav på hur telefonsamtal ska göras, spelas in och lagras.
Här berättar vi hur du kan jobba för att se till att ditt företag följer MiFID-regleringarnas telefonikrav, och hur du förenklar processen.
Om MiFID:
MiFID II, som trädde i kraft 2018, är en stor uppgradering från MiFID I. Det är till för att adressera svagheter på finansmarknaderna och hålla jämna steg med ny teknik. Regleringarna täcker många aspekter av investeringstjänster, som handel och hur information hanteras. Tanken är att öka transparens, skydda investerare och hålla marknaden rättvis.
MiFID III (som beräknas komma 2025/2026) går längre och inkluderar bland annat detaljhandelskunder.
Områden som påverkas:
- Investerarskydd: Se till att skydda personer som investerar så att de inte ska utnyttjas eller utsättas för onödiga risker.
- Transparens: MiFID II syftar till att öka transparensen på finansmarknaderna genom att införa krav på publicering av handelsdata, användning av handelsplatser och rapportering av transaktioner till tillsynsmyndigheter.
- Marknadsintegritet: MiFID II inkluderar åtgärder för att förhindra marknadsmissbruk och förbättra integriteten på finansmarknaderna. Detta inkluderar strängare regler för övervakning och rapportering av misstänkta transaktioner, förbättrad tillsyn över algoritmisk handel och införande av positionslimiter för råvaruderivat.
MiFID II och telefoni
MiFID II kräver inspelning av alla telefon- och elektroniska kommunikationer relaterade till aktiviteter som syftar till att slutföra transaktioner eller tillhandahålla kundordertjänster, även om de inte leder till faktiska transaktioner. Detta inkluderar mobila samtal, vilket betonar behovet av ett omfattande inspelningsupplägg.
Det finns tre primära skäl bakom detta inspelningskrav:
- Tvistlösning: Inspelade bevis hjälper till att lösa tvister mellan företag och kunder.
- Tillsyn över uppförandekoder: Tillsynsorgan inom företag gynnas av inspelade kommunikationer för att säkerställa efterlevnad av uppförandekoder.
- Förebyggande: Inspelningarna förbättrar upptäcktsförmågan, agerar som en avskräckande effekt mot marknadsmissbruk.
I enighet med MiFID II måste investeringsföretag vidta rimliga åtgärder för att spela in relevanta kommunikationer på utrustning från företaget. Denna skyldighet sträcker sig till att förhindra att anställda använder personliga, icke-inspelningsbara enheter för sådana kommunikationer.
Viktigt är att direktivets betoning på inspelning av mobiltelefoner inte är nytt; det härstammar från 2010. Även om kostnaden för att spela in mobiltelefoner har minskat, upprätthåller MiFID II kravet.
För att skydda sig rekommenderas företag att tillhandahålla mobiltelefoner till berörda anställda, vilket säkerställer kontroll, översyn och policy-efterlevnad. Direktivets omfattande natur kräver inspelning av alla relevanta kommunikationer, vilket betonar en helhetsinriktad inställning till efterlevnad.
MiFID-regleringarna ställer också specifika krav på hur telefonsamtal ska spelas in och hur dessa inspelningar ska lagras. Till exempel:
- Spela in alla samtal som kan resultera i transaktioner.
- Informera kunder om att samtalet spelas in.
- Lagra alla inspelningar i minst fem år.
- Snabbt och enkelt hämta alla kommunikationer relaterade till en specifik transaktion eller under en given tid.
Det finns också tekniska krav på hur systemen ska konfigureras, vilket kräver att inspelningar startas automatiskt snarare än att förlita sig på manuell aktivering och specificera den tillåtna tiden för dataöverföring och hämtning.
Så kan ni förenkla processen för MiFID-efterlevnad:
Alla dessa regleringar kan vara överväldigande, men det är möjligt att förenkla och effektivisera processen. Vi rekommenderar att använda en lösning med inbyggd samtalsinspelning för att undvika eventuella förseningar eller manuella processer. Dessutom kan dedikerade plattformar för efterlevnad användas för att säkerställa att dessa inspelningar överförs och lagras korrekt.
Det mest effektiva sättet att säkerställa efterlevnad är att använda integrerade system istället för att försöka hantera flera olika plattformar som inte kommunicerar
med varandra.
Telavox MiFID-paket
Telavox MiFID-paket är utformat för att möta krav från banker, finansiella rådgivare, börsmäklare, handlare, hedgefonder och försäkringsbolag. Specifikt förenklar det hantering av inspelningar, möjliggör tidig rapportering och etablerar ett robust datasystem.
Inbyggd inspelning och integrerad lagring
Med Telavox funktion för samtalsinspelning kan du spela in samtal per automatik, vilket förenklar din tech-stack. Dessa inspelningar kan integreras direkt med Touchs arkiveringsplattform, vilket gör att din efterlevnadsprocess så mycket enklare.
Spår och tidigare data:
En viktig aspekt av MiFID som många företag kämpar med är att komma åt tidigare kommunikation. Telavox integration innebär att du enkelt kommer åt tidigare data för tvistlösning, spår, inspektioner, dokumentation, övervakning och meddelanden.
Hur kan Telavox hjälpa till med MiFID-efterlevnad?
1. Sömlös, automatisk inbyggd samtalsinspelning för relevanta kommunikationer.
2. Omfattande efterlevnadsförvaltning med vår partner Touch Call Recording, som specialiserar sig på arkivering och övervakning, kommer att säkerställa kontinuerlig efterlevnad av MiFID-regleringarna.
3. Säker och strömlinjeformad integration av BankID före eller under telefonsamtal för att säkerställa tvåfaktorsautentisering (2FA), vilket förbättrar identitetsverifiering i finansiella transaktioner.
4. Framtidssäker lösning och en helhetslösning för arkivering och revisionsloggar krav på dina samtal.
Sammanfattning:
MiFID-regleringar kräver att företag förstår telefonins roll i kundinteraktioner. Krav på inspelning av samtal och lagring samt hantering av dessa kan verka komplexa. Genom att använda inbyggd samtalsinspelning och kombinera detta med dedikerade lagringsplattformar och identitetsverifiering, har du byggstenarna för en kraftfull men enkel efterlevnadsprocess.
Observera att texten ovan inte är legal rådgivning utan en beskrivning av Telavox och dess samarbetspartners produkterbjudande.
