Missade samtal och otydliga kontaktuppgifter – ineffektiv kommunikation är inte bra för ett växande företag. Här ger vi våra bästa råd för att välja rätt telefoni till företaget.
Tre tips till det sprillans nya bolaget
Affärsplanen är spikad och bolaget registrerat. Grattis! Att göra-listan är snart avklarad och sist på agendan är telefonin. Du tänker kanske, “jag har min privata mobil, den räcker gott”. Helt rätt, till en början funkar den gamla mobilen, men tänk på detta:
1. Skaffa ett telefonnummer till företaget
Ett telefonnummer till företaget är lika självklart som en mejladress. Att nå bolaget måste vara enkelt och det är mycket proffsigare att skylta med ett företagsnummer på hemsidan och i sociala medier än ett mobilnummer. Numret kan vara lokalt eller nationellt, beroende på vad som passar just ditt företag bäst.
Telefonnumret till företaget kopplas till din privata mobil och du behöver inte byta eller skaffa en ny telefon.
Läs mer: 3 måsten för dig som funderar på företagstelefoni
2. Spela in ett trevligt välkomstmeddelande
Ett stort företag kan verka oseriöst om välkomstmeddelandet kunder möts av när de ringer är brusigt, opersonligt eller har fel information. Omvänt kan ett litet företag verka stort och proffsigt med ett genomtänkt och trevligt meddelande. Se därför till att välkomstmeddelandet håller hög nivå och är uppdaterat.
I Telavox är det superlätt att spela in ett meddelande. Vi kan även guida dig på vägen mot ett proffsigt meddelande som får kunderna att vilja ringa tillbaka. Läs hur du spelar in ett proffsigt välkomstmeddelande.
3. Spika telefontider – för din och kundens skull
Här gäller tydlighet men också ärlighet. Många startups vill inte begränsa sig utan säger sig alltid ha telefontid och det är ju bra – om du faktiskt har det. Annars binder du ris åt egen rygg. Du ger ett oseriöst intryck, tappar anseende och dina medarbetare blir stressade. Och när någon ringer en söndagskväll är det ändå ingen som svarar.
Bättre att vara tydlig och begränsa tiderna, så ringer kunden glatt på måndag förmiddag istället.
Tre tips till bolaget som är på väg att växa upp
Du har varit igång ett tag och behovet att införa en mer avancerad telefonilösning har blivit nödvändigt. Läs dessa tips innan du tar in telefoni i företaget:
1. Ställ höga krav på din operatör
Skillnaden mellan olika operatörer krymper. Trenden vittnar om kortare bindningstider och större surfpaket. När du väljer operatör bör du fråga vad du får av leverantören utöver telefoni och surf. Kan mobilerna integreras med varandra? Kopplas samtal mellan kollegor utan extra kostnad? Får man en notis i appen när en kollega i möte blir tillgänglig? Är appen enkel och evergreen?
Kort och gott: välj den operatör som ger mest "bang for the buck".
Läs mer: Telefonväxel för litet företag: Så väljer du rätt leverantör
2. Knappval slussar kunden rätt
Du och dina kollegor har säkert olika roller och ansvarsområden. Med knappval slussas kunden till rätt person och får snabbt svar på sina frågor, vare sig de vill snacka med en försäljare för att få en rundtur i appen eller har en fråga till support-avdelningen.
Läs mer: Så minskar IVR era kostnader
3. Ringer ni mycket? Då är det dags för en softphone
Du kan så klart välja att vara helt mobil i bolaget. Men om du har ett företag med personal som ringer mycket, exempelvis sälj eller mycket kundsupport, kan en softphone vara på sin plats.
Softphonen förvandlar din dator till det optimala redskapet. Med den, plus ett headset, tar du samtal på löpande band och slipper slå telefonnumret manuellt när du ringer ut. Softphonen kan kopplas ihop med företagets växel och CRM-system och du får viktig information om den som ringer redan innan luren lyfts.
Så använder våra kunder Telavox Free
Mimbly synar vattenkonsumtionen i sömmarna och tar fram hållbara lösningar som passar alla.
"Just nu kopplar vi företagsnumret som vi får med Telavox Free till min mobil, eftersom det är jag som håller kontakten utåt. Det är jätteskönt att slippa ge ut mitt privata mobilnummer och jag behöver inte gå runt med två telefoner", säger företagets VD, Isabella Palmgren.
Espen Kopperud driver glasögonbutiken Frank Walton. Med Telavox Free underlättar de kundupplevelsen markant:
"Det är väldigt bra att få ett gratis telefonnummer till företaget. Kunder kan överföras till rätt butik genom ett enkelt menyval. Jag behöver inte ta emot alla samtal eller vidarebefordra och vi kan ha ett och samma nummer till alla butiker."
Orbital Systems har kallats "Tesla för duschar" av Forbes. Företaget tar fram cirkulära duschar, inspirerade av rymdteknik från NASA. Grundaren Mehrdad Mahdjoubi får en enklare arbetsdag tack vare Telavox:
"Mina samtal kopplas till min assistent om jag inte svarar, där finns även en väldigt användbar dial in-funktion för konferenssamtal och det är enkelt att vidarekoppla samtal inom organisationen. Det är också smidigt att man får notifikationer både via mobilen samt via mejl om någon lämnar ett meddelande."
Alexander Sandnes är grundare av Drönarakademin. Han såg tidigt att det fanns ett behov att utbilda drönarpiloter. För dem gör Telavox det lättare att skilja på jobb och privatliv:
"När kunder ringer oss på vårt företagsnummer möts de av en välkomsthälsning och kopplas sedan vidare till mig och mina kollegor via molnväxeln. Vi har ställt in fasta öppettider så att kunder når oss inom förutbestämda tidsramar. Jag slipper alltså bli uppringd på grund av jobb när jag är ledig på kvällen. Dessutom gör appen det lätt att få en översikt och se vem som ringt oss på vårt företagsnummer. Jag ser hela samtalshistoriken och kan enkelt följa upp."
Gratis telefonnummer och gratis växel
Med Telavox Free erbjuder vi företagare, med cirka 1-10 anställda en gratis telefonilösning med nummer och växel. Du kan välja bland hundratals telefonnummer till ditt företag och du behöver inte längre ge ut ditt privata nummer. Med hjälp av växelfunktionen kan alla på företaget svara på inkommande samtal och det tutar aldrig upptaget.
