En softphone är ett program som gör att du kan använda datorn som en telefon. En softphone i datorn fungerar precis som en vanlig telefon – du kan slå in telefonnummer, ringa utgående samtal, ta emot samtal och koppla samtal precis som vanligt (fast direkt via datorn).
En softphone har samma funktioner som en vanlig telefon (oftast fler!) och underlättar både den interna kommunikationen och servicen till kunder. Det är en smart lösning för dig som arbetar vid datorn och samtidigt pratar mycket i telefon.
Merparten av dagens verksamheter har tagit steget från fasta telefoner till IP-telefoni. Men många företag använder sig fortfarande av fysiska telefoner för samtal från kontoret. Det kan vara svårt att bryta gamla vanor, men vanan att svara på en gammal telefon istället för din dator är en som borde ändras.
Det finns flera fördelar med att överge utdaterade, fysiska telefoner och välja en softphone istället. Med en sådan kan du dra nytta av funktioner som drastiskt förbättrar ditt företags kundservice och kommunikation.
Vad är en softphone?
En softphone är en mjukvara, alltså ett program du installerar på datorn eller surfplattan och som låter dig använda enheten på samma sätt som vilken telefon som helst.
När du loggar in i din softphone via Telavox möts du av ett enkelt användargränssnitt där du bland annat ser status på alla dina kollegor, kan slå in telefonnummer, ringa, koppla samtal och svara på inkommande samtal utifrån. Enda skillnaden är att samtalen går över internet istället för det vanliga telefonnätet.
Hur använder man en softphone?
Med en softphone använder du datorn för att göra allt det du vanligtvis skulle göra med din smartphone. En softphone används oftast tillsammans med VoIP/IP-telefoni – ett sätt att ringa över internet.
För att kunna ha en softphone behöver företaget alltså en VoIP-leverantör, en tjänst som kan bära själva samtalen över nätet. Men det enda den som använder softphonen behöver är internet – och ett headset!
Läs mer: VoIP och SIP – vad är skillnaden?
Vilka fördelar finns med en softphone?
Det finns många fördelar med att använda en softphone för företag:
1. Det är billigt
En softphone kräver inte en massa dyr hårdvara som en fast växel gör, eller ens att varje medarbetare har en egen smartphone. Fysiska telefoner är kostsamma att köpa, installera och underhålla. Det finns helt enkelt ingen anledning att ha en fysisk telefon när du har IP-telefoni.
Softphones är baserade på mjukvara och körs på din dator. Det innebär att de är mycket kraftfullare än en fysisk telefon. Med en softphone får du kontinuerliga uppdateringar och en mängd funktioner utan extra kostnad. Det är en enkel, kostnadseffektiv och pålitlig lösning.
2. Ni samlar er kommunikation
Att använda en softphone innebär att dina företagskontakter bara behöver komma ihåg och ringa ett nummer. På så sätt blir det enklare att nå dig var du än är och minskar hinder i kommunikationen.
En softphone är lika mycket ett verktyg för dina kunder som för dig. Dina kunder förtjänar snabba och pålitliga svar, och du förtjänar en lättanvändlig lösning. IP-telefoni sparar tid och ökar kundnöjdheten.
3. Det går snabbt att komma igång
Du behöver bara installera programmet, logga in och plugga in headsetet – sen kan du börja använda datorn som telefon direkt.
4. Det är lätt att uppgradera
Eftersom en softphone är en mjukvara är den lätt att uppdatera så du har alltid den senaste versionen av telefonen i datorn.
5. Det funkar smidigt ihop med andra system
Med en softphone kan du enkelt integrera er växel med till exempel ett CRM-verktyg och snabbt se information om den som ringer.
6. Det kopplar ihop dina anställda, var de än är
Med softphones blir det mycket enklare för dina kollegor på språng att förbli uppkopplade. De kan kommunicera med sina kollegor och kunder genom att använda samma telefonnummer som om de var på kontoret. Det bidrar till sömlös kommunikation och en en bättre kundupplevelse.
En softphone har en mängd funktioner samlade på en plats. Du får en svårslagen överblick över dina kollegor, kan kontakta dem med lätthet och får reda på när dina medarbetare är tillgängliga (eller ej). Det gör det möjligt för dig att vägleda dina kunder och besvara deras frågor snabbare.
Med en softphone får du detta och mycket mer utan att behöva släppa datorn eller jaga folk på kontoret.
7. Softphonen i Telavox har massor av bra funktioner
Chatt, sms, konferenssamtal, vidarehänvisning, samtalsinspelning, kontaktlistor och videosamtal – detta är bara några av alla smarta funktionerna i Telavox.
Ett verktyg likt de statistiska rapporterna gör det möjligt för dig att planera bemanningen av växeln. Med en smart bemanning av växeln får dina agenter en bättre arbetssituation – de slipper bli stressade av att de har hundratals samtal som väntar. På så sätt kan du se till att dina kunder får snabba och professionella svar.
8. Det är miljövänligt
Det finns även miljövinster med att välja softphones framför fysiska telefoner. Elektronikavfall är ett växande problem: giftiga material, skador på atmosfären och vattenförorening är bara några av effekterna. Över 150 miljoner telefoner slängs årligen, men endast 12,5 procent av det elektronikavfallet återvinns.
Därför finns det ingen anledning att bidra till nedskräpningen av vår planet genom att skaffa onödiga plastprylar. Din dator gör jobbet och gör det bättre på alla sätt och vis. Softphones är därför det smarta valet – både för ditt företag och för planeten!
En softphone är en allt-i-ett-lösning för företagets kommunikation, helt enkelt!
