Stockholms Stadsmission är en politiskt obunden ideell organisation med anor ända från 1800-talet. De flesta känner till deras viktiga verksamhet för att hjälpa personer och familjer i hemlöshet och fattigdom. Men organisationen har i själva verket sammanlagt ett 20-tal olika stödfunktioner.

Organisationen har utspridda verksamheter i hela Stockholm som bland annat består av dagverksamhet, arbetsträning och yrkesutbildningar. De har även secondhand-butiker och ansvarar för sex gymnasieskolor.

Lotta Cahn, telefoniförvaltare på Stockholms Stadsmission.

Stora verksamheter kräver flexibla lösningar

Med 1800 anställda och volontärer som dessutom arbetar åt en mängd olika verksamheter inom organisationen kräver en flexibel och användarvänlig telefonilösning.

“När man håller i många utspridda verksamheter gäller det att ha en telefonilösning som fungerar smärtfritt. Vår förra leverantör levde inte upp till förväntningarna. Vi fick felaktiga fakturor, problem med administration och brist på flexibilitet. Det gick inte ens att göra en enkel åtgärd som att ställa in knappvalen i en annan ordning”, säger Lotta Cahn, telefoniförvaltare på Stockholms Stadsmission.

Ett mer prisvärt val

Stockholms Stadsmission bytte till Telavox 2016. Förutom att minska kostnaderna ville man framförallt kunna göra mer på egen hand.

“Telavox är mer prisvärt, den förra lösningen var orimligt dyr. Innan var vi alltid tvungna att kontakta leverantören vid minsta ändring eller när det uppstod fel. Nu kan vi göra mycket själva och det sparar massor av tid. Vi har även möjlighet att anpassa telefonin både på individ- och verksamhetsnivå. Förut var det samma tekniska förutsättningar för alla och det fungerade inte särskilt bra”, säger Lotta.

I dag tycker Lotta det är mycket lättare att tillgodose sin stora organisations olika önskemål.

“Det är smidigt att bygga upp växeln på egen hand och hänvisa telefonen. Och om någon vill ha en röstbrevlåda efter stängning fixar man snabbt det. Jag kan skapa olika kösystem beroende på verksamhet när folk ringer in. Inget av detta kunde jag göra tidigare. Vi hade till exempel bara en statisk växel och ett gruppnummer”, säger Lotta.

Alla tycker det är enkelt att använda Telavox

Lotta är mycket nöjd med användarvänligheten och intygar att hennes kollegor i kundtjänst som dagligen arbetar i administrations-vyn håller med. De använder Operator, verktyget för den professionella telefonisten. Användaren kan med hjälp av Operator övervaka och styra samtal i växeln på ett enkelt och överskådligt sätt. Med kundanpassade sökfält och AD-synk förenklas det vardagen för många som sitter i kundtjänst.

“Till och med min kollega som beskriver sig som den mest otekniska i världen tycker det är enkelt att använda Telavox. Det är ett gott betyg”, säger Lotta.

Unga Station Järva har flyttat sin verksamhet utomhus under Covid-19. Sara Fargerström packar matkassar som ska hem till familjer i Järva. Foto: Anna Z Ek.

Även övriga medarbetare på Stockholm Stadsmission verkar nöjda. De använder Telavox-appen flitigt.

Lotta har även gjort en komma-igång-guide som stöd och skapat en telefonsida på intranätet med de vanligaste frågorna. Där postar hon även regelbundet tips.

“Jag får mycket sällan frågor gällande hur appen fungerar. Det ser jag som ett gott tecken och att adminstrationen är intuitiv och lätt att använda. Vi får in färre interna samtal via vår huvudväxel och jag tror det beror på att man lättare hittar sina kollegor via appen. Detta gäller även kunderna som via knappvalen hamnar rätt direkt.”

Onboardingen gick smidigt enligt Lotta och en Project Manager från Telavox var på plats och hjälpte till under processen.

“Vi hade förberett med extra telefoner om något skulle gå fel men de behövdes inte användas. Sen förberedde vi allt väldigt noga med tidig information till de anställda. Alla hade fått sina sim-kort så de kunde köra igång direkt.”

“Min kontakt på Telavox känns som en kollega”

Överlag är den personliga servicen och relationen till deras personliga Project Manager något Lotta uppskattar väldigt mycket.

“Det är ovanligt att ett företag satsar så mycket på den personliga servicen. Min kontakt på Telavox heter Henrik och han har vid det här laget så mycket kunskap om Stockholms Stadsmission att han känns som en kollega. Det är tryggt att veta att han svarar snabbt och förstår mina problem direkt. Man utvecklar en helt annan typ av dialog när man får hjälp av samma person hela tiden. Om jag har en idé får jag gehör av Henrik och han kan hjälpa mig att utveckla den och komma med egna infallsvinklar.”

“Stadsmissionen är en rolig och trevlig kund att arbeta med. De har en viktig roll i samhället och är duktiga och innovativa. Ett par av deras verksamheter som arbetar med socialt umgänge för lite ensamma människor började använda vår telefonkonferens för att kunna fortsätta sina verksamheter även nu under coronatider. Värmer i hjärtat när de hittar nya vägar att använda våra tjänster.”

– Henrik Svedberg, Project Manager på Telavox.