Samtalsinspelning för företag: hur funkar det?

De flesta företag har nytta av att kunna spela in telefonsamtal, och i vissa branscher råder till och med lagkrav på samtalsinspelning. 

Med samtalsinspelning slipper du föra anteckningar och kan fokusera på den du pratar med. Om oklarheter uppstår i efterhand är det enkelt att gå tillbaka och undersöka vad som faktiskt sagts. 

Vem har nytta av samtalsinspelning?

Inspelade samtal kan underlätta för många i jobbet – vid kontakt med kunder, i interna möten eller intervjuer. I vissa branscher finns det till och med lagkrav på samtalsinspelning, för att skydda alla parter. Finansbranschen är en av de sektorer där vissa samtal enligt lag måste spelas in och lagras.

Även andra yrkesgrupper, såsom journalister, egenföretagare och utbildare, använder tjänsten flitigt – som ett bekvämt sätt att komma ihåg vad som sagts i affärsuppgörelser och förhandlingar. Och inte minst kundservice och support har nytta av samtalsinspelning för att kunna mäta kundnöjdhet.

Hur fungerar inspelning av samtal?

För att spela in samtal behöver du först och främst en softphone eller annan mjukvara som stödjer funktionen för samtalsinspelning. Idag finns det många leverantörer som erbjuder samtalsinspelning som en tilläggstjänst eller inkluderad funktion inom sin IP-telefoni – vilket gör det enkelt att spela in både ingående och utgående samtal till fasta eller mobila nummer.

Vilka regler finns det kring att spela in samtal?

För vissa branscher och företag är samtalsinspelning en nödvändighet – och för andra mest en bekvämlighet. Men rättigheten att spela in samtal är inte en självklarhet, inte ens för företag. I flera länder är det nämligen olagligt med samtalsinspelning utan alla parters samtycke. I Sverige är huvudregeln att du får spela in samtal som du själv deltar i – vilket gäller alla typer av samtal. Tänk dock på att personen eller personerna du pratar med bör veta om att du spelar in samtalet. Alla personuppgifter som lagras måste även hanteras och behandlas korrekt enligt GDPR.

Så funkar det att spela in telefonsamtal i Flow

Med tjänsten “Inspelade samtal” i Flow kan du spela in alla eller vissa av dina samtal via både mobil och fast telefon. Samtalen sparas i Flow och du kommer åt ljudfilerna direkt. Samtalsinspelning i Flow är ett tillförlitligt och spårbart verktyg där du snabbt kan säkerställa exakt vad den du talade med bad om. Möjligheten att gå tillbaka till ett konferenssamtal eller exempelvis upprepa ett kundmöte gör att alla har nytta av tjänsten. Oavsett när och hur du har behov av att spela in samtal är det en pålitlig funktion som hjälper dig att hålla stenkoll på kommunikationen.

Säker lagring av inspelade samtal

När du spelar in samtal sparas de automatiskt i 2 år, och det är enkelt att söka bland inspelningarna efter just det specifika samtal du är ute efter. I Flow är det enbart behörig personal som har tillgång till inspelade samtal, och ingen obehörig har möjlighet att komma åt informationen som lagras. 

Telavox är med denna tjänst en ledande aktör i Norden när det kommer till de nya krav på mobil samtalsinspelning som trädde i kraft i januari 2017, i enlighet med MiFID II.

blog-demo-cta