Idag tar nästan alla med sig sin företagsmobil utomlands – oavsett om man ska på en tvådagars affärsresa till Österrike eller tre veckors semester till Thailand. Men har ni inte koll på mobilerna kan det i värsta fall vänta en saftig faktura efteråt! Här ger vi tips på hur du kan styra användningen av företagsmobilerna, och varför ni behöver vara lite extra uppmärksamma på samtals- och surfkostnaderna.
För tio år sen var det en betydligt större utmaning att obekymrat kunna använda företagsmobilen utomlands än vad det är idag. År 2017 kom roaming-regleringen som innebär att du kan resa var som helst inom EU, och ringa och surfa för samma pris som i Sverige.
Befinner du dig i Tyskland på affärsresa är det lika lätt att snacka med kollegorna i München som att ringa hem till Malmö. Idag är det alltså inga problem med att ta med företagsmobilen utomlands – så länge du stannar inom EU. I andra länder är det dock viktigt att vara uppmärksam på vad som gäller!
Varierande priser från land till land
Det finns länder utanför EU som har regler och operatörer som skiljer sig avsevärt från de vi är vana vid. I vissa fall kan det vara extremt dyrt att överhuvudtaget använda sin telefon, oavsett om du ringer, tar emot samtal eller surfar. I Ryssland, till exempel, är det inte ovanligt att det kostar dig tiotals kronor bara för att svara på ett samtal. Därför är det nödvändigt att ha koll på vilka priser och andra riktlinjer som gäller i just det landet du reser till – det kan bli betydligt dyrare än du anar!
Bättre mottagning utomlands än hemma
Även om telefonkostnaderna utanför EU varierar är det oftast helt okomplicerat att surfa och ringa. Täckningen är oftast toppen, och ljudet likaså. I många fall är det dessutom så att du får bättre mottagning när du kommer in i ett nytt land – eftersom alla landets olika operatörer slåss om dig!
Att få såväl turister och affärsresande att utnyttja just deras nät är viktigt – vilket gör att de jobbar aktivt för att fånga upp dina samtal och din surf. Det innebär att du ofta har snabbare och bättre uppkoppling när du reser till ett land utanför EU, än vad du har innanför gränserna.
Så kan ni få kontroll över företagsmobilerna utomlands
De flesta företag har en policy kring hur medarbetarna som ofta reser i tjänsten ska använda sina telefoner. I de bästa fall har man även en telefonileverantör som kan hjälpa till att reglera och kontrollera hur telefonen faktiskt används.
En vanlig riktlinje är att sätta en begränsning för utlandsdata – det vill säga, att personen bara kan surfa upp till en viss summa, säg 50 euro, och att det därefter tar stopp automatiskt. Om personen inte aktivt godkänner att kunna surfa vidare, eller köper till mer surf utöver avtalet, undviker man därmed att få en dyr överraskning när fakturan kommer.
Alltid gratis att ringa via wifi
Företag som använder en molnbaserad IP-lösning för telefoni har ytterligare en fördel som kan minimera höga kostnader, framför allt utanför EU. Genom att ha en policy som styr hur och när man ska använda sin telefon utomlands kan du reglera så att utgående samtal exempelvis bara får ske via internet och mobilappen – eftersom det då är helt gratis att ringa.
Lästips: Därför behöver ditt företag en telefonpolicy
Styr behörigheterna utomlands beroende på vem som reser
Som IT-chef eller ansvarig för telefonin i företaget är det viktigt att även reda ut vilka som faktiskt ska använda mobilen mycket utomlands i företaget, och vara tydlig med riktlinjerna här. Med en bra telefonilösning kan ni till och med styra varje användares mobilabonnemang separat och ge behörighet efter roll eller användningsområde. En medarbetare i supporten kanske inte ska kunna använda jobbmobilen på semestern i Sri Lanka, till exempel. Titta på era specifika användarmönster, och fundera ut vem som ska ha tillgång till vad.
Det kanske finns 5-10 anställda på hela företaget som reser mycket utanför EU i tjänsten – och kanske åker de oftast till samma region. Genom att analysera vilka länder som ni faktiskt besöker ofta kan ni utvärdera vilken lösning som bäst uppfyller medarbetarens behov, utan att för den sakens skull kosta skjortan. Ska en säljare vara placerad i Beijing i tre månader? Då krävs sannolikt en annan typ av mobillösning än om chefen ska på inköpsresa till London i en vecka!
Tips! En telefonpolicy är ett bra sätt att styra medarbetarnas telefonanvändning, både på kontoret och utomlands. Så här skriver du en bra telefonpolicy.
eSim är en lösning för återkommande resor
För kollegor som ofta reser till samma länder går det dessutom att kombinera det vanliga sim-kortet med ett elektroniskt sådant, som du alltid har i mobilen och kan koppla både på och av. Ofta finns det leverantörer som är duktiga på roaming i vissa länder, och där du därmed kan ringa och surfa till bättre priser än med er vanliga leverantör. Med ett e-sim hos en särskild operatör kan man alltså hålla nere kostnaderna utomlands, och samtidigt fortsätta använda företagets valda lösning på hemmaplan. Ett plus är att medarbetaren slipper pilla med att byta fysiska sim-kort varje gång!
Vill du veta hur ni på bästa sätt kan hjälpa medarbetarna att använda sina mobiler på rätt sätt – och arbeta smartare både internt och mot kunder? I vår guide "Så hanterar du mobilerna i företaget och undviker dyra abonnemang" ger vi dig våra bästa tips!
