En molnväxel är en mobil telefonväxel som är mycket mer än bara tekniken som kopplar företagets telefonsamtal. Med en molnbaserad växel får ditt företag en lösning för all kommunikation: från chatt och telefoni till konferenssamtal och video.
En molnväxel – mer än bara telefoni
En molnväxel eller virtuell telefonväxel är en modern växel som hanterar företagstelefoni. Den är som de äldre versionerna alltså inte fysiskt bunden till en fast växel men innehåller samtliga funktioner för telefoni som traditionella, fysiska växlar erbjuder, samt en mängd kraftfulla digitala kommunikationsverktyg, varav vissa endast är möjliga tack vare molnet.
Dagens molnbaserade växlar rymmer ett stort utbud kommunikationstjänster – från digitala röst- och videosamtal, konferensgrupper, sms, och röst- och videomeddelanden, till röstbrevlådor som transkriberar alla meddelanden till email, och mycket, mycket mer.
Hur funkar en molnväxel?
En molnbaserad växel bygger på mjukvara i molnet. Du kan ringa och ta emot samtal genom den hjälp av IP-telefoni (VoIP). Det funkar precis som om växeln fanns på plats på ditt kontor (men du slipper behöver bereda plats för en fysisk växel då).
Den största fördelen med en molnväxel är den väsentliga kvalitetsskillnaden hos själva tjänsten. Din växelleverantör kontrollerar, underhåller och uppdaterar tjänster kontinuerligt i molnet, vilket gör att du alltid har tillgång till den allra senaste teknologin och funktionerna.
Smarta funktioner i en molnbaserad växel
I en bra molnväxel ingår en rad smarta funktioner som gör arbetsdagen enklare och mer effektiv, och som förbättrar kommunikationen med kunder.
Några smarta funktioner i en molnväxel:
-
Status – ställ in profiler som gör att du alltid vet när dina kollegor är tillgängliga och de kan i sin tur se om du är på lunch eller på plats på kontoret exempelvis.
-
Röst- och videosamtal – ring kollegor eller styr upp en videokonferens med kunder.
-
Direktmeddelanden – stärker det interna samarbetet då ni enkelt och snabbt kan skriva till varandra internt.
-
Hänvisningar – Med händerna fulla på jobbet är det svårt att ha full koll på telefonen. När det är mycket att göra underlättar det enormt om någon annan kan ta samtal. Hänvisa därför enkelt vidare samtal och koppla personen som ringer vidare.
-
Knappval & talsvar (IVR) – För dig som driver hotell eller café är talsvar (IVR) bra för att ställa in olika smarta knappval. Genom att låta den som ringer välja mellan att trycka 1 för att boka bord eller 2 för boka hotellrum, sparar du och dina kunder tid och energi genom att gästerna enkelt når rätt person. Kom också ihåg att spela in ett trevligt välkomstmeddelande som spelas upp när alla linjer är upptagna och ingen kan svara.
-
Samtalsinspelning – En enormt värdefull funktion för en supportavdelning är samtalsinspelning. Ni spelar enkelt spela in alla samtal vilka sedan kan användas som dokumentation eller som träningsverktyg för nyanställda.
De 8 främsta fördelarna med en molnväxel
1. Skala enkelt upp och ner
Fysiska telefonväxlar är, per definition, begränsade. Hostade och lokala plattformar kräver att du investerar i hårdvara och fast infrastruktur i förhand. Det ger dig begränsad kapacitet, vilket gör det svårt att hantera tillfälliga toppar i efterfrågan. Det är även svårt att skala upp och skala ner antalet användare.
En molnbaserad växel bygger istället på mjukvara i molnet, där kapaciteten är praktiskt taget obegränsad. Din leverantör kan därför tillhandahålla tillräckligt med nätverkskapacitet för att det alltid ska finnas så att det räcker och blir över. En modern molnväxel med en licensbaserad affärsmodell gör att du snabbt kan minska dina utgifter om verksamheten behöver skära ner på antalet anställda. Dessutom slipper du kostnaderna för hårdvara som fysiska växlar medför.
2. Du sparar pengar
Den flexibla, skalbara molnväxeln gör att du enbart behöver betala för precis den kapacitet du behöver. Du kan enkelt skaffa och säga upp tjänster för anställda, och betalar gör du i form av licenser som enkelt kan avslutas, frysas eller flyttas mellan användare.
Förutom att du slipper mastiga klumpsummor för hårdvara eller infrastruktur, kommer du också sänka dina totala kostnader överlag. Molnbaserade leverantörer kan hålla priserna nere, eftersom de köper resurser i bulk till avsevärt lägre summor, och dessutom underhåller sina plattformar på ett mer kostnadseffektivt sätt.
3. Enkel att administrera och användarvänlig
En molnväxel anpassas enkelt efter just dina behov och då den är virtuell kan du ringa och ta emot samtal precis som om växeln fanns fysiskt på er arbetsplats – men utan att behöva sköta den själv. Eftersom en modern molnväxel är uppbyggd för självbetjäning har du full kontroll i alla lägen och kan nyttja statistik från telefonväxeln på bästa sätt.
4. Konstant uppdaterad mjukvara - ingen maintenance krävs av dig
Du kan luta dig tillbaka i vetskapen om att din mjukvara uppdateras kontinuerligt. Uppdateringarna dyker upp i ditt system automatiskt, och du har alltid tillgång till den nyaste och bästa versionen av mjukvaran.
5. Enkel att integrera med andra system som CRM
Med en molnväxel blir det också betydligt lättare att integrera dina växeltjänster med andra molnbaserade applikationer som du använder. Du kan till exempel koppla växeln till kalendern eller integrera IP-telefoni, CRM och kundtjänst med varandra. En molnväxel är helt enkelt en modern hub för kommunikation och samarbete, som ger ditt företag påtagliga konkurrensfördelar.
6. Det främjar internt samarbete och stärker produktiviteten
Ditt team får med en virtuell växel också bättre förutsättningar för internt samarbete och du kommer se högre produktivitet. Med hjälp av en rad funktioner som chatt, videokonferens och integrationer med andra system blir arbetsdagarna både enklare och effektivare.
Rätt val av virtuell växel gör det lätt att hantera er interna kommunikation. Anpassa din tillgänglighet, få enkel tillgång till kollegors kontaktuppgifter och chatta med medarbetare.
7. Du erbjuder bättre kundservice
Du får nöjdare kunder! Hur då? Jo, med smarta hänvisningar och interaktivt talsvar (IVR) får dina kunder snabbare och bättre hjälp, samt hamnar direkt hos rätt person. Och om det inte finns någon på plats som kan ta emot samtalet just då, är det med en bra växel enkelt att ställa in och aktivera rätt talsvarsmeddelande som meddelar vad som gäller.
8. Distansarbete underlättas
Eftersom att en molnväxel är mobil kan du och dina medarbetare svara i telefonen och koppla samtal vidare, vare sig ni är på resande fot, jobbar hemifrån eller står i lunchkön. En virtuell telefonväxel gör det alltså smidigt för distansjobb hemifrån, eller på språng. En molnväxel dig frihet, i och med att alla växelfunktioner finns i din mobil. Du kan ändra era öppettider, justera din tillgänglighet och vidarekoppla samtal. Det förenklar din arbetsdag var du än befinner dig – vare sig det är från hemmakontoret eller på tåget.
Sammanfattning
En molnväxel är något företag av alla storlekar behöver idag. Du kan arbeta mer flexibelt och effektivt, förbättrar kundupplevelsen och kan använda massor av smarta funktioner för att stärka verksamheten. Du får också full kontroll över din telefoni. Du bestämmer vilket nummer som ska visas när du ringer någon och vilket eller vilka nummer du kan nås på. Och om du är borta på jobb kan du i förväg ställa in vilka samtal du vill ta och vilka samtal som ska vidarekopplas till en kollega. Möjligheterna är i princip oändliga.
