Är det dags att uppdatera företagets växel- och telefonitjänster? Då finns det saker att ha koll på – så du inte hamnar i någon av de vanligaste fallgroparna. Här är fyra klassiska misstag att se upp för.
1. Ställer inte rätt krav på leverantören
Ett misstag många gör när det är dags att köpa telefoni- och växeltjänster är att inte vara en tillräckligt vass kravställare i starten. I värsta fall kanske du signerar ett avtal i tron om att du köper något som leverantören sedan inte kan leva upp till. För att kunna se de riktiga fördelarna med den tjänst du överväger att köpa behöver du få en inblick i hur det fungerar i verkligheten. Be om en testmiljö där det ingår direktkontakt till personer som arbetar i systemet dagligen.
Ett bra exempel är att sätta upp en gemensam testgrupp där både leverantör och du som kund är representerade. På det sättet ställer du krav på leverantören i ett tidigt skede och du får "best practice" för just din verksamhet. Tänk på att leverantören är experten och att det inte finns några dumma frågor.
Läs mer: Telefonväxel för litet företag: Så väljer du rätt leverantör
2. Fel personer i beslutsprocessen
Att vara noggrann och involvera rätt personer redan från början är en kritisk faktor vid inköp av nya lösningar. Ett vanligt misstag är att bara tillsätta en isolerad projektgrupp för arbetet, eller att ledningen, styrgruppen eller it-avdelningen hanterar hela processen på egen hand. Men det är ju inte uteslutande dessa personer som ska arbeta med lösningen i slutändan.
Se istället till att i ett tidigt skede involvera användarna från olika delar av er verksamhet – annars finns det stor risk att många av dem kommer att sakna väsentliga funktioner när allting aktiveras.
3. För stort fokus på kostnader
Ett vanligt misstag vid alla former av upphandlingar är att beslutsfattarna tenderar att lägga för stor vikt vid kostnaderna – och glömmer bort att tänka på helheten. Det är inte bara trafikpriser eller licenskostnader som bör avgöra vilken lösning du väljer, utan hur allting ska fungera i längden, allt eftersom ert företag utvecklas. Det kanske inte spelar så stor roll om surfen är några kronor billigare om alla användare behöver lägga massor av tid på ett krångligt system.
Ta vara på er leverantör – de ska kunna hjälpa till och berätta hur telefoni och växel ska anpassas med tiden och växa tillsammans med ditt företag. När du får ett långsiktigt och övergripande perspektiv kommer inte prislappen på offerten vara lika avgörande.
Läs mer: Din gamla växel kostar mer än du tror
4. Förväntningar på att allt ska flyta perfekt
När du får en fin projektplan och en snyggt förpackad produkt presenterad för dig är det vanligt att även förvänta sig en felfri resa – men det kommer alltid att finnas fallgropar längs vägen. Att ha ett långsiktigt perspektiv vid upphandlingen är därmed inte bara viktigt för att företaget ska kunna växa, utan för att du ska vara säker på att leverantören kan följa er hela vägen.
Ställ krav på uppföljning redan från början – vill du exempelvis kunna byta kösystem och göra justeringar i växeln på egen hand i framtiden? Då ska leverantören visa möjligheter för detta redan nu. Välj en samarbetspartner som kan tåla lite kritik och göra det avancerade enkelt. Då kommer resan inte att bli lika skumpig.
Läs mer: Toxic växte med 700 % och Telavox stöttade under hela resan
Sammanfattning: Proaktivt arbete är nyckeln till goda resultat
Telefoni och växel är en viktig kärna i många företag och kan lätt resultera i stora kostnader, missnöje och utanförskap om ni inte ser upp. Involvera flera medarbetare redan från början och välj en samarbetspartner som kan skräddarsy lösningen efter ert företag – både idag och i framtiden. Nyckelordet är proaktivitet.
Lägg lite extra tid på att göra en ordentlig behovsanalys och en tydlig kravställning innan du bestämmer dig, och se till att jobba tajt ihop med leverantören. Gott samarbete = glada kunder!
