Allt fler företag väljer att gå över till IP-telefoni. Men vad är IP-telefoni egentligen och hur kombinerar man det med växeltjänster på bästa sätt? Här reder vi ut alla eventuella frågetecken och listar sätt som IP-telefoni förbättrar din verksamhet.
Vad är IP-telefoni?
Du har kanske hört om VoIP och SIP, men de två termerna skiljer sig åt. IP-telefoni använder sig av datapaket för att överföra mejl, fax och röstmeddelanden samt andra former av kommunikation till en mottagare. Förr skickades fax och telefonsamtal via kretsanslutningar genom ett allmänt telefonnät.
VoIP (Voice over IP) är en bred term. Det kallas även för IP-telefoni, bredbandstelefoni och internettelefoni. Oavsett, så hänvisar termerna till teknologin som gör det möjligt att ha ett röstsamtal över nätet. VoIP är inte en del av det publika telefonnätet. När du ringer via VoIP skickas informationen istället som data.
SIP (Session Initiation Protocol) är ett kommunikationsprotokoll som används för de flesta typer av VoIP-distribution. SIP är bara ett av många protokoll som kan användas för att implementera VoIP, precis som HTTP ligger till grund för webbsidor. SIP förstärker alltså VoIP så att du kan kommunicera via multimedia, vare sig det är videokonferens, text eller filer.
Fördelarna med IP-telefoni
Telekom är ständigt i förändring. I och med att många företag fasade ut sina fasta nät 2020, finns det ingen bättre tid än nu att byta till IP-telefoni. Det är billigt, flexibelt och ljudet är perfekt – att ringa via internet har aldrig varit lättare än idag.
1. Lägre kostnader
När du ringer över en traditionell telefonlinje på det analoga telenätet PSTN är det telefonföretaget som tar betalt per minut. För företag kan det bli kostsamt i och med att det görs hundratals, för att inte säga tusental, samtal per dag. Mobiltelefoner med månadsabonnemang har ett begränsat antal minuter, såvida användaren inte har ett obegränsat abonnemang. Om en person överskrider sina minuter blir de debitera extra följande månad. Med IP-telefoni, särskilt VoIP, är det endast internetleverantörens debitering som görs månadsvis. Genom att ta steget från det fasta nätet kan företag med lätthet göra stora besparingar.
2. Skalbarhet
Företag som abonnerar på en fast tjänst behöver betala för varje telefonlinje och utgående samtal. Det innebär att de oftast är bundna till antalet telefonlinjer de har råd med.
IP-telefoni har inga sådana begränsningar. Om ett företag behöver lägga till en extra telefonlinje, kan de bara addera en IP-telefon till sin router. På så sätt slipper företaget oroa sig för vad en extra telefonlinje kostar.
IP är trådlöst och alla hänvisningar sker i molnet. Detta innebär att din verksamhet inte behöver ett särskilt samtalscenter för att hantera samtal. Dessutom är IP väldigt portabelt – samtal kan tas av en medarbetare som befinner sig på andra sidan landet eller jordklotet.
3. Tillgång jorden runt
I och med att IP är trådlöst och portabelt ser allt fler arbetsgivare fördelarna med att anställa medarbetare som kan arbeta på distans. Detta ses ofta som en win-win-situation för båda sidor.
För medarbetare finns det många fördelar med att jobba hemifrån. De slipper stå fast i köer på väg till jobbet, sparar pengar på drivmedel och sliter mindre på sitt fordon.
Att låta medarbetare arbeta hemifrån gör det möjligt för företag att spara på omkostnader, ha mindre kontorsyta och gör faktiskt medarbetare mer produktiva. Verksamheter kan till och med spara på kostnaden av kontorsmaterial, och de slipper oroa sig för att dåligt väder hindrar medarbetare från att ta sig till jobbet.
4. Effektiv användning av bandbredd
En svensk studie kom fram till att 35–50 procent av ett genomsnittligt telefonsamtal består av tystnad. Om en genomsnittlig konversation med en kund varar i en halvtimme, så består 11–15 minuter av tystnad. Tänk dig hur mycket den tystnaden kostar med alla telefoner i din verksamhet.
Den svenska studien tog även upp en metod för att minska bandbredden med 35 procent. Voice Activation Detection (VAD) överför inte datapaket om ingen talar. Istället sänds ett artificiellt ljud på en låg men hörbar volym som fyller ut tystnaden. Detta minskar risken för att samtalet ska avslutas.
5. Mångsidiga funktioner
Det finns många funktioner som gör det roligt, effektivt och produktivt att använda sig av IP-telefoni. Om du får ett röstmeddelande så kan det skickas till tre andra personer med ett enda klick.
Det finns även en funktion där personen automatiskt blir uppringd utefter en lista med specifika nummer tills personen svarar, annars går samtalet till röstbrevlådan. Det första samtalet kan gå kontorstelefonen, medan nästa går till mobilen.
6. Enkelt att integrera
IP-telefoni är väldigt enkelt att integrera i din verksamhets infrastruktur. Med IP-telefoni kan fax skickas via mejl, och kreditkortsdata kan gå via nätverket mycket snabbare. I och med att allting går fortare kommer produktiviteten att öka. Detta möjliggör för bättre kundservice då informationen kan tas upp, skickas och tas emot mycket effektivare.
7. Bättre rörlighet
Om en medarbetare behöver flytta eller om ett kontor arbetar aktivitetsbaserat, är IP-telefoni det rätta valet. Det gör det möjligt för medarbetare att arbeta var som helst. Med fasta förlängningar behöver de bli omkopplade till den nya platsen, men med IP-telefoni behöver de bara ta med sig sin telefon till det nya skrivbordet.
8. Bättre videosamtal
Videosamtal ingår i priset för IP-telefonin, vilket skiljer sig från fasta nät, där videosamtal oftast är en tilläggstjänst som kostar extra. IP-telefoner har även bättre bild än traditionella videosamtal.
Teknologin förbättras i en rasande fart. Verksamheter och konsumenter har hållit jämna steg – förutom när det gäller företagens telefonnät. Vi kommer att se mer av IP-tekniken och mindre av fasta telefonnät. Vissa företag kan bli kvarlämnade om de inte har gjort bytet till IP-telefoni innan dess.
IP-telefoni och en telefonväxel i molnet
För att få ut maximalt av företagets IP-telefoni behövs även ett växelsystem, för att se till att alla samtal hamnar hos rätt person, att inga samtal missas och att varje kund får ett optimalt bemötande. En växel behövs även för att kollegor snabbt ska få tag på varandra. Rätt molnväxel och bra IP-telefoni skapar de perfekta förutsättningarna för ditt företags kommunikation; både externt, med era kunder, och internt, kollegor emellan.
Vill du ha hjälp att hitta rätt abonnemang för IP-telefoni? Look no further!
Smarta integrationer med Microsoft Teams, Google, CRM och kundtjänst
Genom att integrera företagets telefoni och växeltjänst med övriga system – CRM, kundtjänst och andra plattformar – kan både tid och pengar sparas. Arbetet flyter på mer effektivt, man slipper logga in och ut ur olika system och det blir lättare att ge kunder bästa möjliga service. Telavox har integrationer med de flesta vanliga affärssystemen. Det innebär att du kan integrera marknadens kraftfullaste växeltjänster med Microsoft Teams, Google, samt olika system för kontaktcenter, CRM och kundtjänst.
Vill du uppleva fördelarna med IP-telefoni på riktigt? Boka en demo av Telavox kommunikationsplattform och känn skillnaden!
