Nästan alla medarbetare har en företagsmobil idag. Men det behöver inte alltid vara det bästa telefonalternativet! Tvärtom kan en softphone vara till större nytta för många på företaget. Här beskriver vi den största skillnaden mellan att ha telefonen i fickan eller bara i datorn.
En företagsmobil är inte en självklarhet
Att ha en företagsmobil behöver inte vara en nödvändighet för alla medarbetare på ett företag. Sitter man till exempel i IT-supporten, i kundservice eller på ekonomiavdelningen, kan det tvärtom vara så att man bara behöver kunna ta emot, koppla och ringa samtal från sin dator. Det är här en softphone kommer in i bilden som det bästa alternativet!
En företagsmobil är en självklarhet för den som ofta är på språng, jobbar från olika platser eller är på resa. En softphone, å andra sidan, är ett utmärkt verktyg för en medarbetare som ofta är stationerad vid ett skrivbord hela dagarna.
Oavsett om man är baserad i Stockholm, arbetar hemifrån soffan eller sitter på ett kontorshotell i London så är en softphone precis lika effektiv som en mobil – om inte ännu smartare.
En softphone är ett program som gör att du kan använda datorn på precis samma sätt som en vanlig telefon; du kan ringa ut, svara i telefon och koppla samtal. Fördelen med en softphone är alltså att en medarbetare kan hantera alla vanliga växel- och samtalsfunktioner direkt via datorn – och slipper sköta en mobiltelefon parallellt. Läs mer om softphone här!
Enhetlighet mellan verktygen är viktigt
Om företaget har en telefonilösning där det finns en app till både datorn och företagsmobilen är det oerhört viktigt att telefonen fungerar på samma sätt i båda enheterna. Gränssnittet ska vara likadant, funktionerna ska inte skilja sig åt och det ska vara en enhetlighet mellan verktygen som gör att det är lätt att växla mellan dem. Användarupplevelsen är central!
För det finns fortfarande medarbetare som behöver båda delarna – faktum är att en kombination är den vanligaste lösningen hos de flesta företag. Nio av tio användare behöver kunna arbeta både från datorn, och finnas tillgängliga via telefon även när de inte sitter vid skrivbordet.
Softphonen perfekt för fasta funktioner i verksamheten
Precis som mobilen är liten och smidig för den som ofta är på resande fot är softphonen stor och överblickbar för den som har behov av det. Framför allt för avdelningar som support och kundtjänst, samt stabsfunktioner som till exempel ekonomi och HR innebär softphonen stora fördelar, eftersom man får bättre koll både på samtalen och de interna kollegorna. Samtidigt är det lätt att integrera softphonen med till exempel ett CRM-verktyg, vilket gör att man snabbt kan få information om den som ringer. Som växelfunktion är därför softphonen helt oslagbar.
Tillgänglighet är den största skillnaden
Den kanske största skillnaden mellan mobilen och softphonen handlar om tillgänglighet. Genom att använda en softphone via datorn är du tillgänglig endast när datorn – och programmet ifråga – faktiskt är igång. Med en mobil är du nåbar varsomhelst och närsomhelst, och behöver inte ens tänka på huruvida du har mottagning eller inte.
För många nyblivna softphoneanvändare är detta det kanske största misstaget – man låter datorn gå ner i vila emellanåt, eller råkar slå igen locket på laptopen under ett möte. Då har du inte haft någon mottagning, och ingen har kunnat ringa dig! När man använder softphonen är det viktigt att påminna sig om att datorn faktiskt är din telefon. Fördelen med detta är samtidigt att när du stänger ner datorn för dagen så finns ingen risk att någon ringer dig efter arbetstid.
Som mobilanvändare behöver du tvärtom styra dina hänvisningar manuellt när du är tillgänglig eller inte, när du gått för dagen, är på lunch eller i möte. Har du däremot en smart telefoni- och växellösning och en uppdaterad kalender går detta ofta mer eller mindre automatiskt när det går att koppla dem båda samman.
Kostnaden kan vara avgörande
Det finns en ekonomisk fördel i att se över vilka medarbetare som faktiskt behöver en företagsmobil, och vilka som skulle klara sig med bara en softphone i datorn. En softphoneanvändare kostar nämligen ungefär hälften så mycket som en mobilanvändare – så finns det avdelningar eller team som jobbar uteslutande vid datorn kan det vara värdefullt att se över deras telefonilösning. Ni kanske upptäcker att det går att spara stora kostnader på att skala ner mobilerna i företaget!
Vill du veta mer om hur ni kan effektivisera telefonin i företaget och hjälpa kollegorna att använda sina mobiler på rätt sätt? Ladda ner vår guide “Så hanterar ni mobilerna i företaget och undviker dyra abonnemang”!
