Har en medarbetare sagt upp sig, gått på föräldraledighet eller blivit långtidssjukskriven? Då väntar oftast en väldigt bökig process med att få loss företagsabonnemanget för mobilen. I det här inlägget går vi igenom några vanliga scenarion och ger tips kring hur du hanterar utmaningarna.
Rutiner vid offboarding
När en medarbetare slutar är det viktigt att företaget har etablerade rutiner som säkerställer att allting går rätt till. Men oftast slarvas det med offboardingen – och medarbetaren försvinner snabbare från företaget än planerat, och lämnar många lösa trådar efter sig. Inte minst i fråga om avtal och abonnemang.
Medarbetaren kan till och med få med sig företagsmobilen hem, och då är det svårt att ens ha koll på vad hen hade för typ av abonnemang. Det är därför oerhört viktigt att företag har en tydlig process för offboarding, och rutiner som är enkla att följa, både för chefen, medarbetaren och för IT-ansvarig.
Tips: Det är ett bra tillfälle att se över företagets IT-säkerhet i samband med att någon slutar. Såhär kan du uppdatera företagets säkerhet på 10 minuter.
Dyra slutfakturor vid långa bindningstider
Det är inte ovanligt att du antingen behöver fortsätta betala en extra månad eller kvartal på ett företagsabonnemang för någons mobil – bara för att du missat säga upp avtalet i tid. Worst case scenario är att abonnemanget precis har förlängts eller bytts ut, och att man då är fast i upp mot ett eller två år till! Slutfakturan på den bindningstid som är kvar blir då sällan en rolig syn.
Långa, fasta avtal är sällan en fördel för något företag – men kanske framför allt riskfyllt för de som har stor personalomsättning eller behöver skala upp och ner verksamheten med korta mellanrum.
Själva mobiltelefonen då? Den hamnar oftast i en byrålåda någonstans och det ligger i regel alldeles för många oanvända begagnade telefoner i företagens byrålådor. Det är inte hållbart varken ur en ekonomisk eller miljömässig aspekt.
Mobila företagsabonnemang vid ledighet eller sjukskrivning
Om en medarbetare exempelvis går på föräldraledighet eller blir långtidssjukskriven innebär även det utmaningar för företaget. Risken finns att man i ett år, eller mer, kan behöva betala för ett abonnemang som helt enkelt inte utnyttjas av någon. Vissa operatörer tillåter att avtalet pausas under tiden medarbetaren är frånvarande, vilket är en fördel för att kunna spara in på kostnaden i sig.
Däremot kvarstår då utmaningen med att de samtal som normalt sett brukar komma in via medarbetaren ifråga bara tar tvärstopp. Eftersom många använder företagsmobilen även privat kan den av förklarliga skäl heller inte bara lämnas över till en vikarie under ledigheten.
Lösningen stavas licenser!
Att behöva betala stora kostnader för att man är fast i långa abonnemang efter att en medarbetare slutat är aldrig önskvärt. Men det finns flera sätt att undvika detta på – framför allt om ni väljer att investera i en modern telefoni- och växellösning.
Telavox har utvecklat en lösning där vi erbjuder företagslicenser istället för att koppla företagsabonnemang för mobilen direkt till en specifik individ. Licenserna kan du flytta fritt mellan vilka medarbetare som helst, och varje anställd kan hantera sin egen mobil utifrån förutsättningar och behov. Vid föräldraledighet kan du till exempel enkelt styra om de inkommande samtalen direkt till växeln. Personen som är ledig kan då spela in ett personligt röstmeddelande på sitt mobilnummer som meddelar att hen är ledig. Läs mer om fördelarna med IVR (Interactive Voice Response).
Du kan administrera dina telefonlicenser själv och starta och avsluta licenser precis som du vill. Licenserna har inga fasta bindningstider, utan du betalar bara för det ni faktiskt nyttjar varje månad. Har ni högsäsong i mars och april, och behöver plocka in några extra medarbetare till kundservice, kan ni enkelt skala upp till 50 användare bara under denna tid, fastän ni i vanliga fall endast är 45. Med ett knapptryck kan ni ta bort en licens så fort en kollega slutar eller försvinner – och lika enkelt starta upp den på personens vikarie eller efterträdare två veckor senare.
