I takt med at flere og flere arbejder eksternt, stiger behovet for at effektivisere samarbejdet mellem teams, og mange virksomheder vender sig mod UCaaS som et værktøj til at effektivisere driften og øge produktiviteten. UCaaS (Unified Communications as a Service) har en række funktioner og fordele, der kan takle kommunikationsbarrierer og tillade medarbejderne at arbejde, og samarbejde, mere effektivt – uanset sted eller enhed.
UCaaS er en stor fordel for især produktionsvirksomheder, fordi det tillader samarbejde i realtid, fx mellem teams i produktionen og kollegaer i marken. På den måde bliver det både nemmere at håndtere produktionen og møde kundernes behov.
I dette blogindlæg gransker vi de fem største fordele ved UCaaS for produktionsvirksomheder og demonstrerer, hvordan sådan en løsning kan forbedre samarbejde, skalerbarhed, mobilitet, kundeservice og reducere omkostninger.
Hvad er UCaaS?
Unified Communications as a Service (UCaaS) er en cloud-baseret kommunikationsløsning, der samler forskellige kanaler - herunder telefoni, video, chat og møder - på en enkelt platform. Det gør det muligt for medarbejdere at kommunikere og samarbejde problemfrit fra enhver geografisk lokation, på enhver enhed.
De fem største fordele ved UCaaS for produktionsvirksomheder
1. Forbedret samarbejde og kommunikation
Produktionsvirksomheder har typisk brug for kontinuerlig kommunikation og samarbejde mellem forskellige teams og afdelinger for at sikre, at processer fungerer smidigt, og produkterne kan leveres til tiden. UCaaS gør det muligt for medarbejderne at kommunikere problemfrit med hinanden, uanset sted eller enhed, gennem forskellige kanaler som telefoni, video, chat og møder.
En fabrikschef kan for eksempel afholde videokonference med eksterne teams eller teknikere for at løse tekniske problemer eller vende produktionsstrategier. På samme måde kan et salgsteam arbejde sammen med produktionsafdelingen for at sikre, at de kan levere ordrerne. UCaaS kan også integreres med andre samarbejdsværktøjer, fx projektstyrings-apps, for yderligere at effektivisere arbejdsprocesser og øge produktiviteten.
2. Skalerbarhed og fleksibilitet
Produktionsvirksomheder oplever ofte ændringer i efterspørgslen, hvilket kan påvirke deres personale- og kommunikationsbehov. UCaaS-løsninger giver skalerbarhed og fleksibilitet, så en virksomhed nemt kan tilføje eller fjerne brugere og funktioner efter behov uden at bekymre sig om dyre investeringer i hardware eller anden infrastruktur, som risikerer at blive overflødig.
Hvis en produktionsvirksomhed for eksempel har brug for hurtigt at øge produktionen, er det nemt at tilføje flere brugere efter behov i en UCaaS-løsning. Modsat, hvis en virksomhed oplever nedgang og har behov for at reducere arbejdsstyrken, kan løsningen også nemt nedskaleres.
3. Større mobilitet
Med den stigende mobilitet i arbejdsstyrken har mange produktionsvirksomheder medarbejdere, der arbejder eksternt eller rejser meget. UCaaS understøtter dette rigtig godt, idet medarbejdere kan kommunikere og samarbejde med hinanden, uanset hvor de befinder sig, og hvilken enhed de har med sig.
For eksempel kan en sælger tilgå virksomhedens UCaaS-løsning fra sin mobil og kommunikere med kollegaer og kunder via telefoni, video, chat eller møder. En chef kan på sin forretningsrejse deltage i et videomøde på sin bærbare computer for at diskutere produktion eller forsyningskæde.
UCaaS tilbyder desuden funktioner som transskribering af telefonsvarer og viderestilling af opkald, hvilket igen forbedrer både mobilitet og produktivitet.
4. Bedre kundeservice
Kundeservice er ofte afgørende i produktionsvirksomheder, ikke mindst hvis de har komplekse produkter eller services, som løbende kræver support. UCaaS-løsninger tilbyder et væld af funktioner, som kan forbedre kundeservice, fx smart-routing, Advanced Nodes og avanceret statistik.
For eksempel kan en produktionsvirksomhed bruge smart-routing til at dirigere kundeforespørgsler til den rette afdeling eller person, så de kan løses hurtigt og effektivt. UCaaS kan også vise statistik om spidsbelastning, ventetid mm., hvilket gør det muligt for virksomheden at identificere områder, der kan forbedres og på den måde optimere sin kundeservice.
5. Lavere omkostninger
Sidst, men ikke mindst, så kan UCaaS-løsninger være vejen til betydelige reduktioner af produktionsvirksomheders udgifter. Det skyldes, at de eliminerer behovet for dyrt hardware, vedligeholdelse og serviceaftaler samt løbende opgraderinger. UCaaS-løsninger tilbydes oftest som brugerlicenser, hvilket betyder, at virksomheder kun betaler for det, de bruger, uden at skulle bekymre sig om ekstra udgifter eller dyre investeringer.
Dette er særligt relevant for produktionsvirksomheder med varierende antal medarbejdere på grund af vækst, udskiftning af personale eller sæsonprægethed.
Desuden kan UCaaS-løsninger bidrage til at reducere rejseomkostninger, fordi medarbejdere kan kommunikere og samarbejde på distancen i stedet for at skulle rejse for at mødes. De kan også bidrage til at forbedre effektiviteten og undgå driftsstop, fordi medarbejderne er i stand til at løse problemer og samarbejde hurtigere og bedre.
Konklusion
UCaaS-løsninger giver produktionsvirksomheder en række fordele, såsom bedre samarbejde og intern kommunikation, skalerbarhed og fleksibilitet, større mobilitet, forbedret kundeservice og lavere omkostninger.
Med stigende fjern- og hybridarbejde og brug af mobiltelefonen er UCaaS blevet en nødvendighed for virksomheder, der vil være fleksible og effektive, samtidig med at de er attraktive for både kunder og medarbejdere.
